グローバルサービス 導入事例三菱ふそうトラック・バス株式会社(2/3)

三菱ふそうトラック・バス株式会社

onBIZZサービス導入によるプリント環境の最適化

社内プリント環境の最適化を進めるためのパートナーの選定に当たっては、数社から提案をいただきましたが、サービス内容やコストなどのトータルバランスが良かったキヤノンに決めました。そして「TCOの削減」「利用状況の透明性の確保」「セキュリティーの向上」に必要な以下の取組みをはじめました。

  1. 機器配置の最適化
  2. 稼働状況の見える化
  3. セキュアプリントの導入

機器配置の最適化

まずは社内各部・各拠点に設置されている出力機器のメーカー・機種・台数・使用量について調査をキヤノンと行いました。そして調査結果を基に設置基準と新しく導入する機器(標準デバイス)を設け、それぞれの部署に必要なモデル・台数を設定し導入を進めました。
導入に当たって一番大変だったことは既存機の取扱いでした。特別な使用環境のために標準デバイスに置き換えが出来ない出力機器を除き、部門で購入したものなどを順次、すべて標準デバイスに入れ替えて行きました。その結果、本社・工場・セールスセンター全体で出力機器の台数は導入前の約1,000台の半分(約500台)に集約できました。(2008年スタート時)
最適配置の結果、各部署での機器管理業務はなくなり、空いたスペースも有効に活用できるようになりました。何よりユーザサービスで一番大切な「システムはいつでも、どこにいても利用できる」環境を構築することができました。

稼働状況の見える化

写真:ITインフラ部クライアントマネジメントチーム月次報告会

『OptiPrint』により最適化された環境維持とさらなる効率化のため導入当初より『稼働レポートサービス』の提供と『月次報告会』を行っています。稼働レポートには前月の「両面印刷」「ページ集約印刷」「カラー印刷使用率」などの管理指標のほか、部署毎の詳細な利用状況がまとめられています。『月次報告会』ではキヤノン担当者も含め『OptiPrint』関係者が集まり、レポート内容から次に取り組むべきポイントを話し合います。最終的に稼働レポート内容は情報化推進担当役員(CIO)へ報告され会社全体の改善活動に利用されます。
また、『OptiPrint』の利用状況はITインフラ部だけでなく全利用者にも公開され、利用者はいつでも『OptiPrint』の利用状況を確認することができます。利用状況の公開により利用者のコスト意識の向上が図られ、無駄な印刷の削減、集約印刷(両面印刷、ページ集約印刷)の利用率の向上などの改善が進みました。

セキュアプリントの導入

セキュアプリント

複合機に放置された印刷物による機密情報や個人情報の漏洩対策として「セキュアプリント」を全社で利用しセキュリティーの向上を図りました。
「セキュアプリント」ではパソコンから印刷指示した文書が複合機に一時的に保存され、複合機の操作パネルから再度印刷を指示することで初めてプリントアウトが開始される為、印刷物の放置による情報流出や無駄な印刷(印刷ミス)を減らすことができました。特に「セキュアプリント」により人事や経営情報など機密性の高い印刷を行う時など、他人による取り間違いなどの事故の防止にも役立っています。

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