ファクス受信文書の出力を部門別ID管理の対象にする方法



ファクス受信文書の出力を部門別ID管理の対象にする方法
更新日 : 2014年2月28日
文書番号 : Q000069701



ここでは、以下のケースで「ファクス受信文書の出力を部門別ID管理の対象にする方法」を説明します。

 営業部と総務部とで、1台のimageRUNNER ADVANCEを使用している。
 コントロールカードを使用していない、または部門管理IDを設定していない。
 営業部には、部門ID「0000001」と、暗証番号「▲▲▲▲」を割り振る。
 総務部には、部門ID「0000002」と、暗証番号「●●●●」を割り振る。
 営業部と総務部は、それぞれ次のコントロールカードを使用している。
 営業部:CARD0001(部門ID:CARD0001、暗証番号:▲▲▲▲)
 総務部:CARD0002(部門ID:CARD0002、暗証番号:●●●●)
 ファクス受信文書はすべて本体にメモリー受信するように設定する。
 コントロールカードを使用していない場合は、部門ID/暗証番号を入力しないと、ファクス受信文書を出力できないように設定する。
 コントロールカードを使用している場合は、コントロールカードを挿入しないと、ファクス受信文書を出力できないように設定する。

 部門別IDを登録する
 部門別ID管理の設定をする
 メモリー受信の設定をする
 部門別ID管理とメモリー受信を設定したあと、ファクス受信文書を出力する


 必要な条件

 ファクスを使用できる
 コントロールカードを使用する場合は、コピーカードリーダーを装着している


 メモ

 部門ごと/ユーザーごとに出力枚数や使用できる機能を制限するには、システム管理者としてログインする必要があります。ログイン方法は「システム管理者としてログインする方法」を参照してください。
 お使いの機種やオプションの装着状況によって画面が異なる場合があります。


部門別IDを登録する

コントロールカードを使用している場合はこの手順は不要です。
 1.
システム管理者としてログインします。
 2.
(設定/登録)を押します。
 3.
[管理設定][ユーザー管理][部門別ID管理]を押します。
 4.
ON]を押します。

 5.
[暗証番号の登録]を押します。

 6.
[登録]を押します。

 7.
[部門ID]と[暗証番号]を(テンキー)で入力して登録します。

ここでは営業部の部門IDと暗証番号を登録するため、部門ID「0000001」と暗証番号「▲▲▲▲」を入力します。
 8.
OK]を押します。
営業部の部門IDと暗証番号が登録されます。
次に総務部の部門IDと暗証番号を登録します。
 9.
[登録]を押します。

 10.
[部門ID]と[暗証番号]を(テンキー)で入力して登録します。

ここでは総務部の部門IDと暗証番号を登録するため、部門ID「0000002」と暗証番号「●●●●」を入力します。
 11.
OKOK]を押します。
総務部の部門IDと暗証番号が登録されます。


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部門別ID管理の設定をする

 1.
システム管理者としてログインします。
 2.
(設定/登録)を押します。
 3.
[管理設定][ユーザー管理][部門別ID管理]を押します。
 4.
暗証番号の登録画面を表示します。

コントロールカードを使用していない場合:
 ON[暗証番号の登録]を押します。

コントロールカードを使用している場合:
 [暗証番号の登録]を押します。

 5.
[ファンクション制限]を押します。

コントロールカードを使用していない場合:

コントロールカードを使用している場合:

 6.
[ファイル保存/利用、受信トレイ]を[ON]に設定します。

ここでは、[送信/ファクス]、[その他]も[ON]に設定します。
 7.
OK]を押します。
 8.
表示される項目をすべて[OFF]に設定して、[OK]を押します。

コントロールカードを使用していない場合:

コントロールカードを使用している場合:

 メモ

[白黒コピー/プリントジョブの許可]と[白黒プリンタージョブの許可]は、カラー複合機の場合に表示されます。


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メモリー受信の設定をする

 1.
システム管理者としてログインします。
 2.
(設定/登録)を押します。
 3.
[ファンクション設定][受信/転送][共通設定]を押します。
 4.
[受信トレイ設定][ファクスメモリー受信を使用]を押します。

 5.
ONOK[閉じる]を押します。

 6.
[受信トレイ]を押します。

 7.
[システムボックス]を押します。

 8.
[メモリー受信ボックス]を押します。

 9.
<ファクスメモリー受信>で[ON]を押します。

ファクス受信文書がメモリー受信されるようになります。


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部門別ID管理とメモリー受信を設定したあと、ファクス受信文書を出力する

 1.
ログインします。

コントロールカードを使用していない場合:
[部門ID]と[暗証番号]を(テンキー)で入力して、[ログイン]を押します。

ここでは、営業部の部門ID「0000001」と暗証番号「▲▲▲▲」を入力します。

コントロールカードを使用している場合:
コピーカードリーダーに、コントロールカードを挿入してログインします。

 2.
[受信トレイ]を押します。

 3.
[システムボックス]を押します。

 4.
[メモリー受信ボックス]を押します。

 5.
出力したいファクス受信文書を選択して、[プリントする]を押します。

 6.
[プリント開始]を押します。
ファクス受信文書が出力されます。


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