Desktopを使ったファクス送信のメリットと、おすすめの設定方法を知りたい(V4.0)



Desktopを使ったファクス送信のメリットと、おすすめの設定方法を知りたい(V4.0)
更新日 : 2015年7月10日
文書番号 : Q000084822



従来のファクス送信では、文書を開いてからファクスを送信したり、文書を印刷してからデバイスを操作してファクス送信をしたりしていました。
Desktopでは、ファクス送信を行うために文書を開いたり、印刷してからファクスを送信したりする必要がありません。
ファクスアウトプットボタンを設定しておけば簡単な手順でファクス送信を行うことができます。また、拡張子の異なる複数の文書をひとつにまとめてファクス送信できます。


 事前準備
 Desktopを使用したファクスの送信方法

事前準備

 簡単印刷ツールを作成する
 ファクス送信ジョブ状態の表示設定をする
 ファクスアウトプットボタンを追加する

簡単印刷ツールを作成する

簡単印刷ツールの作成方法については、次を参照してください。
 簡単印刷ツールの作成方法を知りたい

ファクス送信ジョブ状態の表示設定をする

Printer Monitorでファクス送信ジョブを監視し、ジョブの状態をタスクバーの状態表示アイコンで確認できます。

 メモ

・ ファクス送信ジョブ状態の監視を表示し、タスクバーに状態表示アイコンを表示するには、デバイスがimageWARE Desktop対応デバイス、または標準MIB対応デバイスに対応している必要があります。
・ 簡単印刷ツールでも監視を行えます。
・ Windows 7/Windows 8/Windows 8.1の初期設定では、タスクバーの通知領域に表示されるアイコンが制限されています。タスクバーの通知領域にPrinter Monitorのアイコンを表示するには、次を参照して設定してください。
1.[スタート]メニュー(Windows 7の場合)、またはチャームの[設定](Windows 8/Windows 8.1の場合) > [コントロールパネル]を選択します。
[コントロールパネル]が表示されます。
2.[表示方法]で[小さいアイコン]を選択します。
[コントロールパネル]にすべてのコントロールパネル項目が表示されます。
3.[通知領域アイコン]を選択します。
[通知領域アイコン]ウィンドウが表示されます。
4.[タスクバーに常にすべてのアイコンと通知を表示する]にチェックマークを付けて、[OK]をクリックします。
[通知領域アイコン]ウィンドウが閉じます。
5.[コントロールパネル]を閉じます。
  - 「メインアイコン」のみを設定する場合は、[アイコンと通知を表示]を設定します。

 1.
タスクバーの  (メイン)を右クリックして、[Printer Monitorの設定]を選択します。


[Printer Monitorの設定]ダイアログボックスが表示されます。
 2.
必要に応じて、次の項目にチェックマークを付けます。

[ジョブの状態をPrinter Monitorのアイコンに表示する]

チェックマークを付けると、タスクバーに状態表示アイコンが表示され、ジョブの状態が表示されます。

[ジョブの終了通知をPrinter Monitorのアイコンに表示する]

チェックマークを付けると、タスクバーに状態表示アイコンでジョブの終了が表示されます。

[ジョブの終了をメッセージで通知する]

チェックマークを付けると、デスクトップ上に終了通知メッセージが表示されます。

[ジョブが正常に終了したときは通知しない(エラーや不明、キャンセル時は通知する)]

チェックマークを付けると、ジョブが正常に終了した場合はタスクバーの状態表示アイコンと終了通知メッセージが表示されません。

[「宛先名」「会社名」「部署名」をファクス送信履歴に表示する]

チェックマークを付けると、[履歴の一覧]ウィンドウの[ファクス送信]タブに[宛先名]、[会社名]、[部署名]欄が追加されます。

 3.
[OK]をクリックします。

ファクス送信ジョブの状態の表示方法が設定されます。
 4.
簡単印刷ツールを右クリックして、[iR-ADV Desktop 簡単印刷ツールの設定]を選択します。


 5.
監視するデバイスの[imageRUNNER ADVANCE Desktop 簡単印刷ツールの設定]ダイアログボックスの[監視設定]タブで、[ファクス送信ジョブ]にチェックマークを付けます。


 6.
OK]をクリックします。
 7.
タスクバーの  (メイン)を右クリックして、[状態を監視するプリンターの選択] > (デバイス名)を選択します。


選択したデバイスのファクス送信ジョブ状態がPrinter Monitorに表示されるようになります。

ファクスアウトプットボタンを追加する

 メモ

・ キヤノン製ファクスドライバーを使用しているファクスのみ登録できます。
・ キヤノン製ファクスドライバーは、あらかじめインストールしてください。
・ ファクスアウトプットボタンは複数個追加できます。
・ アウトプットボタンは、ドラッグ&ドロップすることで順番を変更できます。

