ペーパーレスで効率UP!職場改善のススメ

第四回 領収書の検索も楽々!?- 帳票の電子化で仕事はこう変わる

2005年、民間企業に保存が義務付けられている文書や帳票の電子保存を認める「e-文書法」が施行され、企業内の紙資料電子化のきっかけが作らた。そして2015年に税制改正の一環として、国税にかかわる帳簿と書類の電子保存の方法を定めた「電子帳簿保存法」が改正され、スキャナ保存の要件が緩和された。今回の主要な改正点をまとめると下記の表のとおりである。

電子帳簿保存法改正による変更箇所

今回の改正のポイントは、改正以前には3万円未満に限定されていた金額規制を撤廃したこと、また保存時に必須とされていた電子署名を不要とした点だ。また、申請・承認制度の一部が、チェックシートなどを利用した自主監査・自己申告で可能なようにも緩和されている。

こうした法改正を受け、企業では事務や経理業務の電子化への動きに拍車がかかるだろう。さらに、これを機にスキャナーの導入を検討している企業も多いのではないだろうか。

電子化による業務効率メリット

電子化によるメリットは何も帳票の保存に限ったことではない。これまで紙だったものがデータ化されることで、業務効率が大幅に改善されるだろう。

というのも、紙をデータ化することにより、様々な情報を付加して保存ができる。具体的に言えば、保存する際にまずはファイル名が必須。これに書類の内容がわかるような名前を取り入れたり、頭に日付を付けたりすれば、それだけでも文書に管理情報を与えることができる。例えば企業の経理担当者が過去の請求書をさかのぼって探すという場合にも、データ化しておけば書類の山を掻き分けるといった作業は必要なくなり、検索によって目当てのものを簡単に見つけ出すことができる。また、請求書の種類ごとにフォルダーに分類するといった作業も、アナログの場合は机の上に紙を並べてやらなければならないのに対して、デジタルであればパソコン上でドラッグ&ドロップすれば完了してしまう。

今までは書類の山から目当ての請求書を探していた/データなら種類別に格納、検索も容易

さらには、通常スキャナーで読み取った書類というのは、文字であれ画像の1つとして扱われるものだが、データ化の際にOCR処理を施すことにより、その中身から文字情報を自動で抽出し、テキストデータとして保存も可能になる。これにより、文書に書かれた内容から素早く目的の請求書を検索したり、テキストデータとして過去の請求書の必要な部分をコピー&ペーストを行ったりして他のソフトでの利用もできる。

そして、紙の文書の保管には物理的なスペースが必要だが、電子データで管理できれば、原本は破棄してしまえる。経産省による試算では、国内での税務書類の紙による保存コストは年間で約3,000億円とも言われているが、こうした保管場所や倉庫賃貸料といったコストも電子化により削減できるはずだ。

このようにメリットづくしのデータ化だが、電子化のツールであるスキャナー選びで重視したいのは、手軽さや使い勝手のよさだ。オフィスでスキャナーを使う場合、スキャンする書類が複数枚であったり、サイズがバラバラだったりすることが多々あるため、自動で紙送りができるドキュメントスキャナーのほうが適しているといえる。

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