ペーパーレスで効率UP!職場改善のススメ

第二回 まだ紙で情報共有しているの? - マイナビニュース読者500人に聞いた

"情報化社会"と呼ばれ、あらゆるものがデジタルで管理される現代。多くの職場ではペーパーレス化が進んではいるものの、その実態は業界や業種など職場によってまだまだ差が見られるようだ。そこで今回は、職場における"紙"の使用実態をマイナビニュース読者500人に聞いてみた。

まずは「職場の情報共有のためにメモなどの紙を使うことがある」と回答したのは47.6%。「たまにある」が17.6%、「ほとんどない」が19%を占め、「ない」と答えたのは15.8%に留まった。

職場で情報共有のためにメモなど紙を使いますか?

「電話受付時のメモ書き」が55.2%と最多。次いで「会議中のメモ書き」(19.6%)、「上司のアイデアや指示を記録するとき」(9.8%)、「打ち合わせ時のメモ」(9.5%)の順に多く、簡単なメモを取る場合にはいまだ多くの職場で紙が使われている様子だ。

どのような時に紙を使いますか?

そんなことも!?紙の情報共有によるトラブル

また、職場で紙を利用した情報共有の際に困ったエピソードとして挙げられたものでは、

「整理せずに書かれていたため、読めなくなった」(女性/23歳/サービス/事務系専門職)
「急ぎ過ぎて雑に書いてしまい、読解不可能」(女性/23歳/ホテル・旅行・アミューズメント/販売職・サービス系)
「字が上手でない人が自分で書いた字が読めずに困ったことがあった」(女性/36歳/機械・精密機器/秘書・アシスタント職)
など、手書きの文字が判別しづらいといった例が多くを占めた。

その他「すぐ紙がなくなる」(女性/33歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
「メモした紙をどこへやったか忘れてしまう」(女性/23歳/農林・水産/営業職)
「ゴミだと思って捨てちゃった」(女性/29歳/商社・卸/事務系専門職)
など紛失するケースや「紙が濡れてインクがにじみ、メモした電話番号が読めなかった」(女性/37歳/商社・卸/事務系専門職)
「コーヒーをこぼして判別不能に」(女性/38歳/情報・IT/事務系専門職)
「紙が日に焼けて文字が見えなくなった」(女性/31歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)といった紙が変質してしまった物理的なトラブルを挙げる人も。

一方、管理や整理の不便さや難点さを表すエピソードも並んだ。
「メモの上に資料やプリントを重ねてしまってメモが伝わらないことがある」(女性/25歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
「かさばる」(男性/32歳/商社・卸/営業職)
「書き足りないし整理がめんどう」(女性/28歳/金融・証券/事務系専門職)
「複数人数に引き継ぐ時にコピーがないと面倒くさい」(男性/40歳/学校・教育関連/営業職)
「電話受付時のメモをもらったが、いつの時点のものか書いていなかったため、対応に困った」(女性/27歳/金融・証券/事務系専門職)など、紙による情報共有を非効率に感じている人も少なくない。
中には、「役所ではいまだに紙資料がすべてです。おそろしい量のコピー用紙を消費するうえ、保管すべき紙媒体の書類が多すぎて、保管場所に苦労しています」(女性/36歳/団体・公益法人・官公庁/技術職)という副次的な問題を抱える職場に勤務する人の声もあった。

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