導入事例|社団法人日本自動車連盟四国本部

急なニーズにも迅速に対応。営業活動に支障をきたさない。 社団法人 日本自動車連盟 四国本部(自動車総合サービス業) 出張による自動車修理を中心に、快適なクルマ社会の発展に貢献する。

「社員の営業活動に支障がないように早く届けたい…。」

頼まれたその日に名刺のプリントを完了


印刷した名刺と同じものがプリントできたので驚きました。」と山本さん。

JAFという愛称で親しまれ、自動車の出張修理などでおなじみの日本自動車連盟。その四国を統括する本部が香川県高松市にある。「四国4県で勤務する社員の名刺はすべてここで作成しています。」と話すのは、香川支部事務所長の山本平吉さん。
JAFの営業の主な仕事は、自動車ディーラーをまわってJAFへの入会促進を積極的に呼びかけてもらうこと。地道な営業活動が求められるだけに、名刺はいつも挨拶代わりに使っているという。「担当が不在のときはメッセージカードとしても使います。1社で20枚くらい配ることも珍しくありません。」と山本さん。だが使用頻度が高いだけに、うっかり名刺をきらしてしまう社員もいるのではないだろうか。

香川支部で名刺作成を担当している村上公子さんは話す。「印刷所に発注していたころは、どんなに急いでも納品まで3日はかかっていました。」しかも修正が必要な部分はをはじめで印刷所に伝えていたため、印刷されたものに修正ミスや間違いが多かったという。人事異動の多い3月などは名刺の発注と修正に追われることもあった。「社員の営業活動に支障がないように早く届けたい…。」と悩んでいたとき、社内でキヤノンのカードプリンターのデモンストレーションが行われたという。
「デモが始まる前は『本当にできるのか?』と疑っていたけれど、いつもの名刺と同じものがプリントされたときはショックだったね。」と山本さんは笑う。村上さんは「仕上がりにも驚きましたが、何よりびっくりしたのはそのスピードです。すぐに導入を申請しました。」今では社員から依頼が来ると、村上さんがその日のうちにプリントして届けるようになった。もちろん支部からの反応も上々だという。

名刺の大量保管は、資源をムダにする原因

社員によって異なる名刺の使用頻度


本部でプリントされた名刺が、各支部に届けられる。

総務という立場上、村上さんは名刺について気になることがあった。それは部署の異動のときに発生する使えなくなった名刺のことだ。余った名刺は規則によりすべて総務に返却されてくる。印刷所で名刺をつくっていたころは100枚単位で配布していたため、返却される名刺もかなりの枚数にのぼった。調べてみるとわずか数枚しか使っていないケースもあったという。
「JAFでは名刺の使用頻度が社員によってすいぶん異なります。年間で数枚しか配らない人も珍しくありません。でも、これらはすべて廃棄するわけですから資源のムダ遣いですよね。」と村上さんは語る。
「今では必要な分だけつくって渡せばいいので、廃棄する名刺の量がグッと減りました。」とカードプリンターの導入効果に自信を深めたようだ。
自分のデスクにある使い慣れたパソコンで、仕事をしながら同時に名刺のプリント作業も進行できる。「これでどんな発注がきても手軽にこなせます。」と村上さんは笑って胸をはった。

対応力に効果!名刺の供給プロセスを大幅に縮小。 以前は印刷所が下請けに発注していたため納品まで最低3日かかっていた。今では依頼から作成までを半日で完了。社員も名刺が届く時間が予想できるので安心しているという。

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