 1.
[ファイル]メニュー > [ツール] > [アウトプットバーボタンの作成] > [ファクス]を選択します。

または、アウトプットバーを右クリックして[作成] > [ファクス]を選択します。

[ファクス設定]ダイアログボックスが表示されます。
 2.
ファクスの詳細を設定します。


設定項目は、次のとおりです。

[ファクスの選択]

アウトプットバーに登録するファクスを選択します。Desktopでは、キヤノン製ファクスドライバーを使用しているファクスのみ登録できます。

[送信方法]

ファクスを送信する方法を選択します。

[Editorで1つにまとめてファクス送信する]

選択した複数の文書をDesktop Editorで1つにまとめてファクス送信します。
この場合、Desktopの[ファクス送信設定]ダイアログボックスで送信先を設定します。

[Editorで1文書ごとにファクス送信する]

選択した複数の文書を個別の宛先にファクス送信します。せいとんファクスと連携したファクス送信をする場合に選択します。
この場合、Desktopの[ファクス送信設定]ダイアログボックスで送信先を設定します。

[文書に関連付けられたアプリケーションでファクス送信する]

文書に関連付けられた外部アプリケーションを起動させ、ファクスドライバーのファクス送信設定ダイアログボックスで送信先を設定します。

[ファクス送信時にEditorでプレビューを確認する]

[Editorで1つにまとめてファクス送信する]と同じ送信方法ですが、Desktop Editorを起動させてファクス送信する文書をプレビュー確認、ページ指定できます。

[ボタン名]

アウトプットバーのボタンに表示するボタン名を40文字以内で入力します。

[ボタンのイメージ]

ボタンに表示するイメージを設定します。

[既定のイメージを使用する]

既定のイメージを使用する場合に選択します。

[イメージを変更する]

使用するイメージを指定します。[参照]をクリックして表示されるダイアログボックスで画像を選択します。参照するためのパスは259文字以内で指定します。

[リモートUIのURL]

ファクスのリモートUIのURLを入力します。

 3.
[OK]をクリックします。

ファクスアウトプットボタンがアウトプットバーの一番下に追加されます。

Desktopを使用したファクスの送信方法

Desktopでは、複数のファクス送信の方法が用意されています。ここでは代表的なファクス送信方法を紹介します。
 ファクスアウトプットボタンからファクス送信する
 簡単印刷ツールでファクス送信する

ファクスアウトプットボタンからファクス送信する

Desktop Browser画面のファクスアウトプットボタンからファクスを送信できます。この方法で送信すると、1文書だけでなく、複数の文書をまとめて送信できます。

 メモ

・ 複数の文書をまとめてファクス送信するには、事前準備の「ファクスアウトプットボタンを追加する」の手順2で[Editorで1つにまとめてファクス送信する]を選択してください。
・ せいとんファクスと連携してドキュメント名から自動的に送信先アドレスを取得するには、[システム設定]の[宛先の自動設定]で、次の2つの設定をしておく必要があります。
  - [ドキュメント名の文字列から宛先を取得する]にチェックマークを付ける
  -  せいとんファクスで設定されたドキュメント名規則に合わせて、[宛先の自動設定]を設定する
 [ファイル]メニュー > [オプション] > [システム設定] > [ファクス宛先の自動設定] > [宛先の自動設定] > [ドキュメント名の文字列から宛先を取得する]
・ 送信する文書のプロパティーから自動的に送信先アドレスを取得するには、次の2つの設定をしておく必要があります。
  - [システム設定]で[ファクス送信時のファクス番号を文書のプロパティーから取得する]を設定する
  - 文書のプロパティーを編集して、ファクス番号を入力する
 [ファイル]メニュー > [オプション] > [システム設定] > [Browser] > [ファクス] > [ファクス番号の取得] > [ファクス送信時のファクス番号を文書のプロパティーから取得する]
・ ファクスアウトプットボタンに登録されているファクスについて、Windowsのファクスのプロパティー画面でファクス名を変更した場合、ファクスアウトプットボタンを使用したファクス送信が行えなくなります。
・ 幅/高さのいずれかが482.6 mm(19 インチ)を超えるイメージをファクス送信する場合、482.6 mm(19 インチ)以内に収まるように、縦横比を等倍で縮小してファクス送信されます。
  - 出力用紙サイズで用紙サイズが指定されている場合、指定された用紙サイズに収まるようにイメージが縮小されます
  - 出力用紙サイズの設定で[自動(サイズ)]が選択されている場合、[イメージを縮小する用紙サイズ]で指定された用紙サイズに合わせてイメージが縮小されます。ただし、イメージの形状によっては、指定した用紙サイズと、印刷時に選ばれる用紙サイズが異なる場合があります
 [ファイル]メニュー > [オプション] > [システム設定] > [共通設定] > [インポート] > [イメージを縮小する用紙サイズ]
  - 出力用紙が混在していた場合(例:A4/A3)、大きいほうの用紙サイズに合わせてイメージが縮小されます。
  - イメージに解像度の情報が含まれていない場合、96 dpi換算でイメージを縮小します。
・ IPファクスでファクス送信するためには、使用しているデバイスがIPファクス機能に対応している必要があります。

