同協会では、プレス機械やクレーンなどを取り扱う従業員のためにさまざまな安全講習を実施している。毎回の受講者数は30～50名。2～3日間の講習を終えた受講者には修了証が発行されるが、長年手書きの手帳形式やプリントアウトした紙をパウチ加工したカード形式のものが使われていた。

「手帳型の修了証は、氏名、住所、生年月日、講習履歴などの項目を肉筆で書き込まなければならず、約50人分の作業に1日中かかっていました。受講者にとっては将来ずっと使う大切な証明書なので慎重にならざるを得ず、とても疲れる作業でした」と話すのは、修了証の作成を担当している専務理事の村松宏さん。

また、カード型の修了証作成も、A4サイズにまとめて印刷した紙をカードサイズに断裁してからパウチするという手間のかかる作業が必要であった。

「せっかく苦労して作っても、正直見栄えはあまりよくありませんでした。講習を修了して、試験に合格した証として、喜んでもらえているだろうかという物足りなさは感じていましたね」と、村松さんは語る。

そこで、これらの修了証をプラスチックカードで見栄え良く作成できる受講管理システムの導入も検討してみたが、年間500～600枚程度の印刷枚数ではコストがかかりすぎて断念せざるを得なかったという。

そんな折に、キヤノンからプラスチックカードにカラー印刷ができるプリンターが登場したことを営業からの紹介で知った村松さんは、早速デモに来てもらうことに。実際に印刷されたプラスチックカードを見ると、想像以上に鮮明な印字で、顔写真もきれいにプリントできる。しかも、わずか1～2分で50枚印刷できるというスピードも申し分ない。これなら、受講者全員の修了証も短時間ででき上がり、すぐに手渡すことができる。

「初めてデモを見た時は『やった！』と心の中で叫びました。私がやりたかったことが、この小さなプリンターを1台追加するだけで実現できる。しかも、使い慣れたパソコンにつなげられるし、これまでの講習参加者の情報を蓄積してきたExcelのデータベースもそのまま使えるのですから言うことなしです」と、村松さんはすぐに導入を決めた。

燕西蒲労災防止協会では、カードプリンターと合わせてスキャナーも購入。受講者の講習申込書に貼られた顔写真を取り込んで修了証に直接印刷するために使っている。プラスチックカードの印刷には、キヤノン純正ソフトウエアの「ImageCreate SE」を利用。用意されているテンプレートを活用すればデザインも簡単にでき、Excelに入力した受講者データと連携させて印刷できるので、面倒な使い方を覚える必要もほとんどない。

「普段パソコンにさわっている人なら、直感的な操作ですぐに使いこなせるはずです」と、村松さんも、自分のパソコンから修了証を印刷するようすを見せてくれた。また、プラスチックカードだけでなく紙のカードにも印刷できるので、今後は職員の名刺印刷も内製化して、名刺印刷コストの削減もはかっていきたいという。