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トップ > ビジネスマナー [Vol.4] できる幹事の気遣いポイント
（Illustration：yoshifumi takeda）
接待の成否のカギを握るのは“段取り”だ。幹事には日程の調整、店や料理の選択、案内状の発送、会計などやるべきことは山ほどあるが、恐れることはない。その“段取り術”を見ていこう。
まずは日時の調整から。相手の都合は1～1カ月半前には聞いておくのがマナー。社内の出席者には、接待の予定日前後は調整ができるよう伝えておこう。並行して、上司には、接待の目的、社内交際費ルール、土産の必要性の確認を。次に重要なのが、もてなす相手の情報収集だ。どうすれば相手は喜んでくれるか――。
イマドキ マナー作法
そこに注力するのが幹事の務めだ。それには、もてなす相手の情報はあるほどいい。最低でも、酒や料理の嗜好、食材アレルギーの有無、住まいのエリア情報、行きつけの店のチェックは怠りなく。相手側の担当者や秘書の助けを借りればなお早い。
そして情報を基に店の候補を挙げていく。最終判断は店の下見をしてから決めよう。①店に電話 ②電話対応の良かった店でランチを食べてみる ③詳細にチェック（下見の際の7つのチェックポイント参照）の順に進めるのが効率的だ。
店の確定後は、出席者一人ひとりにメールで案内状を送りつつ、一方で店との打ち合わせを。個室内の設え、席次、乾杯のタイミング、料理を出す順番などを詰めておこう。そして、接待2日前には必ず店に予約の確認を。“○月○日○曜日○時”まで擦り合わせしておくと間違いない。
当日は20分前に入店し、店側と最終打ち合わせをしておく。相手を迎えた後は、もちろん目配りは必要だが、基本的には店に委ねればよい。一流の接客を提供してくれる店を選んでいれば、グラスが空になったときも、素早く対応してくれるはずだ。
会計は、終了時間15分前を目安にさりげなく席を立ち、済ませておこう。相手の帰る手段の確認・手配もこの時にお忘れなく。
さて後日。記念写真があれば、添えてお礼メールを送付する。幹事が持つべき心構えは “奉仕の心”。最後まで「相手を喜ばせたい」という気持ちで臨んでほしい。
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