ズバリ知りたい!業務で使う「ドキュメントスキャナー」活用指南

第3回 ~ファイナンシャルプランナー編~

職場にあふれかえる紙を何とかしたい!
さまざまな現場で直面する「ペーパーレス化」の悩みに、文書管理のプロがお答えします。
今回はファイナンシャルプランナー編です。

[PR/ITmedia]

「紙文書の電子化(データ化)」を行えば、身の回りの紙がすっきり片付き、さらにPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも見られて、キーワードで検索したり、手軽に共有したりと、さまざまな業務で効率アップが期待できます。
この連載では、紙文書のデータ化に欠かせない「ドキュメントスキャナ」の導入が、さまざまな業種の悩みをどのように解決してくれるのか、文書管理のプロがバッチリお答えします。さて、今回のお悩み相談は?

登場人物紹介

悩める人【Fさん】
ファイナンシャルプランナー。勤務していた保険会社を退職、独立開業して今年で5年目とのこと。子育ての傍ら、個人を対象にした保険や住宅、資産運用のコンサルティングをされているそうです

【文書管理プロ】
スキャナに精通し、紙文書の電子化に余念のない業務カイゼンのプロフェッショナル。普段からデスクに書類を残さないことを信念にしており、あまりに席が片付きすぎていることから、仕事をしていないのでは?と同僚に疑われるのがもっかの悩みとか。お気に入りはキヤノンのスキャナ「imageFORMULA」シリーズ

ファイナンシャルプランナーが抱える文書管理の悩みをスキャナで解決!

文書管理プロ:ファイナンシャルプランナーということは、お客様から資産や年金関連の相談を受けていらっしゃるんですよね。

Fさん:ええ。現在の支出の明細や給与明細、契約している生命保険の証券、それにローンの契約書など、さまざまな書類を見せてもらって、お客様に適したマネープランのアドバイスを行うんですけど、書類の取り扱いがすごく大変で。

文書管理プロ:扱う書類の種類も多いですものね。

Fさん:手元にあらゆる資料のコピーを集めてから分析にかかるんですけど、とにかく枚数が多くて、あとサイズもばらばらなので、コピーを取るだけで一苦労なんですよ。あと、コピーを取るのに資料を預かる必要があるんですが、手元から離れることに不安を感じるお客さんも多くて。

文書管理プロ:手持ちの資産に関する情報がぎっしり詰まっているわけですから、あまり長時間預けるのは心理的に抵抗がありますよね。でも、お客様に事務所に来てもらっていれば、その場でコピーを取ってすぐに返却すればいいんじゃありませんか?

Fさん:それが、こちらからお客様のお宅に伺ったり、カフェなどでお話を聞くことも多いんですよ。お客様自身にあらかじめコピーを用意してもらえればいいんですけど、話をしている最中に新しい書類が出てくることもよくあるんです。「そう言えば、こんなのもありました」って。それらはコピーが用意されていませんので。

文書管理プロ:なるほど、それでまとめて預かったうえ、コピーを取らざるを得ないわけですね。

Fさん:ええ。しかも同じような属性のお客様を複数抱えていると、書類が混ざってしまう危険もあって。もちろんしっかりファイリングして管理していますが、コピーを取った直後は取り違えそうになることがあって、たまにドキッとさせられます。

文書管理プロ:キラーン!(メガネが光る)それならスキャナを使ってみてはどうですか?

Fさん:スキャナって、紙をパソコンなどの画面上で見られるようにする、あのスキャナですか?

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