幼稚園・保育所職員室

指導要録などの書類を電子化し、業務の効率を高めましょう

こんなことでお困りではありませんか?

  • 入園の際の書類や自治体への申請書類が増えてきて必要な書類を探し出すのに時間がかかる…
  • 紙の書類が増え、保管スペースが圧迫されている…

CASE 1指導要録などの書類を電子化し、業務の効率を高めましょう

具体的な解決方法はこちら指導要録などの書類を電子化する

園には、保護者が記入した入園申請書や保護者に関する書類のほか、教員が記入する園児の指導要録や出席簿、園だよりに加え、園から自治体に提出する書類など、さまざまな書類が存在し、そのほとんどが紙文書として保管されています。これらの紙の書類が大量に溜まると、ファイリングに費やす時間や人件費、消耗品も必要となり、膨大な書類の中から所定の書類を探し出すのが困難になるだけでなく、保管しておくためのスペースも必要になります。ファイルの紛失や誤って格納する可能性もあります。書類をスキャンして電子化しておけば、保管スペースの削減につながることはもちろん、後々参照する際にも速やかに検索が可能になるなど、データを必要なときにすぐに有効活用することができます。

このような効果が得られます電子化することで検索性が高まり、業務効率が向上する

入園申請書などの紙の書類を電子化することで、書類の保管スペースを大幅に削減することができます。また、電子化の際にファイル形式やファイル名を任意で変更・統一してデータベース化しておけば、速やかに必要なデータを検索・参照することができるだけでなく、過去の書類を流用することも可能となり、作業効率の向上につながります。また、そのデータをクラウド上に保存するようにしておけば、万が一のトラブルのときにもデータの消失を避けることができます。

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