キヤノンマネージドドキュメントサービス導入事例埼玉縣信用金庫(2/3)

「複合機を活用した出力環境の整備」と「管理業務のアウトソーシング」によりTCOの削減を実現

出力環境の構築と運用管理業務の効率化

業務改革推進本部では、メーカー数社に相談、提案を受けました。その中でもキヤノンからの「複合機による出力機器の集約と運用管理業務のアウトソーシングを行い、継続的なTCOの削減を行う」という提案を評価し、次の3つの対策を実施しました。

  1. 出力機器の集約と本部一元管理による業務の効率化
  2. 認証印刷システムによる情報漏洩対策
  3. アウトソーシングによるユーザーサポート体制の構築

出力機器の集約と本部一元管理による業務の効率化

まずは各営業店舗に設置されていたファクスやプリンターの利用を取りやめ、複合機に出力機能を集約しました。複合機の管理業務を本部総務部門の一元管理に変更し、コストの「見える化」と各営業店舗の機器管理業務の効率化を図りました。
また情報漏洩のリスク対策のため複合機のファクス番号などの宛先リスト(アドレス帳)の管理に関しても、社内(イントラファクス)と社外(外線)でのグループ分けを徹底するなど全社統一の登録ルールを決めました。宛先リスト(アドレス帳)の更新作業も本部からリモート作業で行うため、各営業店舗でのメンテナンス漏れや操作ミスによる誤送信のリスクを大幅に低減できました。

認証印刷システムによる情報漏洩対策

認証印刷システムによる出力
(イメージ)

出力機能を複合機に集約することで、それぞれの複合機の利用者と印刷枚数が増えることになり、印刷物の放置による紛失や取り間違いなどの潜在的な情報漏洩リスクが高まってしまいます。そのため新しく導入した複合機には情報漏洩の防止対策として職員カード(ICカード)を使った「認証印刷システム」を導入しました。「認証印刷システム」ではクライアントPCから印刷ジョブを実行した後、複合機に搭載されたICカードリーダに職員カードをかざすと本人の印刷ジョブのみが表示され、選択して印刷ボタンを押すことで初めて紙への印刷が行なわれます。この仕組みにより、印刷ミスや複合機のトレイに出力された紙が放置されることもなくなりました。

アウトソーシングによるユーザーサポート体制の構築

出力環境の構築に当たっては、キヤノンのアウトソーシングサービスを利用し、次のようなサポート体制を充実させることで職員(利用者)の利便性の向上を図りました。

その他に管理者サポート(業務負荷の低減)のために、複合機の遠隔監視システム「ネットアイ」を採用しました。複合機の稼働状況を常時監視してもらっているため、障害発生時の対応が早くなるだけでなく、複合機1台ごとの使用状況に応じ、キヤノンネットアイセンターサーバーから計画的に調整・部品交換を行うことで障害の発生を少なくすることができ、ダウンタイム(故障で利用できない時間)が大幅に減りました。消耗品の在庫管理もトナーの残量を検知し自動で配送されてくるため、手配の必要がなくなり、出力機器の集約の効果とあわせて在庫の種類や量を減らすことが出来ました。

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