旭日産業株式会社 様 導入事例

Web会議活用の成功事例
iPadを使った「高音質Web会議」で社内コミュニケーションが活性化

  • 業種卸売業・小売業
  • 従業員数340名

iPadを営業支援ツールとして活用している企業は多い。その手軽さをうまく生かして、Web会議に使っているのが中堅総合商社の旭日産業株式会社だ。同社は過去にiPad用Web会議システムを導入したが、音声の途切れやハウリングなどからWeb会議がほとんど行われない事態に直面。音声品質のよさを最優先にWeb会議システムを選び直した。旭日産業は複数の製品をトライアルで無料契約し、すべての拠点にiPadをつないで1カ月間検証と試用を行った。各拠点の社員にアンケートを取った結果、キヤノンソフトウェアのWeb会議システム「IC3(アイシーキューブ) for iPad」が圧倒的に高い評価を得たので、その導入を決定。導入後は、出張費などの削減効果があっただけでなく、導入当時は予想できなかった社内コミュニケーションの活発化への貢献があった。

01導入背景約2年間使われなかったWeb会議システム

総合技術商社として現在、どのような課題があるのかお聞かせください。

「当社は1949年創業の非鉄金属製品や工業薬品、機械金属加工品、合成樹脂製品、住宅機器などを扱う中堅総合商社です。東京本社のほか、札幌から鹿児島まで国内に17拠点、アジアを中心に海外に8拠点を設け、事業を行っています。市場環境の変化は激しく、国内、海外を問わず、環境変化に柔軟に対応するためには、会社の柱となる新規事業をつくっていかなければなりません」

Web会議システムを導入した経緯をお聞かせください。

経営企画室
総務・人事部 課長
黒田 真樹 様

「変化が激しいビジネス環境の中では、1週間もたつと状況が全く変わってしまうことがあります。海外も含めてスピーディーに事業を展開するために、2012年、Web会議システムを導入しました。フェイスツーフェイスでの会議と併用したのです。移動の時間とコストの削減も見込んでいました。 ところが、導入から約2年間、Web会議システムはほとんど使われなかったのです。社員に聞くと、機能はたくさん付いているが、音声が途切れたり、聞こえづらかったりするので使わないという声が圧倒的でした。会議中にハウリングしたり、相手の発言の途中でプツプツ音声が切れてしまったりして、『もう一度言ってください』と聞き直さなければならず、会議が成り立たなかったのです」

02導入の必然性海外との会議で社長も驚いた圧倒的な音質のよさ

Web会議システムのリプレースには何を最も重視しましたか。

「当社ではWeb会議システムを選び直すことにして、複数の製品をトライアルで無料契約し、すべての拠点にiPadをつないで検証を行いました。そこで最も重視したのは、耳を傾けて聞こうとしなくても、相手の声が聞こえ、自然な会話が成り立つかどうかです。聞き取らなければならないという部分に意識が集中してしまうと、会議に身が入りません。社員がストレスなく自然に使うことができれば、Web会議システムのよさが分かり、利用のハードルも下がって、利用の場が広がっていきます。音声品質のよさを最優先にして検討しました。
検証を始めた直後、社長が候補の一つのWeb会議システムを使って、タイ現地法人の社員と話したのですが、声が途切れることもなく、普通に話すことができるとびっくりしました。そして、1カ月間検証と試用を行って、各拠点の社員にアンケートを取った結果、キヤノンソフトウェアのWeb会議システム『IC3(アイシーキューブ) for iPad』が非常に高い評価を得たのです」

具体的にどのような評価だったのでしょうか。

「音声評価では94%、映像評価でも78%が、IC3 foriPadが最もよいと感じるというアンケート回答でした。総合評価でも、94%がIC3 for iPadを使いたいと答え、圧倒的に高い評価を得ました。こうしてIC3 for iPadの導入が決まったのです」

03運用の工夫オンプレミスでランニングコストが約半額に

コスト面での効果をお聞かせください。

「社員全員が使うことができるようにするには、操作も直感的に行えるものであることが求められます。IC3 for iPadは機能面でもシンプルで、誰でも簡単に使えるという評価もありました。さらに、今回はオンプレミスで導入したため、ランニング費用はこれまで使っていたWeb会議システムの約半額になり、コスト面でも大きなメリットを得ることができました。
IC3 for iPadの導入後、当社では重要な会議がいくつもWeb会議になりました。営業部では3~6人ほどの社員でタスクチームを組んで、営業活動を展開している場合があります。チームメンバーは週に1回ほど、大阪などの拠点から東京に集まって、1~2時間の会議を行っていました。
これらのほとんどをIC3 for iPadによるWeb会議で行うようにしました。大阪からであれば、往復5時間ほどかかっていたわけですが、その時間がすべて要らなくなりました。また、これまではメンバーに事前に連絡して日程を調整して会議を行っていましたが、今では『これからやろう』といって、空いている時間を見つけて随時Web会議を行うようになりました」

04取り組みの成果海外も含めた拠点間コミュニケーションが活発化

Web会議システムを入れ替えたことで、どのような効果がありましたか。

「拠点間のコミュニケーションも活発になってきました。中四国支店(広島市)には岡山、山口のサテライトオフィスが、福岡支店には鹿児島にそれぞれサテライトオフィスがあります。毎週定例の朝会では支店とサテライトオフィスをIC3 for iPadでつないで情報共有を行っています。
さらに海外拠点とのやり取りも気軽に行われるようになりました。海外拠点では日本人社員が1人か2人ずつしかいないため、従来から拠点間の横のつながりが強いです。そうした中、IC3 for iPadで手軽にコミュニケーションを取れるようになったため、各拠点の日本人社員同士が交流する機会が増えています。今後は現地ローカル社員を含めたコミュニケーションも充実させたいです。
こうした定例的な会議のほかに、緊急避難的な使い方もされています。先日も定例で行われている経営会議にベトナム現地法人の責任者が急に参加できなくなってしまいました。そこで、IC3 for iPadで急きょ加わってもらって、経営会議を行いました。Web会議をバックアップとして持つことで、経営判断の迅速化にもつながっています。
出張費などの削減効果はもちろんですが、IC3 for iPadの利用が定着した結果、導入当時は予想できなかった社内コミュニケーションの活発化への貢献があり、試算をはるかに超える効果が上がっています」

05将来の展望Web会議の活用アイデアが次々と生まれる

今後の取り組みについてお聞かせください。

「日々変化する状況に素早く対応するには、いちいち会議を開いていては間に合いません。将来的にはPCと同じように社員に1台ずつiPadを持たせて、何かあったらすぐにIC3 for iPadを使って、Web会議ができるようにしていきたいと考えています。そのほか、顧客企業との打ち合わせの場でもIC3 for iPadを使って本社や支店とやり取りし、顧客の要請に即答できるようにして、課題の持ち帰りをなくしたいと考えています。社内報の編集会議にも本社以外の拠点の社員に参加してもらい、企画のアイデア出しにIC3 for iPadを活用する案も出ています。
Web会議での音声品質の課題を解決したことが、Web会議の活用場面を積極的に広げることにつながりました。当社では経営判断の迅速化から営業活動、管理業務まで、今後も様々な業務にWeb会議を役立てていく計画です」

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