キヤノンマーケティングジャパン株式会社グループのIT推進の取り組み

業務プロセスを改革するRPA

RPA推進方法とロボット社員の管理

キヤノンマーケティングジャパングループ(以下、当社グループ)は2016年より多様な業務の生産性を上げる仕組みのひとつとして「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の導入を進めてきました。2018年3月よりRPA推進部を新たに設け、本格的なRPA活用に乗り出しています。

部門主導でRPA化を進めるボトムアップ式と、部門からの申請を受けてRPAを構築するトップダウン式の両面でRPA化を推進しています。ボトムアップ式の場合、構築した後にロボットが属人化する、いわゆる“野良ロボット”になりやすいため、全社統一ルールの下でRPAをマネジメントしています。

いずれの方式においても、構築するロボットには個々に社員コードを割り振り、実際の社員と同様に、実組織に所属させ所属長の責任で管理しています。

生産性向上のためのRPA推進

当社グループはRPA推進の目的は生産性の向上であり、業務改革の延長線上にあるものと考えています。RPA化の際に、必ず既存業務の見える化とマニュアル化を実施します。その過程で、まず業務プロセスをシンプル化し、そのうえでPRAをはじめとするITツールを駆使して自動化する。そうすることで、大きな成果を生み出すようにしています。

また、各社の情報システム部門と連動し、グループ全体のRPA活用をさらに加速していきます。このほか、RPA推進部では、自社のRPA活用で得られたノウハウを基に、営業部門を支援する目的でRPAの「外販」をサポートする活動を展開しています。

カスタマーエンジニアの生産性向上とワークスタイル変革

サービスレポート電子化プロジェクト

グループ企業のキヤノンシステムアンドサポート株式会社は、タブレットスタイルの2in1PCを活用したサービスレポートの電子化を2018年8月より開始しました。

サービスレポートは、カスタマーエンジニア(以下CE)がオフィス複合機などの点検・修理を実施する際に、お客さまに作業報告を行い、その内容を記し、お客さまの署名・捺印を頂いた上で提出するための作業報告書です。

機種ごとに異なっていた帳票を共通化し、従来は手書きであったサービスレポートを電子化したことで、見やすくわかりやすいサービスレポートでの作業報告により、お客さまの顧客満足度向上を実現しています。また、電子化されたことでリアルタイムでのシステム登録が可能となり、CEの帰社後の業務や、登録業務に関わる間接部門の業務時間を大幅に削減することができました。

BEFORE レポート作成:1.機種により異なる帳票 2.手書きでレポート作成→お客さまへ報告:3.帳票を左右に切り離す 4.OCR登録用を持ち帰る→レポート登録:5.CE:帰社後PDF化・保存 6.業務:OCR処理にてテキスト化後にシステムへアップロード AFTER レポート作成:1.全機種共通フォーマット 2.タッチパネルで入力→お客さまへ報告:3.タブレット画面で報告 4.電子サイン機能→レポート登録:5.システム登録 6.レポートPDFメール送信
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