顧客満足度向上お客さまの要望にスピーディーに対応したい

ファクスの送受信をペーパーレスで行い、スピーディーに顧客への対応を行いましょう

こんなことでお困りではありませんか?

  • ファクスのやり取りや確認作業に時間がかかるため、お客さまをお待たせしてしまう…
  • ファクス受信文書の仕分け作業に時間がかかる…
  • 受注内容や過去のファクス内容を確かめるとき、目的の文書を探すのに苦労する…

CASE 1ペーパーレスで納期回答業務を行い、スピーディーに顧客への対応を行いましょう

具体的な解決方法はこちらペーパーレスで納期回答業務を行う

ファクスの送受信を電子化しパソコン上で管理できるソフトウエアを導入すれば自席を離れることなく、ファクス操作ができます。受信や送信の電子化によって紙で出力することなく、閲覧や書き込み、転送や保存をおこなうことができます。クラウドシステムと連携することで、タブレット端末で外出先からファクス内容を確認したり、受信通知を受け取ることもできます。受信したファクスは自動的に指定したフォルダに格納することができます。

このような効果が得られます業務効率が向上し、顧客対応をスピーディーに行う

ファクスの送受信内容がパソコン上で管理できるシステムを使えば、パソコンを操作するだけでファクスでの納期回答業務など短時間で正確に行うことができます。紙で出力された受信ファクスを取りに行ったり、ファクスを送るために書類を印刷したり、印刷物の中から必要なファクスを探す手間を省くことができるため、時間短縮だけでなく、回答のし忘れなどうっかりミスも抑制できます。日々多数のお客さまからいただくファクス受注文書は、電子化することで迅速で正確な回答を行うことができるようになります。ファクス送信文書は画像保存され、さまざまな条件で検索できるため、回答した後の情報保存や検索も効率化することができます。

この商品・サービスがお客さまの課題を解決します

CASE 2ファクスの仕分け作業を自動化し、スピーディーに顧客への対応を行いましょう

具体的な解決方法はこちらファクスを電子化し、仕分け作業を自動化する

複合機と連携したソフトウエアを使用すると、ファクスで送信されてきた書類を電子化し、自動で仕分け保存することができます。送られてきたファクス文書を登録名別や送信日時別・ファクス番号別や宛先別などに分けて自動的に振り分けます。納期確認や在庫確認の場合は、ファイル名を付与しての分類も可能ですので、迅速に納期や在庫回答を行う際に便利です。

このような効果が得られます業務効率が向上し、顧客対応をスピーディーに行う

ファクスを電子化し仕分け作業を自動化することで、手作業で仕分けていた時間を削減することができ、納期回答や在庫確認など受注関連業務の効率が向上します。紙で受信した場合に、パソコンや台帳での納期や在庫確認を行い、また手書きで返信をするという一連の業務が簡素化されるだけでなく、紙の紛失などによる人的ミスの抑制にも貢献します。後から目的の文書を探すときも分かりやすいファイル名で電子化されて分類保存されていますので、検索によって簡単に見つけることができます。
お客さまから過去のファクスの問い合わせがあった際もすぐに対応できるため、よりスピーディーな顧客対応を行うことができます。

この商品・サービスがお客さまの課題を解決します

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