グローバルサービス 導入事例Peugeot Azur コスト削減と効率アップ(2/3)

Peugeot Azur

ソリューション

キヤノンのコンサルタントチームは、まず第一歩として、Peugeot Azurの印刷・管理業務を十分に分析し、ニース、カーニュ=シュル=メール、アンティーブ、グラースおよびムージャンの5拠点における関連コストの削減方法を模索することから始めました。

「キヤノンは、プリンターの稼働台数、モデル、稼働状況、加えて、全体のコストを把握して、当社の印刷・管理プロセスをあらゆる側面から調査しました。」と、Morainville氏は続けます。「当社特有のニーズを十分把握したうえで、実際の稼働状況や既存機の生み出す効果を分析し、我々の中長期的な目標に対して達成できるかどうかを提示しました。」

Morainville氏は、管理プロセスが冗長であること、印刷技術が古くなってしまっていることが、喫緊の問題であることは理解していましたが、キヤノンのおかげで、不要なペーパーワークを行っていること、さらにそのペーパーワークを旧態依然としたハードウエアで行っていたことが再認識できました。

さらに、キヤノンが関与することで、文書管理プロセスに関する他の問題点も明確になりました。「キヤノンは、ある問題が別の問題を生み出していることを発見したのです。」と、Morainville氏は続けます。「お客さま向けの資料を大量に印刷することが、当社の保管・ファイリングプロセスに深刻な悪影響を与えており、より効率的なデジタル文書保存の必要性を感じさせていました。」

Peugeot Azurの現状のプロセスや、特有の要求事項を把握したうえで、キヤノンはPeugeot Azurの重役へ、文書管理・印刷ソリューションを提案しました。「それは印象的なプレゼンテーションでした。」と、Mourainville氏は振り返ります。「キヤノンは時間をかけて当社が成し遂げたいことを把握しただけではなく、当社が思いも寄らなかった方法や導入効果を提示してくれました。オフィスイメージングにおける幅広い経験を有するキヤノンだからこそ、それが可能になったのだと思います。」

キヤノンは、多数の他社のドットマトリクスプリンターを、効率的なマルチファンクションプリンター(MFP)に集約することを提案しました。このことは、それまでの複数の複雑な契約とそれに伴う多様な価格体系を統合することにつながりました。すべての業務をキヤノンのMFPで行い、複数の契約をページ単価によるシンプルな価格提示、契約に統合することによって、Peugeot Azurはそれまで余儀なくされていた煩雑な業務を軽減することができました。さらに品質上の観点からは、キヤノンのMFPの高度なレーザープリント能力によって、Morainville氏とそのチームが要望する文書の品質を実現することができました。

キヤノンは確実に文書管理プロセスを強化するために、文書管理ソフトウエアであるPlanetPress Suiteを導入してMFPとともに運用しました。これによって、文書の取り込み、フォーマット作成、処理および出力のための作業が自動化され、当社は生産性を大きく向上させました。

「PlanetPress Suiteによってあらかじめ印刷されたフォーム(書式用紙・帳票など)が不要となり、これまで他社のプリンターで印刷していた1,500枚を削減することが可能となりました。」、とMorainville氏は言います。「その結果、1,000枚の印刷コストが€250から僅か€5に減りました。それは年間で€20,000もの削減を意味し、私たちの期待を大きく上回っていました。」

Peugeot Azurの印刷業務の見直し最終ステップとして、キヤノンのコンサルタントチームは情報アーカイブ・情報検索のソフトウエアであるTherefore™の導入を薦めました。このソフトウエアは、当社の大量な文書のアーカイブと保管をしてくれます。つまり、ユーザーフレンドリーでユニバーサルなインターフェースを介してデジタル情報を自動的に保存することができるようになり、文書やファイルを探すための手間はなくなりました。
「Therefore™のシステムは重要な資産です。」と彼は続けます。「そのシンプルな情報保管・情報検索のシステムによって、当社社員は必要なすべての情報に効率的、経済的かつ安全にアクセスすることが可能です。」

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