ズバリ知りたい!業務で使う「ドキュメントスキャナー」活用指南

第1回 ~看護師編~

職場にあふれかえる紙を何とかしたい!
さまざまな現場で直面する「ペーパーレス化」の悩みに、文書管理のプロがお答えします。
今回は看護師編です。

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「紙文書の電子化(データ化)」を行えば、身の回りの紙がすっきり片付き、さらにPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも見られて、キーワードで検索したり、手軽に共有したりと、さまざまな業務で効率アップが期待できます。
この連載では、紙文書のデータ化に欠かせない「ドキュメントスキャナ」の導入が、さまざまな業種の悩みをどのように解決してくれるのか、文書管理のプロがバッチリお答えします。さて、今回のお悩み相談は?

登場人物紹介

悩める人【Kさん】
都内の総合病院に勤務する看護師さん。今の仕事に就いて約10年、臨床経験も積み、そろそろ主任に……という声も挙がっているそうですが、本人はまだまだ勉強と意気込む毎日とのこと

【文書管理プロ】
スキャナに精通し、紙文書の電子化に余念のない業務カイゼンのプロフェッショナル。普段からデスクに書類を残さないことを信念にしており、あまりに席が片付きすぎていることから、仕事をしていないのでは?と同僚に疑われるのがもっかの悩みとか。お気に入りはキヤノンのスキャナ「imageFORMULA」シリーズ

看護師が抱える文書管理の悩みをスキャナで解決!

Kさん:んもー、毎日毎日疲れちゃいますよ。

文書管理プロ:どうしました?お仕事が忙しいんですか?

Kさん:もちろんそれもあるんですけど、仕事の合間にやらなくちゃいけないことがホントに多いんです。そのせいか、最近はお化粧のノリも悪くって……。

文書管理プロ:仕事の合間なのに慌ただしい?

Kさん:この業界にいると、研修資料や医学論文など、読まなくてはいけない資料が大量にあるんです。仕事中に読んでいる時間はないので、持ち帰って読もうとするんですが、量がとにかく多くて、持ち帰っても取り出すのさえおっくうで。通勤中の電車内は取り出せる状況じゃないですし。

文書管理プロ:……で、結果として山積みになってしまうんですね。

Kさん:そうなんですよ!もはやどこまで目を通したか分からないくらい、高く積み上がっちゃって。しかもこれ以外に、資格試験の勉強もしなくちゃいけないんですよね。ああもう、どうすればいいんでしょう。

文書管理プロ:キラーン!(メガネが光る)それならば、ドキュメントスキャナを活用してみてはどうですか?

Kさん:えっ、スキャナって紙の書類を電子化するアレですか?

文書管理プロ:そうです。それら紙の資料を、スキャナを使ってデータ化してしまうんです。そうすると置き場所をなくせるうえに、データ化したことでタブレットなどで読めるようになるので、持ち歩くのはタブレットだけで済むようになりますよ。

Kさん:なるほど。タブレットはいつも持ち歩いているので、それっていい方法かも。

文書管理プロ:スキャンしたデータはクラウドサービスの「Dropbox」にアップロードしておけば、タブレット以外にPCやスマホなど、さまざまな機器から閲覧できます。
例えば、まだ目を通していないデータを「未読」というフォルダにまとめておき、読み終えたものから順番に削除していくようにするのは、モチベーションを保つのによいアイデアだと思いますよ。私もこの方法で、いろんな資料に目を通しては削除するようにしています。

Kさん:それはいいですね!お買物リストに線を入れて消していく、みたいな感じで、資料がサクサクと片付けられそう。

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