[Vol.6] メールの文字から伝わるその人の心得

（Illustration：yoshifumi takeda）

イマドキ マナー作法

押さえておくべき6つのポイント

1. 件名
メールを開封せずとも内容が分かるように具体的に。 2. 宛名
相手の会社名、部署、役職、名前を正式に。2度目以降は名前だけでも構わない。 3. あいさつ
社外なら「お世話になっております。」が代表例。相手との関係性に応じて変えていく。 4. 名乗り
「〇〇の△△です」と会社名と名前を入れる。 5. 本文
読みやすい体裁で用件を簡潔に。 6. 署名
名刺と同等の基本情報を入れる。

メールは仕事上の主要なコミュニケーション手段となった。そのため、最近は、いつでもメールチェックが可能になりつつある。携帯電話からも長文メールが送れるため、"出先からの返信"も当たり前に。"即レス"が求められ、返信に時間を置いてしまうと、「仕事のスキルが低い」と判断されることも。イマドキのビジネスメールには、スピード感が求められていることを心得ておきたい。

もっとも、"即レス"を心掛けるのはいいが、社外での送受信に配慮を怠ると、マイナスの印象も与えかねない。例えば、新幹線などでノートパソコンやスマートフォンの画面を長時間人の目にさらすのは、情報漏えいにつながる危険もある。ゆっくりメールを書く場所や時間がない場合には、「出先のため、詳細は後ほどお送りします」と伝えるのが正解だ。また、商談中にメールチェックをする人がいるが、時と場所を選ぶのは基本マナーである。

ビジネスメールを書く際は、6つのポイントを押さえておこう（押さえておくべき6つのポイント参照）。「名乗り」や「署名」は、以前は携帯メールでは省略しがちだったが、メール環境が整った今では通信端末に関係なく入れておくと良い。また、「件名」は、相手にいち早く開封してもらえるよう、より具体的に。例えば、「〇〇について」より、「〇〇の企画のご提案」と書いた方が、メールの内容が推察しやすいはずだ。

最近はビジネスメールでも、顔文字や「！」「？」などの記号を使う人が増えている。顔文字や記号は、「柔らかい印象」を与えられる時もあるが、メールを送った相手に「軽んじられている」と思わせてしまう場合も。相手が使っていないのであれば、控えるのが無難だろう。

用件は簡潔にまとめるべきだが、「用件だけでは素っ気ない」と思う人もいる。正解がないのがメールの難しさ。人に不快感を与えないようにするためには、言葉に敏感になることが大切だ。やりとりをする中で、「その人がどんなメールを好むのか」、読解力を高め、各人に合わせた表現を選ぶことが、良い送信者になるコツである。