ドキュメントスキャナー株式会社リードコナン

紙文書のイメージ化を低価格で実現する自治体向けシステム - 今後は民間向けにも拡大

税務LANのノウハウを活かした新たな製品も開発

税務LANにイメージ取込機能を追加してからすでに8年になるが、同社では今年の夏、「税務LAN」のイメージ化で得たノウハウを活用し、「イメージ管理システム」を新たに開発した。

「イメージ管理システム」は、「税務LAN」のイメージ取り込み機能を抜き出し、機能強化した製品で、軽自動車税や固定資産税など、住民税以外の用途でも利用できるようにしたものだ。基本的に、紙文書をイメージ化することにより、書類の保管スペースを削減するもので、先行導入する北上市では、導入から3カ月で、書類約1万3,000枚を読み取り、約5mの棚スペースを削減することに成功したという。

「イメージ管理システム」では、検索機能が業務別に用意されているほか、1つのイメージに対する紐付けできる人数が、税務LANでは1人だったが、複数人にも紐付けることができるように拡張されている。

検索は、資料番号、読み仮名、個人番号、事業者番号で検索可能で、部分検索もできる。また、同じ漢字でも名前の読み方が違う(中島にはナカシマ、ナカジマがあるなど)といった日本語特有の課題に対応するため、想定される複数の読み方で自動検索する機能も実装している。

また、イメージに「要確認」「確認済」などのアノテーションスタンプを貼り付けて保存することや、メモを残すこともできる。さらに、取り込む紙ドキュメントを業者に依頼してデータ化し、取り込んだイメージと紐づけることも可能だ。

佐々木氏は「イメージ管理システム」の特長について、「われわれのシステムは他のイメージ管理システムに比べ、かなり安価になっています。そのため、これまで導入を検討してこなかった部署からも問い合わせがあり、中には全庁で利用したいという声も出てきています」と語る。

今後、「税務LAN」のマイナンバー対応が行われる際は、導入済みのすべての自治体に「イメージ管理システム」を導入してもらう予定だ。また、「イメージ管理システム」は現在、自治体向けのシステムとなっているが、1カ月程度でカスマイズができるため、今後は民間企業にも積極的に販路を拡大していくという。

「税務LAN」や「イメージ管理システム」を開発している開発部のみなさん
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