坂田建設株式会社 様 導入事例

重要書類や施工図面のペーパーレス化により
業務効率の向上とコスト削減を同時に実現

  • 業種総合建設業(主に土木/建築工事業)
  • 従業員数162人

社内に横たわる各種書類の電子データ化により
文書管理の簡易化と業務効率の向上を実現

創業66年。東京都墨田区に拠点を構え、地域密着を掲げて区内の小中学校や公共施設などで豊富な建築実績を積み重ねてきた坂田建設。きたる東京オリンピックや国内において大きな課題となっている復興関連事業、国土強靭化政策など社会基盤整備において同社に寄せられる期待は大きなものとなっている。その一方で、長い歴史によって同社には重要書類や施工図面に代表される知的財産など膨大な紙文書が蓄積。本社ビルの移転に伴い、紙文書のペーパーレス化が喫緊の課題となっていた。そこで今回、ページの入れ替えや編集機能、わかりやすい印刷設定などさまざまな文書の操作が可能な『imageWARE Desktop』、ファイル名の入力や格納先フォルダの指定など、紙文書の電子化作業を省力化できる『Document Navigator』、取り込んだ書類について、パソコンからの文字入力を実現する『ピタッとフォーム for MEAP』を新たに導入。各種紙文書の大幅削減や業務効率向上などの面で早くも高い効果を生み出している。

課題→効果

導入の決め手

  • デモカーの実機に触れることで「やりたいことができる」ことを確認

01導入の経緯新社屋への移転を契機に業務効率の向上や文書整理の必要性が浮上

総務部  部長・池田元一氏総務部 部長・池田元一氏

坂田建設の倉庫には創業以来60年以上にわたって保管されてきた申請書や資料、CADで作成した施工図面などさまざまな紙文書が保管されていたが、2015年6月に控えていた本社ビルの移転に伴い資料の廃棄と合わせてデータ化が急がれていた。総務部 部長の池田元一氏は「スキャニングによる電子データでのファイル管理や、過去にワープロで作成された文書のWord/Excel形式での保管を実現したいという思いがありました。また、ペーパーレス化により業務効率の向上やコストカットも期待できるのでは……」と語り、電子化された文書の活用ができるソリューションを探していたという。

02導入の決め手デモカーに文書を持ち込み、使い勝手や認識精度を説明員と検証

総務部  副部長・高洲和司氏総務部 副部長・高洲和司氏

新たな製品の導入にあたり、複数のメーカーからヒアリングを受けるなかでキヤノン製品選択への大きな決め手となったのが、複合機など実機を搭載した“デモカー”の存在だった。すでにキヤノンで実施しているオフィスツアーで提案を受けてはいたが、池田氏は「製品の紹介だけでなく、やりたいこと、できることを検証したいという思いがありました。デモカーに社内の紙文書を持ち込み、説明員といろいろやり取りをすることで、やりたいことを実現できるとわかったことが一番の決め手になりました」と語る。実際に高い精度でPDF化された文書を目の当たりにすることで効果を実感できたという。また、総務部 副部長の高洲和司氏は説明員が会社に直に訪問する形となるため「オフィスに来てもらって業務の現状や課題などを直接見てもらうことにより、本当に必要な解決策だけを紹介してもらうことができました」と、コミュニケーションを取りながらソリューションを提案してもらえたことが信頼感につながり、導入に結びついたと振り返っている。

デモカー

03導入後の成果ボタン一つで簡単に印刷できる会社説明会資料と
キレイに作成できる求人票

総務部・吉田真歩氏総務部・吉田真歩氏

導入後にまず取り組まれたのが、採用活動の一環である会社説明会の資料の作成だ。総務部の吉田真歩氏は「採用活動の時期に入ると会社説明会で配布するための資料を印刷し、手作業で資料を揃えてホチキス止めをする、という作業を2人がかりでやっていました。だいたい50部作成するのに30分から1時間ほどかけていましたが、『imageWARE Desktop』と『iR-ADV C5235F』が導入されたことにより、ボタン1つでA3で中綴じホチキスされた小冊子が数分で製本できるので、かなり楽になりました」と、劇的な工数の削減を実現できたと語る。また、同時期に各大学から郵送されてくる求人票に会社側の条件を記入して返送する、といった業務も発生していたが、手書きでは見た目が良くないため従来はExcelで作成し直していた。「求人の書類ということもあり、会社のイメージにも関わるためキレイな見た目に仕上げたいという思いがありました」(池田氏)。この作業に『ピタッとフォーム for MEAP』を利用することで、品質の高い書類を短時間で作成できるようになった。

