ズバリ知りたい!業務で使う「ドキュメントスキャナー」活用指南

第2回 ~建築士編~

職場にあふれかえる紙を何とかしたい!
さまざまな業種が直面する「ペーパーレス化」の悩みに、文書管理のプロがお答えします。
今回は建築士編です。

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「紙文書の電子化(データ化)」を行えば、身の回りの紙がすっきり片付き、さらにPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも見られて、キーワードで検索したり、手軽に共有したりと、さまざまな業務で効率アップが期待できます。
この連載では、紙文書のデータ化に欠かせない「ドキュメントスキャナ」の導入が、さまざまな業種の悩みをどのように解決してくれるのか、文書管理のプロがバッチリお答えします。さて、今回のお悩み相談は?

登場人物紹介

悩める人【Sさん】
二級建築士の資格を持つ建築設計事務所の若手社員。雑用もこなしつつ、経験値を上げる日々を送っているそう。最近はITの知識を買われて、社内システムの管理も任されつつあるとのこと

【文書管理プロ】
スキャナに精通し、紙文書の電子化に余念のない業務カイゼンのプロフェッショナル。普段からデスクに書類を残さないことを信念にしており、あまりに席が片付きすぎていることから、仕事をしていないのでは? と同僚に疑われるのがもっかの悩みとか。お気に入りはキヤノンのスキャナ「imageFORMULA」シリーズ

建築士が抱える文書管理の悩みをスキャナで解決!

Sさん:はぁ~、事務所が紙だらけでもう大変っス。

文書管理プロ:おやおや、お困りですね。どんな紙が多いんですか?設計事務所さんだと、やっぱり図面ですか?

Sさん:もちろんそれもありますけど、見積書とか、あとは協力会社への指示書、検査証など、ウチはありとあらゆる書類を紙のままやりとりするんですよね。相手がメールを使えなくて、FAXで送られてくることも多いですし。プライベートではスマホでLINEとかITバリバリなのに、職場は逆行しているんです。はぁ~(ため息)。

文書管理プロ:お察しします(笑)。それだけ大量の紙の束をどうやって整理、処分しているんですか?

Sさん:基本的には、プロジェクトごとにいったんバインダーにつづって、プロジェクトが完了する度にまとめて処分していますが、長期保存が必要な書類とそうでない書類の仕分けが面倒で。あと、バインダーにつづらず放置したままになってしまい、上司から大目玉を食らうこともあります。

文書管理プロ:キラーン!(メガネが光る)それはドキュメントスキャナの効果が最大限に発揮できそうですね。

Sさん:ホントですか?スキャナは知っていますが、どう使うのが効果的なんでしょう?

文書管理プロ:まず、現場で使った書類やFAXの類は、使い終えたらスキャンし、原本は処分します。バインダーにつづる工程を、スキャンして原本をなくすという工程に置き換えるわけです。

Sさん:ふむふむ。それで?

文書管理プロ:プロジェクトごとに共有フォルダを作って、その中にスキャンしたデータを放り込んでいくようにします。そうすれば置き場所は取りませんし、再度必要になってもプリントするだけで済みます。発注書などは法令上、原本のまま保管しておく必要がありますが、そうした制約のない社内文書はスキャンしてすぐに処分してしまえば場所を取りません。

Sさん:おお、なるほど。工事が終わったらその度に報告書を作成するんですが、これなら参照しやすいですし、データのままメールに添付することもできて、作業がはかどりますね。

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