ズバリ知りたい!業務で使う「ドキュメントスキャナー」活用指南

第4回 ~教師編~

職場にあふれかえる紙を何とかしたい!
さまざまな現場で直面する「ペーパーレス化」の悩みに、文書管理のプロがお答えします。
今回は教師編です。

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「紙文書の電子化(データ化)」を行えば、身の回りの紙がすっきり片付き、さらにPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも見られて、キーワードで検索したり、手軽に共有したりと、さまざまな業務で効率アップが期待できます。
この連載では、紙文書のデータ化に欠かせない「ドキュメントスキャナ」の導入が、さまざまな業種の悩みをどのように解決してくれるのか、文書管理のプロがバッチリお答えします。さて、今回のお悩み相談は?

登場人物紹介

悩める人【Cさん】
中学校の教師。担当教科の社会はもちろん、サッカー部顧問としての熱心な指導は、父母からの信頼も厚く、生徒の人気も高いそう。どちらかというとアナログ派で、ITにあまり詳しくないのがひそかな悩みとのこと

【文書管理プロ】
スキャナに精通し、紙文書の電子化に余念のない業務カイゼンのプロフェッショナル。普段からデスクに書類を残さないことを信念にしており、あまりに席が片付きすぎていることから、仕事をしていないのでは?と同僚に疑われるのがもっかの悩みとか。お気に入りはキヤノンのスキャナ「imageFORMULA」シリーズ

学校の先生が抱える文書管理の悩みをスキャナで解決!

文書管理プロ:学校の先生と言えば、紙に触れる機会が多いお仕事ですよね。

Cさん:その通りです。学校のIT化は着実に進みつつありますが、生徒たちに配る練習プリントやテスト用紙はまだ紙のままです。クラスの人数分だけ枚数がありますから、それだけでかなりのボリュームです。

文書管理プロ:でも、生徒さんに返却してしまえば手元に残りませんし、保管場所も特に必要ないんじゃありませんか?

Cさん:原本は生徒に返却しますが、あとから内容について質問されることもありますし、ほかの生徒の回答と見比べたくなることもあるので、控えを取っておいたほうが便利な場合が多いんですよ。

文書管理プロ:じゃあ、どれもコピーを取らないといけませんね。

Cさん:はい、とはいえコピーをする時間もばかになりませんし、いらなくなったあとでシュレッダーにかける手間も考えると、気軽にすべての返却物のコピーを取るのは難しいですね。そもそも授業の準備もあるし、教科会議の取りまとめもしなくちゃいけないし、部活の顧問もあるし……何をするにも時間が足りないんだよなあ……(ぶつぶつ)。

文書管理プロ:キラーン!(メガネが光る)もし、書類の控えを取っておきたいのであれば、ドキュメントスキャナを導入されてはいかがでしょう。紙の書類を一気にデータ化して管理するという方法です。

Cさん:うーむ、スキャナを使って書類を電子化するということですか。使いこなせればいいのですが、あまり慣れない機器を導入すると、かえって仕事の能率が下がりそうな気もします。それだけの価値があるのでしょうか。

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