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本社・海外拠点との統合文書管理・共有システム

エンタープライズ環境に適した高度なレコード管理を可能にしながら、文書やコンテンツなど企業内にある様々な情報を収集し、ポリシーに応じて分類しながらあらゆる環境から柔軟にアクセス、情報の活用を支援する強力な情報ライフサイクル管理を可能にします。

グループ全体のガバナンス、リスク管理態勢の強化を実現

本社と海外グループ会社の経営層・社員間の情報ギャップを縮小

本社と海外グループ会社との間のコミュニケーションといえば、一般的に電話とEメールを中心に行われる個人体個人の間で情報交換が行われています。また、グループ会社から本社への報告等は日本から赴任している社員に限定されていたりすることで、海外グループ会社の社員や現地スタッフとの軋轢を招くだけでなく、情報伝達のスピードや正確性に問題が発生することがあります。また、膨大な情報の中から特定のデータを探し出すことが困難なため、世界各国から高い頻度で問い合わせが続出しています。本ソリューションは、本社と海外グループ会社の経営層・社員間の情報ギャップを縮小し、海外事業の効率性、迅速性、透明性を向上させるため、長年、キヤノンMJグループが販売してきたオープンテキスト社の統合情報管理基盤「Open Text™ Content Suite」をベースにグローバル情報共有基盤・GIS(Global Information System)を構築するソリューションです。プロセス管理・ファイル共有・ニュース発信やフォードなどの機能の構築をパッケージにて、迅速にシステム化します。

【解決案】国際業務部門海外企画部など①公開申請②上長承認審査・更改を経て、ファイル共有・バージョン管理・監査ログを経て弊社データセンター(OpenText™ Content Suite)に共有されます。現地法人や出張者、出向者、M&A、投資銀行などとのやり取りは暗号化されます。【効果】1.資料の共有化と配布確認管理の実現2.誰が見ているかの監査、最新版への参照を実現3.情報漏えいリスクの軽減4.検索により迅速な情報取得を実現

海外情報共有に最適なオール・インワンパッケージ

プロセス管理、ファイル共有・ニュース発信を主とし、アクセス権限、監査ログ、ワークフロー、バージョン管理、検索、マルチ言語対応、印刷制御、ダウンロード制御をご提供します。

【1】コンテンツ管理:Windowsとの融合、多言語対応、バージョン管理(マイナー/メジャー/フォルダ単位)、9段階のセキュリティ・監査、メール通知、Directory Service連携【2】検索:分類に応じた絞り込み(ファセット検索)、全文検索と属性検索、KnowHowや評価機能、SQLベースでの検索【3】コラボレーション:組織横断したメンバとの情報共有、タスク、アンケート・ディスカッション、コメント【4】ワークフロー:非定型文書(添付型)と定型文書(フォーム)、ドラッグ&ドロップにてフロー作成・変更、業務プロセスの可視化・進捗確認、承認記録の管理【5】レコードマネジメント:紙文書と電子情報の一元管理、原本貸出管理、保存年限管理、一括棚卸、廃棄履歴

厳密な文書アップロードと監査

ワークフロー:起案・審査・承認・公開・承認後登録

文書共有エリアへの文書の登録は、ワークフローにて承認されたファイルのみ登録が可能。ワークフローから起案し、承認された文書のみが公開フォルダに登録され一般公開されます。

起案画面、承認画面、承認後フォルダごと登録の流れで一般公開されます。

厳密な監査証跡

外部監査および、お客さま内情報部監査非常にご好評頂いている機能として、主な変更履歴をトレースすることが可能です。

監査ログの照会(監査証跡を絞り込む条件を設定)を行うと監査の結果が表示されます。

情報共有と迅速な情報取得

機密情報の漏洩防止

情報は、ファイルサーバのようにフォルダ階層で管理することができ、ファイルへのアクセス制御は、グループ・ユーザー単位で管理することができます。また、閲覧だけではなく、文書のダウンロードおよび印刷を制御し、システム上からのみの情報参照にすることが可能です。

情報は分類検索が可能、アクセス権のあるアイテム一覧を表示、検索バーから全文検索が可能、各アイテムで実行可能な機能を表示します。

多言語対応:多国語に対応

利用者に応じて、表示メニュー・操作リストなどの表示言語(日本語、英語、中国語、オランダ語、フランス語、ドイツ語、イタリア語、、ポルトガル語、スペイン語、ロシア語など)を変更することが可能です。ユーザごとにデフォルト表示言語を設定できるため、都度の言語切替は必要ありません。メタデータユーザが任意に付与した名前や属性値などの表示言語は、登録しておくことで、多言語表示が可能です。

日本語
英語

本システムの導入のご相談・見積依頼・お問い合せ

キヤノンマーケティングジャパン株式会社 金融営業本部

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