河合法律事務所 様 導入事例

在宅勤務を可能にするビデオ会議+書画カメラの導入で、
代わりのきかない人材を慰留し従来どおりの業務を実現

  • 業種弁護士事務所
  • 従業員数8名

北九州市の中心である小倉北区で、交通事故や企業法務、債務整理、不動産関係事件、家事事件、刑事事件、海事事件などを取り扱う河合法律事務所。
新たにサテライトオフィスを設ける必要があった同事務所では、離れた場所でも従来通りの業務を遂行できる環境づくりを目指し、AVerビデオ会議システム+書画カメラを導入。
遠隔地とオフィスを結ぶコミュニケーション手段を確立しました。詳しい導入の背景やAVerが選ばれた理由、導入によってどんな効果が得られたのかなど、河合法律事務所の所長である河合氏にお伺いしました。
(掲載:2017年10月)

導入ポイント

  • オフィスと遠隔地をスムーズに結ぶビデオ会議システム
  • 優れた映像&音声品質とリーズナブルな価格
  • 書類や立体物を投影できる書画カメラも無償提供
  • 情報の機密性という面でメールでのやりとりよりも安心

01導入背景

結婚・転居による退職の申し出を受け、遠隔地でも業務を遂行できる環境を検討

政府主導で進められている働き方改革。多くの企業、事業所が労働時間の短縮や仕事の質の向上に向けて試行錯誤を続けている今、こちらでご紹介する在宅勤務の例は一つのヒントとして今後の取り組みの参考にしていただけると思います。
多岐にわたる取扱業務と懇切丁寧な対応で多くの依頼が殺到、弁護士も増員するなど、開業以来、順調に運営を続けていた福岡県北九州市の河合法律事務所。しかし、当時、同事務所ではある切実な問題に直面していました。「一人の女性スタッフから、結婚により鹿児島に転居するため、退社したいという申し出がありました。彼女は開業当時から当事務所に勤務するベテランで、専門性の高い業務を任せていました。優秀な人材は一朝一夕では確保できませんし、業務も煩雑さを極める中、彼女を失うことは当事務所にとって大打撃でした」。
そう語るのは、河合法律事務所で代表を務める河合氏。何とか彼女に引き続き働いてもらう手段はないものか。離れた場所であっても従来どおりの業務を遂行できる環境づくりを目指して検討した結果、一つの解決策として浮上してきたのが、オフィスと遠隔地をつなぐビデオ会議システムの導入でした。

02選定理由

ビデオ会議+書画カメラの組合せで、手元の資料をリアルタイムで確認可能に

代表弁護士 河合 勇治氏

オフィスと遠隔地を結ぶコミュニケーション手段として浮上したビデオ会議システム。
では、キヤノンが提案したAVerビデオ会議が選ばれたのには、どのような理由があったのでしょう。「さまざまな会社から提案を受けた中、最終的な決め手となったのは大きく2つ。映像や音声が良く、それでいて導入しやすいリーズナブルな価格だったことと、キャンペーンとして書類を高画質で鮮明に映し出せる書画カメラが付属していたことです。ビデオ会議+書画カメラの組合せにより、お互いにコミュニケーションを取りつつ、手元の資料をリアルタイムで確認することが可能に。今までどおりの業務環境を実現するためには、単にビデオ会議を導入するだけでは不足していましたし、当事務所としても在宅勤務に踏み切ることはできなかったと思います」と語る河合氏。
「ビデオ会議の導入を前提に、引き続き当事務所のスタッフとして勤務してもらえるかということで彼女に打診したところ、それならぜひ働きたいと。小倉の事務所にはEVC150と書画カメラF15HDのセットを導入、サテライトオフィスである彼女の鹿児島の自宅にはEVC150を導入しました」。

03導入後の成果

自宅でも業務ができる環境の実現で、優秀な人材の流出を阻止

「弁護士事務所では、業務の性質上、情報の機密性が求められます。ですので、細かい書類もメールでやりとりするのではなく、ビデオ会議システムを通じて書画カメラで一時的に書面を映し、指示を出すという使い方をしているのですが、導入前に事前に確認させていただいたとおり、映像が非常に鮮明で円滑なやりとりができています。また、クリアな音声で集音されるので、他社のビデオ会議システムで起こりがちなエコーやハウリングもなく、あたかも目の前で会話をしているようにストレスなくコミュニケーションを図れると実感しています。
短時間で集中して業務の指示や報告、意見交換を図れるという点では、従来のリアルなやりとり以上に効率のよいコミュニケーション、スピーディーな意思疎通が可能になったと言えるかもしれません」。
いいシステムに巡り会えたおかげで、離れていても従来と同様に業務を遂行することができ、導入の一番の目的であった代替できない人材の確保が達成されたという河合氏。同氏は、実際に使用してみての感想として「リモコンに操作内容が記載されており、どのボタンがどのボタンかわかりやすい点、管理者用のWebツールが直感的に操作できる点がとても気に入りました」とも付け加えてくれました。

04今後の展望

在宅勤務の前例ができたことで、大きく広がった「働き方の可能性」

では、実際に在宅勤務を行っている女性スタッフは今回のシステムの使い勝手などにどのような印象をお持ちなのでしょう。
「自宅での勤務ということで、本当に今までどおりの仕事内容をこなせるか、最初は不安でしたが、事務所の皆さんの協力もあり、今のところ全く問題なく仕事を行うことができています」。
前述のとおり、いわゆる働き方改革という観点で考えても、他に先駆けた先進的な取り組みであり、一つの好例と言えるのが、今回の河合法律事務所の例。
代表の河合氏はさらに先を見据えて、今後の展望を次のように語ってくれました。「今回、ビデオ会議システム+書画カメラの導入により在宅勤務を実現できたことで、当事務所における働き方の可能性は大きく広がったと言っていいと思います。現在、私を含めて4人の弁護士が在籍しておりますが、全員で取り掛かる大型の案件よりも個々に抱えている案件のほうが多く、そういう意味では常に4人が同じ場所で働いている必要性はないと思っています。
例えば、それぞれが別の拠点に分かれれば、それだけ広いエリアのお客様のご相談をお受けすることが可能になるはずですし、必要に応じて遠隔同士でコミュニケーションを図るということもビデオ会議システムがあれば自在なわけです」。同事務所の今後の取り組みに注目です。

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「システム構成図」や「処理の流れ」など、
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