ズバリ知りたい!業務で使う「ドキュメントスキャナー」活用指南

第2回 ~看護師編~

文書管理プロ:資料のページ数が多い場合、章ごとに別のファイルに分けておけば、小分けに削除できるのでおすすめですよ。あとPDFファイルなら、マーカー機能がありますから、あとでもう一度読み返したい部分に印をつけるのもカンタンです。
もし、研修の際に資料を見ながら取ったメモがあれば、一緒にクラウドサービスの「Evernote」にアップロードしておけば、外出先からでも参照できるので、資料と突き合わせながら、効率的に勉強できますよ。

Kさん:山積みの資料が片付きそうな予感がしてきました(ワクワク)。ところで、本はどうですか?参考書を持ち歩いているんですが、厚みがあるので通勤のときにすごくかさばっちゃって……むしろそっちのほうが問題なんですよね。

文書管理プロ:本も、のり付けされている部分を断裁機で切り落としてからスキャンすれば、同じようにデータ化して持ち歩けますよ。PDFならブックマークを挟むこともできるので、必要なページもすばやく呼び出せます。
あと読み取ったデータから文字情報を抜き出す、いわゆる「OCR処理」を行っておけば、キーワード入力で全文検索もできるので便利です。キーワードがあるページをダイレクトに呼び出せますから、目次や索引から目的のページを探すよりも早いかもしれません。

Kさん:いいですね。専門用語が多い業界なので、キーワードで検索できるというのは便利そうです。ところでスキャナっていろんな種類がありますけど、私のようにたくさんの書類をスキャンする用途だと、どんなスキャナを選べばいいですか?場所をあまり取るのは困るんですけど……。

文書管理プロ:デスクの上で場所を取らず、しかも1度に多くの紙をスキャンするのなら、最大30枚の原稿を同時にセットできるキヤノンの「DR-C225W」がおすすめです。ただ今のお話だと、スキャナ本体を職場と自宅の両方に持ち歩いて使う可能性もありそうですね。それならば、よりコンパクトな同社の「DR-P215II」のほうが機動性があってよいかもしれません。
どちらもドキュメントスキャナとしては小振りですが、紙を寝かせて読み取るフラットベッドスキャナのように1枚ずつ原稿を交換する必要がないので、大量の書類もスピーディにスキャンできますよ。

Kさん:つまり、きちんと使えるスキャナだけどサイズは小さめ、ということですね。これなら買ってから収納に困ることもなさそう。その2台だったら、職場と自宅で持ち運べるDR-P215IIのほうがいいですね。おかげさまで書類の山を片付ける意欲がわいてきました。早速、導入して試してみます!

「DR-C225W」は「ラウンドスキャン」方式を採用し、上から差し込んだ原稿がUターンして手元に戻ってくるため、利用時の占有スペースが収納時とほとんど変わらないという特長があります。使用時の奥行きがわずか約235ミリしかなく、また利用するたびにトレイを広げたり畳んだりする必要もないので、壁面にぴったりつけて設置できるのも便利です
「DR-P215II」は高さ約40ミリ、重さ約1キロのコンパクトボディを実現しながら、20枚もの原稿をセットして両面スキャンが行える優れモノです。携帯性と性能のバランスを重視する方におすすめします
試して実感!ドキュメントスキャナー体験リポート

imageFORMULA ドキュメントスキャナー ラインアップ

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