ペーパーレスで効率UP!職場改善のススメ

第三回 履歴書管理を安全に効率化する方法とは?? – 電子化でペーパーレス!

面接の機会が増える年末から初春

どのような企業でも当たり前のように人を雇う。雇用形態は様々だが、これは企業にとって大切な「ヒト・モノ・カネ」の三大要素で、当然の流れだ。特に成長著しい中小企業の場合は、年間を通して従業員の補充をするところもあるが、一般的には年末ぐらいから3月末あたりが雇用機会が多くなるシーズンだろう。

その期間中、大企業の場合は人事部がてんてこ舞いになるが、中小企業の場合は、社長以下、経営陣が陣頭指揮を執りつつ、上長らを従えて面接に臨むことになる。通常業務に加えて採用まで担当するのだから、このシーズンは忙しさに拍車が掛かるのは必至だ。

そうなると煩雑になりがちなのが、面接をおこなう度に発生する履歴書の管理。履歴書には、学歴、本籍、現住所、保有資格等々、個人情報にあたる記述が多く書かれている。企業としては厳重に管理しなければならないが、現実にはまとめてファイリングして書棚に保管、というケースが多いのではないだろうか? そこで、もっと簡単かつ手軽にきちんとしたセキュリティ管理を実践するにはどうすればよいか考えてみよう。

紙資料を電子化

個人情報の管理にはセキュアな環境が必要なことは誰でも理解している。しかし、実際にどうするかという部分については、まだまだ取り組みが進んでいない現状がある。高い費用を掛けて自社システムを構築すれば問題ないが、実際には履歴書のためにそこまでは……という企業も多いだろう。では、履歴書をどのように管理すれば万全なのか。一つのアイデアとして、紙媒体である履歴書を電子化する方法がある。

履歴書は採用過程で度々開くことになる書類だ。そのため、紙のまま管理したくなるのだが、原本を持ち歩くのは紛失や破損のリスクが伴う。しかし、一度スキャナーで取り込んで電子化(このケースではPDFが最適)してしまえば、原本はキャビネットなどに保管し、あとは電子データを閲覧すれば良いので管理は楽になる。

履歴書の情報が流出しないようにするための施策として、スキャナーによる電子化は、単純なヒューマンエラーを極限まで減らす働きがあるのだ。

ドキュメントスキャナーがあれば電子化が促進できる可能性は高い

「そんなことをいっても、実際の面接には原本が必要じゃないか」などという人もいるだろう。しかし、現在ではタブレットPCでPDFを閲覧できる時代だ。アクセス制限ができて、担当者だけがダウンロード可能な端末を用意すれば、面接時には画面を見ながら対応することもできる。

更にPDFの場合、有償ツールで印刷禁止に設定することもできる。そうした細かいセキュリティ設定がおこなえるのも電子化するメリットだといえるだろう。

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