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e-文書基盤構築コンサルティング/電子帳簿保存法のスキャナ保存要件対応

申込書や契約書等の国税関係書類の電子化による証憑管理の業務効率化を実現。
紙原本の廃棄を可能とするソリューションです。
“電子帳簿保存法スキャナ保存制度”要件対応

申込書や契約書等の国税関係書類は、紙で保管する必要がありますが、この保管コストや管理負荷、紛失リスクを軽減するソリューションです。1998年の電⼦帳簿保存法や2005年のe-⽂書法によるスキャナー保存の要件緩和に対応し、電⼦帳簿保存法スキャナ保存制度のシステム要件に対応した電子化・ファイリングを行うことで紙の廃棄が可能になります。

“電⼦帳簿保存法スキャナ保存制度”の要件に対応したデータ保管

電子化後、書類の廃棄が可能

国税関係書類を電子化し廃棄するためには、“電⼦帳簿保存法スキャナ保存制度”の要件を満たす必要があります。
伝票や証憑類、契約書等のさまざまな紙文書を効率的に電子化利用できる「業務特化型ドキュメントファイリングシステム:Report Shelter」の「e文書オプション」には、電子帳簿保存法スキャナ保存制度に対応するために必要な機能が搭載されています。キヤノンのドキュメントスキャナーを活⽤する場合、ワンタッチで確実に要件を満たしたスキャンが可能で、画像情報とINDEX情報を確認しタイムスタンプを付与します。また、複数のデータの⼀括検証やデータ変更時の履歴も管理でき、タイムスタンプの検証や改ざん検知を行います。これにより、保管コストの削減だけでなく業務効率の向上やコンプライアンスの強化を実現します。

スキャンする、登録、検索、保管・保存という流れとなっています。 キヤノン製スキャナーを使用することでスキャン要件(フルカラー200dpi以上、256階調)で確実にスキャンすることができます。また、他社製スキャナーや複合機などからの画像ファイル取り込みも可能です。次に登録です。画像情報(解像度、階調、カラーなど)と、Index情報を確認することでタイムスタンプを付与します。次に検索。内容がブランクの項目を検索できます。2つ以上の検索項目の組み合わせが可能です。日付/金額の範囲指定も可能です。更新・削除の履歴を表示可能です。複数のデータを選択し、一括検証が可能です。最後に保管・保存です。保管期限を過ぎたイメージデータとインデックス(CSV)を外部メディアなどへ保存するための出力が可能です。

電子帳簿保存法スキャナ保存制度の要件

“電子帳簿保存法スキャナ保存制度”の要件では、真実性と可視性の確保として、タイムスタンプの付与とともに、スキャニングの解像度や諧調、画像情報の保存、検索やバージョン管理も含め、求められる要件を全て満たす必要があります。

政府は、2005年のe-⽂書法施行に伴う改正電子帳簿保存法より、領収書や契約書などの国税関連書類の電⼦化を推進してきましたが、電⼦化保存の要件が厳しく、海外に比べて電⼦化が遅れていました。
経団連の試算では、国内企業の税務関連書類の保管コストは年間3千億円にのぼります。 しかし、2015年に施行された要件緩和により、スキャナ保存の金額制限(3万円未満)が撤廃され、電⼦署名も不要になりました。2016年には、スマートフォン等による入力も可能になるなど要件緩和が進んでいます。

複数システムからの利用や既存資産の有効活用が可能

e-文書化するための機能を基盤化することにより、様々なシステムとの連携が可能

「e-文書基盤ソリューション」により、e-文書化要件を満たすための機能(タイムスタンプ付与や検証等)を提供することが可能です。基盤化することで、さまざまなシステムとの連携が可能となり、文書管理システム毎にe-文書化するための機能を実装することが不要となります。

電子帳簿保存法導入支援コンサルティングにより、申請作業の負担を軽減

税理士と連携し、専門部隊が電子帳簿保存法の要件対応や申請をサポート

“電子帳簿保存法スキャナ保存制度”要件を適用するためには、税務署への申請・承認が必要となります。キヤノンマーケティングジャパンの専任チームが税理士と連携し、“電子帳簿保存法スキャナ保存制度”要件に対応するための要件整理や申請書提出の支援等、システム導入に向けたコンサルティングをご提供します。

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