ファクス受信した文書を共有フォルダーに転送する方法

ここでは、以下のケースで「ファクス受信した文書を共有フォルダーに転送する方法」を説明します。
 A社（FAX番号：0011111111）から届いたファクス受信文書は、営業チームのサーバーに転送する。
 A社以外から届いたファクス受信文書は営業事務のBさんのコンピューター（共有フォルダー）に転送する。
 ファクス受信文書が転送されたら、Bさんにメールで通知する。

 転送先をアドレス帳に登録する
 ファクス受信文書の転送設定をする
 転送されたファクス受信文書を確認する

必要な条件

ファクスを使用できる  送信機能が利用できる  ネットワークの設定がされている

■転送先をアドレス帳に登録する

 「営業チームのサーバー」をアドレス帳に登録する
 「Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」をアドレス帳に登録する
 BさんのEメールアドレスをアドレス帳に登録する

「営業チームのサーバー」をアドレス帳に登録する
 1.
（設定／登録）を押します。
 2.
［宛先設定］→［宛先の登録］→［新規宛先の登録］を押します。

 3.
［ファイル］を押します。
 4.
「営業チームのサーバー」へのパスなどを入力します。

 5.
［OK］をクリックします。
「営業チームのサーバー」がアドレス帳に登録されました。

「Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」をアドレス帳に登録する
 1.
［新規宛先の登録］を押します。

 2.
［ファイル］を押します。
 3.
「Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」へのパスなどを入力します。

 4.
［OK］をクリックします。
「Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」がアドレス帳に登録されました。

BさんのEメールアドレスをアドレス帳に登録する
 1.
（設定／登録）を押します。
 2.
［宛先設定］→［宛先の登録］→［新規宛先の登録］を押します。

 3.
［Eメール］を押します。
 4.
「BさんのEメールアドレス」のアドレスなどを入力します。

 5.
［次へ］→［OK］を押します。
「BさんのEメールアドレス」がアドレス帳に登録されました。

メモ

転送設定を行う前に、［スキャンして送信］機能を使って、登録した宛先にきちんとデータが届くことを確認しておきましょう。

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■ファクス受信文書の転送設定をする

1.
システム管理者としてログインします。
 2.
（設定／登録）を押します。
 3.
［ファンクション設定］→［受信/転送］→［共通設定］を押します。
 4.
［転送設定］→［登録］を押します。

 5.
［転送条件］を押します。

 6.
［受信手段］で「ファクス：回線共通」、［相手先番号］で「が以下と等しい」を選択します。

メモ

回線増設キットやIPファクス拡張キット装着した場合、［受信手段］で任意の受信回線を選択して転送条件を設定することができます。 例 　回線増設キットとIPファクス拡張キットを増設している場合、以下の項目が表示されます。

 7.
［相手先番号］にA社の番号「0011111111」を〜（テンキー）で入力し、［OK］を押します。

メモ

相手先ファクスの基本登録番号は、ゼロ発信、スペース、国番号を利用している場合があります。これらの有無で転送条件は変わりますので気をつけましょう。有無が不明である場合は、［が以下と等しい］を選ばず、［が以下を含む］を設定するとよいでしょう。 例： 相手先の基本登録番号が「03-3123-XXXX」か「003-3123-XXXX」か不明なときは、［が以下を含む］ 「03-3123-XXXX」と設定します。  ハイフンやスペースの入力は省略できます。 「03-3123-XXXX」 は 「033123XXXX」 と入力します。

 8.
［転送条件名］を押し、「A社からのFAX」と入力して［OK］を押します。

 9.
［転送先］を押します。

 10.
［アドレス帳］を選択します。

 11.
登録した「営業チームのサーバー」を転送先として選択したあと、［OK］を押します。

 12.
［ファイル名］を押し、「A社からのFAX」と入力して［OK］を押します。

ファイル名は、転送先のファイルサーバーに格納されるファイルに付ける任意の名称です。
名称の後ろには必ず西暦月日時秒のタイムスタンプ（201209011230など）がつきます。名称を設定しない場合はタイムスタンプのみ付加され、削除できません。
 13.
［転送終了通知］を押します。

 14.
BさんのEメールアドレスを選択して、［OK］を押します。

 15.
［OK］を押して閉じます。

 16.
登録した転送設定を選択したあと［条件のON/OFF］を押して、条件を「ON」にします。

「A社から届くファクス受信文書」が「営業チームのサーバー」に転送されるようになります。

メモ

「OFF」にしておくとファイルサーバーに転送されずにプリントされるので注意が必要です。

続けて、A社以外から届くファクス受信文書をBさんのコンピューターにある共有フォルダーに転送するための設定を行います。
 17.
［条件なし転送の登録］を押します。

メモ

他の転送条件にあてはまらないファクス受信文書すべてを転送対象にする場合は、［条件なし転送の登録］を選択します。  「条件なし転送」の設定を行わない場合、A社以外から届くファクス受信文書は転送されず、プリントまたはメモリー受信されます。

 18.
［転送先］を押します。

 19.
［アドレス帳］を押します。

 20.
登録した「Bのフォルダー」を転送先として選択したあと、［OK］を押します。

 21.
［転送終了通知］を押します。

 22.
BさんのEメールアドレスを選択して、［OK］→［OK］を押します。

 23.
転送設定に「条件なし転送」が表示されます。「条件なし転送」を選択し、［条件のON/OFF］を押して「ON」に設定します。

「A社以外から届くファクス受信文書」が「Bさんのコンピューターにある共有フォルダー」に転送されるようになります。

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■転送されたファクス受信文書を確認する

 1.
ファクス受信文書が転送されると、以下のようなメールが届きます。必要に応じてファクス受信文書の確認を行ってください。
画面は、Microsoft Outlookのものです。

A社からファクス受信文書が届いた場合の、通知メールとファクス受信文書の例


A社以外からファクス受信文書が届いた場合の、通知メールとファクス受信文書の例

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