Canon 応援します!マイナンバー制度への対応

マイナンバーとは?

マイナンバーの目的

マイナンバーは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤として活用されます。

マイナンバーの利用範囲

マイナンバーは社会保障・税・災害対策分野の中で法律で定められた行政手続きにしか使えません。

マイナンバーの概要

マイナンバーには、日本に住民票を登録している個人に付番されている12桁の「個人番号」と、国税庁が法定調書の提出義務がある団体に付番する13桁の法人番号があります。それぞれ、重複しないユニークな番号が付与されます。

個人番号は、生涯にわたって利用することになります。2015年10月より、通知カードにて個人番号が通知され、2016年1月からは個人番号カードと交換が可能となります。個人番号カードは、行政手続きだけでなく、身分証明書としても利用できます。しかしながら、利用目的以外で裏面記載の個人番号を控えることやコピーを取ることは禁止されています。

法人番号は国税庁より法人に通知されます。また国税庁のWebサイトでも、商号、本店所在地、法人番号が公開される予定です。

企業におけるマイナンバーの扱い

企業では、法定調書提出などの税、社会保障に関する行政手続きに関してマイナンバーを使用します。そのために従業員(家族含む)、パート・アルバイト、税理士など業務を委託している個人事業主からマイナンバーを収集・管理し、行政機関への提出書類に記載することになります。

そして収集したマイナンバーは安全に管理し、保管期限後(退職時など)は速やかに廃棄し、廃棄した記録を残さなければなりません。

マイナンバーの主な罰則

マイナンバー法では、懲役を含む罰則規定が設けられており、以前の個人情報保護法より厳しくなっています。企業においても、その取り扱いについては、厳格な管理、セキュリティー対策が求められます。

罰則の対象となる行為 罰則 マイナンバー法の条文
特定個人情報ファイルを正当な理由なしに提供した場合 4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金 第67条
業務に関して知りえた個人番号を自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供し、又は、盗用した場合 3年以下の懲役もしくは150万円以下の罰金 第68条
人を欺く行為や不正アクセス行為等で個人番号を取得した場合 3年以下の懲役もしくは150万円以下の罰金 第70条
個人情報保護委員会の業務改善命令に従わなかった場合 2年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金 第73条
個人情報保護委員会への虚偽報告や検査忌避をした場合 1年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金 第74条
従業員が上記の違反行為を行った法人 同じ罰金刑 第77条

求められる安全対策&実施までのスケジュール

企業は、マイナンバーを安全に管理するために「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に則って安全管理措置を講じなくてはいけません。具体的には、以下の安全管理措置に分類されます。それぞれの安全管理措置のガイドラインに準じる形で、マイナンバー対応を進める必要があります。

A.基本方針の策定

B.取扱規程等の策定

C.組織的安全管理措置

a 組織体制の整備

b 取扱規程に基づく運用

c 取扱状況を確認する手段の整備

d 情報漏えい等事案に対応する体制の整備

e 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し

D.人的安全管理措置

a 事務取扱担当者の監督

b 事務取扱担当者の教育

F.技術的安全管理措置

a アクセス制御

b アクセス者の識別と認証

c 外部からの不正アクセス等の防止

d 情報漏えい等の防止

E.物理的安全管理措置

a 特定個人情報等を取り扱う区域の管理

b 機器及び電子媒体等の盗難等の防止

c 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止

d 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄

マイナンバー制度は2016年1月にスタートしました。企業は、通知 カードに記載された個人番号を従業員等から収集することになります

マイナンバーの管理は、従来の個人情報の管理とは同じではありません。懲役を含む罰則が強化されているので、個人情報保護委員会が作ったガイドラインの内容を十分に検討して対応を進めましょう。

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