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  • 研修では教えてくれない“イマドキ”ビジネスマナー
  • 2016.12.01

[Vol.4] できる幹事の気遣いポイント

接待が成功するか否かは、ほぼ“段取り”で決まる。店選びは相手の情報収集から。

(Illustration:yoshifumi takeda)

接待の成否のカギを握るのは“段取り”だ。幹事には日程の調整、店や料理の選択、案内状の発送、会計などやるべきことは山ほどあるが、恐れることはない。その“段取り術”を見ていこう。

まずは日時の調整から。相手の都合は1~1カ月半前には聞いておくのがマナー。社内の出席者には、接待の予定日前後は調整ができるよう伝えておこう。並行して、上司には、接待の目的、社内交際費ルール、土産の必要性の確認を。次に重要なのが、もてなす相手の情報収集だ。どうすれば相手は喜んでくれるか――。

イマドキ マナー作法

下見の際の7つのチェックポイント

1 お店までの道順
案内状を書くときに役立つ。
2 玄関周り
第一印象を左右する場所。ビールケースや段ボールなどが置かれていないか。
3 入り口近くのスペース
スペースに空きがあれば、退店時の混雑を防げる。
4 入店後の「いらっしゃいませ」
この言葉がすぐに掛かれば目配りができている証し。
5 ランチではランチセットより、ディナーに近い料理を食べる
味付けや量の具合が分かる。
6 トイレ
ごみはたまっていないか、掃除が行き届いているか。
7 ハンガー
人数分以上の数がそろっているか。

そこに注力するのが幹事の務めだ。それには、もてなす相手の情報はあるほどいい。最低でも、酒や料理の嗜好、食材アレルギーの有無、住まいのエリア情報、行きつけの店のチェックは怠りなく。相手側の担当者や秘書の助けを借りればなお早い。

そして情報を基に店の候補を挙げていく。最終判断は店の下見をしてから決めよう。①店に電話 ②電話対応の良かった店でランチを食べてみる ③詳細にチェック(下見の際の7つのチェックポイント参照)の順に進めるのが効率的だ。

店の確定後は、出席者一人ひとりにメールで案内状を送りつつ、一方で店との打ち合わせを。個室内の設え、席次、乾杯のタイミング、料理を出す順番などを詰めておこう。そして、接待2日前には必ず店に予約の確認を。“○月○日○曜日○時”まで擦り合わせしておくと間違いない。

当日は20分前に入店し、店側と最終打ち合わせをしておく。相手を迎えた後は、もちろん目配りは必要だが、基本的には店に委ねればよい。一流の接客を提供してくれる店を選んでいれば、グラスが空になったときも、素早く対応してくれるはずだ。

会計は、終了時間15分前を目安にさりげなく席を立ち、済ませておこう。相手の帰る手段の確認・手配もこの時にお忘れなく。

さて後日。記念写真があれば、添えてお礼メールを送付する。幹事が持つべき心構えは “奉仕の心”。最後まで「相手を喜ばせたい」という気持ちで臨んでほしい。

篠原あかね 氏
スマートコミュニケーションズ代表。リクルートの組織活性化事業部で研修、秘書などの業務に携わり、後にアヴァンティスタッフにてビジネスマナー講師活動を開始する。社員時代に幹事として多くの宴会をプロデュース。培ってきた幹事のスキルを体系化する。著書に『宴会を制する幹事は仕事も制す。』(スタジオタッククリエイティブ)など。

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