04今後の展望製品の積極的な導入・活用によるビジネス改善に期待

池田氏は「ほとんどの社員が専用のタブレットを所持しており、業務上で必要な資料についても積極的にペーパーレス化を図りたい」としており、これからもキヤノン製のアプリケーションを積極的に取り入れることでビジネスの可能性を広げたいという。すでに一部の業務資料については複合機のタッチパネルから直接保存先を選べるほかファイル名を入力できる『Document Navigator』、ページの入れ替え、編集が簡単に行える『imageWARE Desktop』、 紙文書を全自動で Word/Excelに変換できる 『 e.Typist for MEAP』などを活用して実際にペーパーレス化を進めている。総務部の吉田真歩氏は「作業がスピーディーかつ簡単に進められるので効率が大幅にアップしました」と語る。「会社にとってプラスとなることであればどん欲に取り入れる社風があります」と語る池田氏。キヤノンの今後の提案にも注目していきたいとしている。

USER's VOICE

重要な文書を正確に残せるのが一番のメリットです
今回の導入で特にメリットと感じているのが、スキャン画像のOCR精度とソリューションの充実です。取り扱う文書は人事、給与関連など間違いが許されない重要なものばかりですが、文字化けなども見られず正確にデータとして記録されているため、安心感があります。
総務部 部長・池田元一氏

お客様プロフィール

株式会社みずほ銀行

坂田建設株式会社

所在地 :東京都墨田区本所3-21-10
設立 :昭和25年(1950年)4月17日
資本金 :2億円

※平成28年4月1日現在

URL http://www.sakata-kensetu.co.jp/

オフィスツアー/デモカー

オフィスツアー/デモカー

キヤノンSタワーや各支店などで実施している「オフィスツアー」では、お客さまの目的に応じて、課題となっている生産性の向上やコスト削減、情報セキュリティなど、キヤノンが実現してきた業務改善により獲得したノウハウや解決策を紹介しています。
また複合機やパソコンを搭載したデモカーが実際にお客様先をご訪問し、専任の説明員が実機を使用して具体的な運用イメージをご紹介します。

導入ソリューション

imageWARE Desktop

あたかも机の上の書類を整理整頓する感覚で、デスクトップで簡単に一元管理。
imageWARE Desktopは、imageRUNNER ADVANCEとの連携で、オフィスにおける一連のドキュメントワークをサポートし、生産性向上とコスト削減を可能にするデスクトップツールです。紙文書や電子データなどさまざまな情報があふれ、ありとあらゆるドキュメントワークが発生するオフィス。それらすべてを一元管理でき、情報資産の有効活用を推進します。

Document Navigator

文書の電子化を、わかりやすくナビゲート。
「契約書」や「提案書」など、電子化する文書ごとに宛先を設定することで、誰がスキャンしても、同じファイル形式で、適切なファイル名を付与して、指定のフォルダー階層へ保存ができるように、わかりやすくナビゲート。文書の電子化における「業務の標準化」が図れます。

ピタッとフォーム for MEAP

帳票用紙をスキャンするだけで、パソコン入力可能なフォームが自動生成。
手書きを前提として作られた市販の帳票や申請書を、複合機からスキャンするだけでパソコン入力可能なフォームを生成します。生成した入力フィールドは、紙原稿の罫線で囲まれたセル状の部分を認識して自動生成され、データ変換したファイルを開いてすぐに入力を開始することができます。また、簡単操作で入力フィールドを作成することが可能。サイズや位置、桁数の設定なども行うことができ、不要なフィールドの削除、フォントサイズや色の変更も可能です。

e.Typist for MEAP

活字の紙文書を高い精度を維持したまま自動的にWord/Excelに変換。。
「複合機でスキャンした画像をパソコンに取り込み、OCR処理によりテキストデータに変換するアプリケーション。パソコンの指定したフォルダーにWord/Excel、PowerPoint、PDFなどの実用性の高いファイルを自動的に生成するほか、複合機の原稿台に置いた用紙の方向が異なっていたりズレや傾きがあっても補正を行うことで、表のセル幅やテキストのフォントサイズ、行間など紙文書のレイアウトに可能な限り近い状態で再現できます。

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関連ソリューション・商品

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  • Document Navigator オフィス文書の文書化と業務活用をナビゲートDocument Navigator

    複合機のスキャナーから読み込んだ文書データの保存先を、PCやサーバー、クラウドストレージのフォルダー階層一覧を表示してナビゲートします。

  • カンタン操作でキレイに印刷 ピタッとフォーム for MEAPピタッとフォームfor MEAP

    手書きを前提として作られた市販の帳票や申請書を、複合機からスキャンするだけでパソコン入力可能なフォームを生成します。

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