ファクス受信した文書を共有フォルダーに転送する方法



ファクス受信した文書を共有フォルダーに転送する方法
更新日 : 2014年2月21日
文書番号 : Q000068783



ここでは、以下のケースで「ファクス受信した文書を共有フォルダーに転送する方法」を説明します。
 A社(FAX番号:0011111111)から届いたファクス受信文書は、営業チームのサーバーに転送する。
 A社以外から届いたファクス受信文書は営業事務のBさんのコンピューター(共有フォルダー)に転送する。
 ファクス受信文書が転送されたら、Bさんにメールで通知する。

 転送先をアドレス帳に登録する
 ファクス受信文書の転送設定をする
 転送されたファクス受信文書を確認する


b_wfaq_036_01_a_C.ai

 必要な条件

 ファクスを使用できる
 送信機能が利用できる
 ネットワークの設定がされている


 メモ

 お使いの機種やオプションの装着状況によって画面が異なる場合があります。
 リモートUIから設定を行う場合は、「ファクス受信した文書を共有フォルダーに転送する方法(リモートUIから設定する方法)」を参照してください。

 

■転送先をアドレス帳に登録する

 「営業チームのサーバー」をアドレス帳に登録する
 「Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」をアドレス帳に登録する
 BさんのEメールアドレスをアドレス帳に登録する


「営業チームのサーバー」をアドレス帳に登録する
 1.
b_in_Add.ai(設定/登録)を押します。
 2.
[宛先設定][宛先の登録][新規宛先の登録]を押します。
b_adfunc_182_01_a_C.ai
 3.
[ファイル]を押します。
 4.
「営業チームのサーバー」へのパスなどを入力します。
b_wfaq_036_01_d_C.ai

入力項目

入力項目の説明

入力例

名称

アドレス帳に表示させたい宛先名称を入力します。任意の名称をつけることができます。

営業チームのサーバー

宛先表1

宛先をグループ分けしているときは、ここで登録したい宛先表を選択します。

宛先表1

プロトコル

[Windows (SMB)]を選択します。

Windows (SMB)

ホスト名

ファイルサーバーへのパスを入力します。

\\ファイルサーバーのコンピューター名\Sales_Department

フォルダーへのパス

ファイルサーバーの中に分類用のフォルダーを作成する場合は、フォルダー名を入力します。入力しなくても送信できます。

\FAX_from_A

ユーザー名

ファイルサーバーにログインする際のユーザー名を入力します。

sales

パスワード

ユーザー名に対応するパスワードを入力します。

*****


 メモ

 [ホスト検索]や[参照]ボタンを使って、[ホスト名]を入力することもできます。
 [送信前に確認画面を表示]を「ON」に設定しても、転送時にはパスワードを入力する画面は表示されません。登録したパスワードを使用して、そのまま転送されます。

 5.
OK]をクリックします。
「営業チームのサーバー」がアドレス帳に登録されました。


Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」をアドレス帳に登録する
 1.
[新規宛先の登録]を押します。
b_adfunc_182_01_a_C.ai
 2.
[ファイル]を押します。
 3.
Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」へのパスなどを入力します。
b_wfaq_036_01_d_C.ai

入力項目

入力項目の説明

入力例

名称

アドレス帳に表示させたい宛先名称を入力します。任意の名称をつけることができます。

Bのフォルダー

宛先表1

宛先をグループ分けしているときは、ここで登録したい宛先表を選択します。

宛先表1

プロトコル

[Windows (SMB)]を選択します。

Windows (SMB)

ホスト名

Bさんのコンピューターにある共有フォルダーへのパスを入力します。

\\コンピューター名\Scan

フォルダーへのパス

共有フォルダーの中に分類用のフォルダーを作成する場合は、フォルダー名を入力します。入力しなくても送信できます。

\FAX

ユーザー名

Bさんのコンピューターにログインする際のユーザー名を入力します。

user_b

パスワード

ユーザー名に対応するパスワードを入力します。

*****


 メモ

 [ホスト検索]や[参照]ボタンを使って、[ホスト名]を入力することもできます。
 [送信前に確認画面を表示]を「ON」に設定しても、転送時にはパスワードを入力する画面は表示されません。登録したパスワードを使用して、そのまま転送されます。

 4.
OK]をクリックします。
「Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」がアドレス帳に登録されました。


BさんのEメールアドレスをアドレス帳に登録する
 1.
b_in_Add.ai(設定/登録)を押します。
 2.
[宛先設定][宛先の登録][新規宛先の登録]を押します。
b_adfunc_182_01_a_C.ai
 3.
Eメール]を押します。
 4.
BさんのEメールアドレス」のアドレスなどを入力します。
b_wfaq_033_01_i_C.ai

入力項目

入力項目の説明

入力例

名称

アドレス帳に表示させたい宛先名称を入力します。任意の名称をつけることができます。

Bのメール

宛先表1

宛先をグループ分けしているときは、ここで登録したい宛先表を選択します。

宛先表1

Eメールアドレス

BさんのEメールアドレスを入力します。

user_b@example.co.jp

データ分割

「ON」にすると、容量の大きなデータでも複数のメールに分割されずに、1通のメールとして受信できます。

ON

 5.
[次へ]OK]を押します。
「BさんのEメールアドレス」がアドレス帳に登録されました。

 メモ

転送設定を行う前に、[スキャンして送信]機能を使って、登録した宛先にきちんとデータが届くことを確認しておきましょう。

 

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■ファクス受信文書の転送設定をする

1.
システム管理者としてログインします。
 2.
b_in_Add_S.ai(設定/登録)を押します。
 3.
[ファンクション設定][受信/転送][共通設定]を押します。
 4.
[転送設定][登録]を押します。
b_case_1157_C.ai
 5.
[転送条件]を押します。
b_case_1158_C.ai
 6.
[受信手段]で「ファクス:回線共通」、[相手先番号]で「が以下と等しい」を選択します。
b_case_1159_C.ai

