ファイル格納通知ツールの概要と運用方法



ファイル格納通知ツールの概要と運用方法
更新日 : 2018年2月2日
文書番号 : Q000067929




ファイル格納通知ツールとは、あらかじめ監視設定したフォルダに、ネットワーク上のMFPからSEND機能を使って送信された文書を受信・格納したときに、PCのディスプレイ上に通知するツールです。 
 
メリット

・ファイルが送信されたことを音やバルーン表示*1、アイコン点滅などでお知らせするので、他の業務に専念することができます。

 【バルーン】

Windows7の場合


Windows10の場合




     *1 バルーンは点滅したアイコンの上でマウスカーソルを合わせると表示されます (上記画面はVer1.1 〜)

メモ
・PCが起動していない間に格納されたファイル(エラー時)に関してもリトライして通知されます(Ver1.1〜)
・格納ログを保存することもできるので、あとから履歴を確認することができます。


■ 利用シチュエーション例
【ファクス転送終了通知としての利用】

iRで受信したファクスを共有フォルダに転送すると即座に通知できるので
転送が正常に終了したことが確認できます。
※従来、NetSpotJobMonitorで行っていたファクス受信終了通知ポップアップ
 (転送終了通知の代用)をカバーできる仕様です。(ファクス受信終了は感知できません)


【サーバへの情報格納通知としての利用】

部門共有サーバの共有フォルダを各PCで監視し、今までは紙で配布していた情報を
データのままフォルダに格納すれば、即座に通知され、スピーディに情報を伝達できます。

設定方法:サーバの共有フォルダにネットワークドライブを割り当てる。
ファイル格納通知ツール>設定情報>追加>監視フォルダの追加>参照>マイコンピュータ>該当のネットワークドライブを指定


【格納済み情報の履歴確認としての利用】

格納された情報の履歴が日付、ファイル名で確認できますので、ファイルを探す手間が省けます。



■ 設定例
  1. ネットワーク上の共有フォルダをネットワークドライブとして割り当てを行います。
    ネットワークドライブの割り当てを行う事で、コンピュータードライブから割り当てしたフォルダにアクセス出来る様になります。


  2. すべてのプログラムからファイル格納通知ツールを起動します。
    [設定情報]が表示されます。[追加]をクリックします。




  3. [監視フォルダの追加]が表示されます。[参照]をクリックします。




  4. [フォルダーの参照]が表示されます。[1.]で割り当てをしたネットワークドライブを指定し[OK]をクリックします。


  5. [設定情報]画面に指定した監視フォルダが表示されます。
    監視したいフォルダ名にチェックが入っている事を確認し[設定]をクリックし完了です。




■ 入手方法
Canon.jpの以下のサイトから無償ダウンロードが可能です。
http://cweb.canon.jp/drv-upd/ir/file-storage-notice-tool.html


■ 仕様表
対応OS Microsoft Windows Vista (32bit/ 64bit)
Microsoft Windows 7 (32bit/ 64bit)
Microsoft Windows 8.1 (32bit/ 64bit)
Microsoft Windows 10 (32bit/ 64bit)
必要アプり Microsoft .NET Framework3.5以上
(ファイル格納通知ツールインストール時に自動的にあるかないかを判別し、ない場合はインストールを行います)
ハードディスク 最低100MB以上の空き容量
監視対象ファイル PDF、TIFF、JPEGなどすべてのファイル
監視フォルダ数 最大10個
監視間隔 10〜300秒
ログ保存期間 1〜99日
フォルダ存在確認時間
(Ver1.1〜)
5〜60秒 
(起動時の管理フォルダチェックタイミングの調整ができます。基本はデフォルトでお使い下さい)
ログ保存件数 保存期間内であれば無制限に保存可能
通知方法 バルーン(ポップアップ)、サウンド

 

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