 1.
ファクスする文書/フォルダーをファイルリストビューウィンドウで選択して、 (ファクスアウトプットボタン)をクリックします。

または、次のいずれかの操作を行います。
・ 文書/フォルダーを  (ファクスアウトプットボタン)にドラッグ&ドロップ
・ 文書/フォルダーを右クリックで選択して、 (ファクスアウトプットボタン)にドラッグ&ドロップした際に表示されるメニューで[複数文書の順序設定]を選択

1つの文書を選択した場合は、[ファクス送信設定]ダイアログボックスが表示されます。手順4へ進みます。
複数の文書、またはフォルダーを選択した場合は、[複数文書の順序設定]ダイアログボックスが表示されます。この場合は、手順2へ進みます。
手順1で[複数文書の順序設定]を選択した場合は、手順2へ進みます。

 メモ

・ 選択した文書にIWB文書が含まれる場合、IWB文書に設定されている印刷設定が反映されないことを確認するメッセージが表示されますので、[OK]をクリックします。[今後、このメッセージを表示しない]にチェックマークを付けると、次回よりこのメッセージは表示されません。

 2.
[文書の処理順序]で文書を選択し、[上へ]、または[下へ]をクリックしてファクスする順序を決定します。


 3.
[OK]をクリックします。

[ファクス送信設定]ダイアログボックスが表示されます。
 4.
ファクスの送信先を設定します。


 5.
必要に応じて、カバーシートを設定します。


 6.
送信するファクスにジョブ名を付ける場合は、[ドキュメント名]に入力します。


 7.
外線番号を使用して送信する場合は、[外線接続番号を指定する]にチェックマークを付け、[外線接続番号]を指定します。


 8.
使用する回線を指定する場合は、[回線選択(G3/G4)]プルダウンリストから選択します。


回線を指定する必要がない場合は、[自動選択(G3/G4)]を選択してください。デバイス側で決められた優先送信回線を使用して送信します。

 メモ

・ IPファクスでファクス送信する場合は、本設定は無効になります。

 9.
注釈を含めてファクス送信する場合は、[注釈を付けて送信する]にチェックマークを付けます。

 メモ

・ Desktop Editor以外で追加された注釈は、種類によっては[注釈を付けて送信する]にチェックマークを付けていなくてもファクス送信される場合があります。

 10.
[OK]をクリックします。

ファクス送信が開始されます。

簡単印刷ツールでファクス送信する

簡単印刷ツールに文書/フォルダーをドラッグ&ドロップしてファクス送信できます。複数の文書を一度に送信できます。

 メモ

・ Desktopの[システム設定]で[ドキュメント名の文字列から宛先を取得する]にチェックマークが付いている場合、簡単印刷ツールでファクスを送信する際に[ファクス宛先の自動設定]で設定されている条件でファクス番号が自動取得されます。
 Desktop > [ファイル]メニュー > [オプション] > [システム設定] > [ファクス宛先の自動設定] > [宛先の自動設定] > [ドキュメント名の文字列から宛先を取得する]

 1.
文書/フォルダーを簡単印刷ツールにドラッグします。

ポップアップメニューが表示されます

 メモ

・ ドラッグしながら、[T]キーを押すと前面に、[N]キーを押すとマウスカーソルの近くに簡単印刷ツールが表示されます。また、キーの割り当てを変更できます。

 2.
ドラッグした文書/フォルダーを[ファクス]にドロップします。

マウスカーソルを合わせたメニューは黄色くハイライト表示されます。
 複数の文書またはフォルダーを一度にドラッグ&ドロップした場合
ファクスアウトプットボタンからファクス送信する」の手順2へ進みます。
 [imageRUNNER ADVANCE Desktop 簡単印刷ツールの設定]で[複数ファイルをまとめずに、1ファイルずつファクス送信する]にチェックマークを付けていた場合
ファクスアウトプットボタンからファクス送信する」の手順4へ進みます。
 1つの文書を選択した場合
ファクスアウトプットボタンからファクス送信する」の手順4へ進みます。

 

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この質問の対象商品(商品ごとの詳細は本文内を参照してください。)

Desktop V4

 

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