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手続き書類の電子化・データエントリー支援システム

証券口座開設、各種変更手続きで発生する書類を電子化し、データ入力を効率化。
ペーパーレス業務を実現する事務集中センター向けの電子化システムです。

証券口座開設申込書や各種変更手続きなどの帳票を各営業店から事務センターに回送し、データ入力業務を行っていた業務を効率化し、ペーパーレス業務を実現するソリューションです。帳票種類の自動分類による業務の仕分け、入力しやすいデータエントリー画面、書類のQRコードの読み取り、後続システムへのデータ連携、業務内容に合わせて数多くの機能を組み合わせることで、事務センターでの電子化・データエントリー作業を効率化します。

  • 大量のデータの一元管理する大手企業向けキャプチャーソフトウエアとして定評のあるOpen Text™ Captivaを使用しています。

帳票の電子化による業務スピードの向上と事務センター作業の効率化

営業店からの書類の回送をなくし、業務スピード向上と書類紛失防止

事務集中センター向けの「手続き書類の電子化・データエントリー支援システム」では、各営業店で作成・受領した帳票類を複合機やドキュメントスキャナーでイメージデータ化。
事務センターへ伝送することで、書類輸送にかかっていた時間を短縮し、書類回送の際の書類の紛失リスクを軽減することができます。

帳票の自動仕分け

伝送された帳票は自動的に帳票を識別・仕分けされ、その帳票に適したデータエントリー画面を自動表示し入力作業を行うことができます。後続の業務システムに帳票種類の情報を連携することで、必要書類の充足確認や業務の仕分けのための判定条件として利用することができます。

帳票識別により、「申込書」を識別し、申込単位の切れ目として画像ファイルを分割します。また、たまった書類を一度にスキャンすることができます。識別した帳票名はイメージ保管システムで検索キーとして利用できます。 帳票を識別し自動仕分け(分割)するので、一度に複数の申込書類をスキャンすることができます。

「手続き書類の電子化・データエントリー支援システム」の帳票識別機能

「QRコード」、「帳票ID」による識別にくわえ、「帳票レイアウト(デザイン)」による自動識別にも対応。既存の帳票レイアウトを変更することなく、帳票識別を行うことができます。帳票内の特徴的な「図形」「罫線」等を帳票識別の条件として設定することができる「アンカー方式」を採用しているので、FAX画像の伸び縮みやスキャン時のズレが発生した場合でも識別を行うことができます。(※運用にあたっては帳票識別精度の計測を行う必要があります)

従来型の帳票識別方式は、事前に識別用の帳票レイアウトをシステムに登録し、スキャン画像とマッチングを行い、帳票識別するタイプです。帳票レイアウトの合致度で帳票識別をするため、FAX画像の伸び縮みや、画像のズレが発生した場合、帳票識別が失敗する可能性が高くなります。 一方、Captivaの帳票識別方式は、帳票識別に「アンカー方式」を採用しています。帳票内の特徴的な「図形」「罫線」等を帳票識別の条件として設定することができます。アンカーの有無で帳票識別をするため、帳票識別の際に、アンカーの場所の周辺に対して、アンカーの有無をサーチします。そして、FAX画像の伸び縮みや、FAX送信時のズレが発生した場合も、アンカーサーチにより、識別を行うことができます。 進化した自動帳票識別

使いやすい入力画面と入力補助機能

書類内容をデータ入力する専用画面では、入力補助機能によって目線の移動を少なくすることで作業者の作業負荷を減らし、直感的、効率的に項目入力作業を実現します。OCR技術を活用したチェックマークの自動検知や、記載の有無を自動検知することにより作業効率が向上します。

入力該当箇所をハイライトするので、入力箇所を見つけやすいです。また、入力項目の下に入力項目の帳票イメージを拡大表示するので、目線を移さず入力を行うことができます。

複数の作業者による同時作業

複数の作業者でデータエントリーを行うことで、大量書類の分散処理が可能です。
また、データエントリー画面はネットワークにつながった遠隔地拠点でも利用することができるので、一時的に事務量が増加した場合の負荷分散や、BCPの観点での事務のバックアップとしても利用することができます。

電子化対象書類の改善コンサルティング

帳票レイアウト変更から帳票印刷システム構築までワンストップで改善提案

ペーパーレス業務の検討においては、システム側では対応できない帳票が存在し、すべての事務帳票がスムーズに電子化できないケースもあります。
このケースにおいては、過去事例のノウハウを活用した帳票内容分析を行い、帳票レイアウトの変更やQRコードの印刷の改善を行います。改善策の検討・実施についてはスキャナの読み取り設定値等の細かな設定から、帳票システム構築までワンストップで提案いたします。

「電子化システム」を成功に導く、オンデマンド帳票印刷システムとの連携

オンデマンド帳票印刷システムから「電子化しやすい帳票」を印刷することで、電子化システムでの作業効率を飛躍的に向上させることができます。

関連情報

Open Text™ Captiva

Captivaは企業活動で発生する書類の効率的な電子化・データ化を実現する、エンタープライズ・キャプチャーソリューションです。
複合機、スキャナ、FAXサーバ、外部システムと連携し、書類の電子化を行い、帳票識別、OCR、データエントリー、外部システムへのイメージファイル、データ連携といった、電子化システムに必要な機能を備えたオールインワンパッケージです。

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キヤノンマーケティングジャパン株式会社 金融営業本部

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