 メモ

回線増設キットやIPファクス拡張キット装着した場合、[受信手段]で任意の受信回線を選択して転送条件を設定することができます。


 回線増設キットとIPファクス拡張キットを増設している場合、以下の項目が表示されます。


 7.
[相手先番号]にA社の番号「0011111111」をb_in_0_S.aib_in_9_S.ai(テンキー)で入力し、[OK]を押します。
b_case_1160_C.ai

 メモ

相手先ファクスの基本登録番号は、ゼロ発信、スペース、国番号を利用している場合があります。これらの有無で転送条件は変わりますので気をつけましょう。有無が不明である場合は、[が以下と等しい]を選ばず、[が以下を含む]を設定するとよいでしょう。


例:

相手先の基本登録番号が「03-3123-XXXX」か「003-3123-XXXX」か不明なときは、[が以下を含む] 「03-3123-XXXX」と設定します。

 ハイフンやスペースの入力は省略できます。 「03-3123-XXXX」 は 「033123XXXX」 と入力します。

 8.
[転送条件名]を押し、「A社からのFAX」と入力して[OK]を押します。
b_case_1161_C.ai
 9.
[転送先]を押します。
b_case_1162_C.ai
 10.
[アドレス帳]を選択します。
b_case_1163_C.ai
 11.
登録した「営業チームのサーバー」を転送先として選択したあと、[OK]を押します。
b_case_1164_C.ai
 12.
[ファイル名]を押し、「A社からのFAX」と入力して[OK]を押します。
b_case_1165_C.ai
ファイル名は、転送先のファイルサーバーに格納されるファイルに付ける任意の名称です。
名称の後ろには必ず西暦月日時秒のタイムスタンプ(201209011230など)がつきます。名称を設定しない場合はタイムスタンプのみ付加され、削除できません。
 13.
[転送終了通知]を押します。
b_wfaq_036_01_e_C.ai
 14.
BさんのEメールアドレスを選択して、[OK]を押します。
b_wfaq_036_01_f_C.ai
 15.
OK]を押して閉じます。
b_wfaq_036_01_g_C.ai
 16.
登録した転送設定を選択したあと[条件のON/OFF]を押して、条件を「ON」にします。
b_case_1168_C.ai
「A社から届くファクス受信文書」が「営業チームのサーバー」に転送されるようになります。

 メモ

「OFF」にしておくとファイルサーバーに転送されずにプリントされるので注意が必要です。

続けて、A社以外から届くファクス受信文書をBさんのコンピューターにある共有フォルダーに転送するための設定を行います。
 17.
[条件なし転送の登録]を押します。
b_case_1171_C.ai

 メモ

 他の転送条件にあてはまらないファクス受信文書すべてを転送対象にする場合は、[条件なし転送の登録]を選択します。
 「条件なし転送」の設定を行わない場合、A社以外から届くファクス受信文書は転送されず、プリントまたはメモリー受信されます。

 18.
[転送先]を押します。
b_case_1172_C.ai
 19.
[アドレス帳]を押します。
b_case_1173_C.ai
 20.
登録した「Bのフォルダー」を転送先として選択したあと、[OK]を押します。
b_case_1174_C.ai
 21.
[転送終了通知]を押します。
b_wfaq_036_01_h_C.ai
 22.
BさんのEメールアドレスを選択して、[OKOK]を押します。
b_wfaq_036_01_f_C.ai
 23.
転送設定に「条件なし転送」が表示されます。「条件なし転送」を選択し、[条件のON/OFF]を押して「ON」に設定します。
b_case_1175_C.ai
「A社以外から届くファクス受信文書」が「Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」に転送されるようになります。


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■転送されたファクス受信文書を確認する

 1.
ファクス受信文書が転送されると、以下のようなメールが届きます。必要に応じてファクス受信文書の確認を行ってください。
画面は、Microsoft Outlookのものです。
b_wfaq_036_01_i_C.ai
A社からファクス受信文書が届いた場合の、通知メールとファクス受信文書の例

b_wfaq_036_01_j_C.ai
A社以外からファクス受信文書が届いた場合の、通知メールとファクス受信文書の例

 


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iR-ADV C5030 / iR-ADV C5030F / iR-ADV C5035 / iR-ADV C5035F / iR-ADV C5045 / iR-ADV C5045F / iR-ADV C5051 / iR-ADV C5051F / iR-ADV C5235 / iR-ADV C5235F / iR-ADV C5240 / iR-ADV C5240F / iR-ADV C5250 / iR-ADV C5250F / iR-ADV C5255 / iR-ADV C5255F / iR-ADV C7055 / iR-ADV C7065 / iR-ADV C7260 / iR-ADV C7270 / iR-ADV C9065 PRO / iR-ADV C9075 PRO / iR-ADV C9270 PRO / iR-ADV C9280 PRO / iR-ADV 4025 / iR-ADV 4025F / iR-ADV 4035 / iR-ADV 4035F / iR-ADV 4045 / iR-ADV 4045F / iR-ADV 4225 / iR-ADV 4225F / iR-ADV 4235 / iR-ADV 4235F / iR-ADV 4245 / iR-ADV 4245F / iR-ADV 6055 / iR-ADV 6065 / iR-ADV 6075 / iR-ADV 6255 / iR-ADV 6265 / iR-ADV 6275 / iR-ADV 8085 PRO / iR-ADV 8095 PRO / iR-ADV 8105 PRO / iR-ADV 8205 PRO / iR-ADV 8285 PRO / iR-ADV 8295 PRO

 

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