コスト削減社員の時間外作業を削減する

ファクス業務を電子化し効率化 コストを削減しましょう

こんなことでお困りではありませんか?

  • 受発注書、請求書など大量の受信ファクスを仕分けする手間が大変…
  • ファクス送受信に関わる処理を効率化したい…
ファクス業務の効率化

CASE 1ファクス業務を電子化し、コストを削減しましょう

具体的な解決方法はこちらファクス業務を電子化する

ファクス業務電子化の仕組み

ファクス業務を電子化しましょう。ファクス送信のために必要な文書をプリンターから出力したり、ファクス受信文書を紙に出力する方法ではなく、パソコンで作成した書類データを直接ファクスに送ったり、ファクスで受信した文書データを直接パソコンで受け取る仕組みを整えましょう。受信したファクス書類はPDF化され、パソコンやサーバーのフォルダーに自動的に収納されます。

このような効果が得られます電子化することで業務の効率が向上する

ファクスを電子化し、文書データを直接パソコンで送受信する仕組みを整えれば、紙出力に伴う振り分け作業がなくなります。複雑な設定なしでファクス番号や受信年月日、宛先名などで自動的にフォルダーを作成し振り分けることができます。また、クラウド上に転送すれば、ファクスの確認がパソコンやモバイル端末でできるため、ファクス確認のためにオフィスに戻る手間が省けます。ファクスの電子化によって、労力が削減され、コスト削減につながります。また紙文書の紛失、誤送信によるミスも軽減されます。

キヤノンマーケティングジャパン導入事例

キヤノンマーケティングジャパン 受注業務

キヤノンマーケティングジャパンでは、ファクスによる注文は全体の約10%を占め、1日に約5,000枚の入力処理を行っています。
従来はオペレーターがファクス機のある場所まで注文書を取りに行き、手作業で仕分けを行っていました。また、お客さまから注文内容に関する問い合わせを受けた際には、オペレーターは入力処理中の手を止めて該当する注文書を探し出して回答する必要がありました。
「imageWARE Desktop」を導入し、注文書の検索性向上によるスピーディなお客さま対応や、ファクス受注業務の可視化による人員配置の最適化など、業務効率化を実現した事例をご紹介いたします。

この商品・サービスがお客さまの課題を解決します

CASE 2受信したファクスを外出先から閲覧できるようにしましょう

具体的な解決方法はこちら受信ファクスを電子化し、クラウドのストレージに自動転送する仕組みを構築する

ファクス電子化

クラウドストレージを使用することで、電子化された受信ファクスをクラウド上に簡単・安全に格納でき、モバイル端末などからデータを閲覧・編集することが可能です。複合機と連携することで社内に届いたFAXをスマートフォンで外出先から確認することも可能です。またhttpsの暗号化通信でセキュリティーも確保されています。

このような効果が得られますクラウドストレージを使用し、外出先での業務を効率化する

外出先でお客さまから急ぎの依頼があった際、職場に戻らないと対応できずその場ですぐに応えられなかったり、書類の準備や手続きのためにお客さまをお待たせしてしまうと、他社に遅れをとってしまう可能性もあります。

業務上必要な書類がクラウドを使って安全に利用できることで、取引先からの要望に迅速に応え、スピーディーな営業活動を行うことができます。

また、ビジネスチャット機能を活用すればスムーズなコミュニケーションが実現できるので、手間なく情報共有が可能です。

この商品・サービスがお客さまの課題を解決します

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