携帯情報端末(ハンディターミナル)導入事例「キヤノンオープン」来場者受付システム

ハンディターミナルによる迅速な受付で良好な接遇を実現

展示会やアパレル新製品発表会、さらに各種イベントなどへの来場者の迅速で的確な受付は、良好な接遇に不可欠の要素である。キヤノンマーケティングジャパンでは、2008年より開催している「男子プロゴルフトーナメントキヤノンオープン」へのご招待者受付と顧客データの管理のために、ハンディターミナル来場者受付システムを開発し、2009年度から稼働させている。その概要をキヤノンマーケティングジャパン・イベントプランニンググループの開発担当者に聞いた。

ご来場者の接遇を円滑に

キヤノンマーケティングジャパン株式会社
コミュニケーション本部
ブランド推進部
イベントプランニンググループ
谷藤健介

「キヤノンオープン来場者受付システム」は、毎年開催されるキヤノンオープンゴルフトーナメント(以下、キヤノンオープン)に、キヤノンマーケティングジャパンのお客さまを招待する際に、その受付業務を効率化しながら、しかも円滑な接遇を行うことを目的に開発された。

システム開発は2009年春から開始され、約3ヵ月後に完成。プレアLT-100でシステムが稼働を開始し、現在はプレアAT-100による、受付管理が行われている。

「システム開発前は、招待状だけで受付や集計をしていました。お客さまがご来場され、招待状を受付に提示されますが、招待状に記入されたシリアル番号を、当方の招待リストと照合し、お名前やご同伴者をチェックさせていただいておりました。」(谷藤)

システム開発前は、予め送付あるいはお客さまに手渡した招待状のシリアル番号を招待リストと照合しながら、受付でチェックを行っていた。したがってどの企業のどなた様がお見えになったかという情報をいち早くバックヤードに待機する営業担当者に伝えることができなかった。

写真:受付の様子

営業サイドとしては招待したお客さまの接遇を迅速に行うことが必要であり、そのためには受付を完了した時点での、いわばリアルタイムでの招待客の来場を知る必要であった。 キヤノンオープンは4日間の開催であるが、おおよそ1000人のお客さまを招待しており、とくに決勝トーナメントの土・日の受付業務は煩雑を極める。1時間に100名ほどの招待客が受付に来場することもある。この受付の煩雑さの解消と、正確な招待客認識を図るために「ハンディターミナル来場者受付システム」が構築された。

受付用ハンディターミナルの機能は招待状についているバーコードを読み取り、来場者登録を行うことが主体である。登録されたデータは無線LANでバックヤードにあるPCに送信され、今、どのお客さまが受付を済ませたのかを瞬時に把握できる。待機している営業担当者はリアルタイムで来場の情報を知ることができ、すぐに対応ができる。

「お客さまが受付を済まされて、コースに向かわれてしまうと、ご挨拶や接遇のタイミングが遅れます。これではせっかくご招待した意味が薄れます。ハンディターミナルから飛ばされたデータがPCに瞬時に送信され、画面にご来場者の一覧表リストが表示されますので、それを常にチェックして、営業担当者が対応できるようになりました。」(谷藤)

大会終了後のデータ処理が簡便に

写真:キヤノンオープンの様子

さらに、大会終了後のデータ処理も簡便になった。招待客のなかで来場されたお客さまのデータはなるべく早く営業担当者にフィードバックする必要がある。

「トーナメントが終了した翌週の月曜日には直ちにお礼の電話をしたいという営業担当者の気持ちがありますので、できるだけ早く情報を出したいと思っていました。システム導入前はトーナメント開催日ごとにかなりの時間をかけて、来場者リストを作っていました。さらに大会終了後の全データの集計には、エクセルを使っての手作業の入力となり、さらに時間がかかっていました。ここを改善できたのもシステム導入のメリットです。」(谷藤)

ハンディターミナル来場者受付システム導入後は、どなたがいつ、どなたと、何時に来場されたかという集計データを簡単に出力できるようになった。したがって日曜日に終了するトーナメントの招待客(来場者)のデータは翌日には、各拠点の営業担当者に送信できるようになった。

写真:キヤノンオープンの様子

「キヤノンオープンではおよそ1000名のお客さまをご招待しましたが、実際に来場されたのは約600名でした。その来場データは営業担当者に連絡すると同時に、次年度の招待客リスト作成にも役立ちます。すなわち、ご招待してもご来場されないお客さまもいらっしゃるので、次年度のご招待リスト作成にも役立ちます」(谷藤)

さらにきめ細かい接遇を

プレアAT-100による来場者受付システムは、今後さらにきめ細かい接遇を実現していく。たとえば、システムの機能のひとつである問い合わせメニューから、担当営業の顧客名を入力すれば、何時何分に来場されたかを検索できるし、まだ来場されていないという情報も確認できる。

図:システム構成図

プレアAT-100は3Gデータ通信を利用できるので、各営業担当者にメールや電話で、来場者情報を通知する機能を拡張する事ができる。

「メールを営業担当者に飛ばすというのは非常に効果的だと考えています。お客さまが複数ご来場した時、接遇に偏りがあってはいけません。メールで通知しておけば、ちょっと外させていただきます、と言って他のお客さまの接遇にも駆けつけることができます。」(谷藤)

プレアAT-100によるハンディターミナル来場者受付システムは、こうしたゴルフトーナメントの来場者管理の他に、コンサート、アパレル発表会などさまざまなイベントにも活用でき、お客さまの接遇や来場者管理など多面的な活用が可能である。

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