株式会社 大林組 様 導入事例

コスト削減付加価値の創造 9,000人企業の社内コミュニケーションを活性化
“既存連携”と“拡張性”の高いカスタマイズがカギとなった、会議変革法とは

  • 業種建設業
  • 従業員数8,402人(平成28年3月末現在)

株式会社大林組は、Web会議システム「アイシーキューブ」を2008年4月に導入した。「会議」に限らず、遠隔拠点とのさまざまなコミュニケーションに活用することにより、柔軟な部門連携や、社内の情報交換・共有を実現している。システム選定の理由やシステムの活用方法などについて伺った。

01導入背景株式会社大林組の取り組み

株式会社大林組(以下、大林組)についてお聞かせ下さい。

当社は、国内外の建設工事や都市・地域開発など、建設にかかわる事業を幅広く行っています。社会のインフラを作る仕事ですので、「安全で安心な建物を作る」という責任を常に意識しています。また、環境への影響を考慮して「省エネルギー建設」に力を入れており、エネルギー消費量を抑えられる建設技術や、廃材をなるべく出さない工法の開発、CO2排出量削減対策などを実施しています。このような意識の共有や社内でのコミュニケーションが円滑に行えるよう、必要なシステムを導入し活用を促すことが、私たちの業務の一つです。そのためには、営業・設計・生産・技術各部門の情報の共有・連携が非常に大切になります。

「アイシーキューブ」の導入にも、「コミュニケーション円滑化」が背景にあったのでしょうか。

そうですね。当社の社員数は9,294人(2009年3月現在)、関係会社も含めるとさらに多くなります。部門内はもちろん、それぞれの部門や支店・営業所、現場や関係会社との会議など、さまざまな規模や内容の打ち合わせが日々行われています。遠隔地とのコミュニケーションを円滑にしたいという要望が、導入の数年前からたびたび寄せられていました。

特にきっかけとなった出来事はありますか。

キヤノンマーケティングジャパンの営業の方にご紹介いただいたのがきっかけです。ちょうど遠隔会議システムへのニーズが社内で高まっていたタイミングでした。
たとえば、社員からは「図面を共有しながら話したい」「工事現場担当者とのコミュニケーションをもっと迅速かつ確実にしたい」
「会議のたび本社に行かなければならないのが負担」という声が出ていましたし、経営層からは「経費節減」という要請がありました。また同時に「ITによる業務改善」をテーマとした研究も行っていました。
ベストなタイミングで「アイシーキューブ」を知り、担当者からの提案内容にも手応えを感じましたので、導入の検討を本格的に開始しました。2007年12月頃のことです。

02選定理由導入の条件は5つ

  • ASPではなく、社内にサーバが置けること
    社員が積極的に利用できる「使いやすい」システムにするため、社内システムとの連携や拡張など、当社の使い方に合わせて自由に運用できるタイプのものを求めていました。
  • カスタマイズが可能なこと
    当社の社員情報を管理するディレクトリDBと、Web会議システムのユーザー情報を連携させる必要がありましたが、アイシーキューブはカスタマイズが比較的容易に行うことができました。
  • インターネットVPNで使えること
    現場とのやりとりに使いたいという要望に応えるため、現場で使っている環境=インターネットVPNでつながる必要がありました。
  • クライアントにソフトを入れないこと
    ユーザーが簡単にすぐ利用できることが、社内に普及する最大の要因だからです。
  • ファイアーウォール越しで使えること
    社員間だけでなく、お客さまとのコミュニケーションツールとしても活用を考えていたので、この条件も必須でした。

他のWeb会議製品と比べて、とくに良かった点はありましたか。

東京本社
情報ネットワーク部長
丸本 幸宏 氏

「社内にサーバを設置できるタイプ」という条件に合った数少ない候補の中でも、使い勝手や価格体系を比べると、アイシーキューブが当社のニーズをいちばん満たしてくれると判断しました。
まず画面がシンプルで使いやすく、社内にスムーズに広められると感じました。それに、同時に接続するクライアント数で価格が決まるライセンス体系なので、当社のように社員数が多く、Web会議室をたくさん用意する場合でも、コストを低く抑えられます。候補の中にはライセンス体系が異なり、アイシーキューブより2倍近く高価なシステムもありました。

03導入効果様々な業務に応用

社内からの反応はいかがでしたか。

東京本社
IT 戦略企画室
情報管理・教育課長
簗嶋 浩司 氏

はじめのうちは設定や接続の手伝いで部門まで出向くこともありましたが、今はさまざまな用途で社員が使いこなしてくれています。
リリース後、部門に対して計6回、基本的な使い方や接続方法の社内セミナーを開催しました。実際にアイシーキューブを利用しながら、同時に複数支店に対するオンラインセミナーも実施しました。
利用用途は様々です。定例の会議はもちろんのこと、複数拠点に対しての社員研修・技術発表会での利用や遠隔地間での採用面接でも利用されています。また、アプリケーション共有機能を利用して計画中の建物のデザイン段階のレビューを行うなど、かなり応用されています。さらに、震災時の連絡手段としても実際に利用されています。

導入前から応用的な使い方は想定されていましたか。

もちろん、システムを最大限に活かすためさまざまな可能性を想定しました。しかし、ユーザ部門に対して想定していたような使い方を細かくレクチャーしたわけではありません。自然と使いこなして、様々な用途に応用してくれているようです。

利用の規模はどれくらいですか。

大阪と東京それぞれに、30ユーザー同時接続できるサーバを設置しています。導入から約1 年経ちますが、現在は月に80~100の会議がアイシーキューブで行われています。

導入の効果としては、いかがでしたか。

東京本社
IT 戦略企画室
情報管理・教育課
石川 友梨 氏

移動のための時間と費用の削減効果が現れ始めています。特に、時間の有効活用の面での効果が大きいようです。本支店会議はもちろんのこと、「出張というほど遠くもないけれど、行くとなると時間がかかる」というケースでよく使われています。例えば、都心部から離れた場所にある機械工場・技術研究所や、都内の関係会社と打ち合わせをしたり、各支店がエリア内の営業所や工事事務所と打ち合わせをしたりする場合です。移動の手間がないので、必要なタイミングで気軽にミーティングができるようになりました。
また、新型インフルエンザが流行したときも、遠隔で会議ができる環境が整っていたのですぐに出張禁止の措置に対応することができました。「アイシーキューブがあるからできるようになったこと」は多いと思います。

ユーザに負担をかけず、自然にワークスタイルを変革されているのですね。
今後の展開はどのようにお考えですか。

アイシーキューブのより詳しい使い方を紹介するセミナーを開催するなどして、システムの普及率をより高めようと考えています。
さらに社内コミュニケーションを活性化させたいですね。新バージョンの情報提供など、良いタイミングで良い提案をしていただきたいと思います。

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