文書管理プロ：使い方はコピーを取るのと大して変わらない簡便さなので、心配無用です。しかもスキャナでデータ化してしまえば、コピー用紙を消費しませんし、コピーした紙の置き場所も不要ですから、コピーを取っておくか迷っていたプリントも気にせずどんどん控えが取れます。学年が変わって、もういらないと判断すれば、その時点でデータを削除すればいいでしょう。紙と違って、捨てるときシュレッダーにかける手間もかかりません。

Cさん：ほほう、そう聞くと興味がわいてきました。ただ、プリントにせよテスト用紙にせよ、枚数が多いのですが大丈夫でしょうか。スキャンに時間がかかるようだと長続きしないですし、採点や授業の準備に支障をきたしそうで怖いですね。

文書管理プロ：それなら大丈夫です。キヤノンの「DR-C225W」なら、標準的な解像度とされる、カラー300dpiでも毎分25枚のスキャンが可能です。原稿は30枚を同時にセットできるので、1クラス全員のプリントもほんの1～2分あればスキャンできるでしょう。

Cさん：そんなに短くて済むんですか。であれば大量のプリントでもすばやく処理できますね。机の上に山積みになっている、職員会議や教科会議、学年会議の資料なども、スキャンして原本を処分してしまえば、すっきりと片付きそうです。

文書管理プロ：はい。紙のままだと紛失や盗難の危険もありますし、机の上に置いたままだとのぞき見られる可能性もありますが、スキャンしてデータ化すればそうした心配もありません。特に重要な資料はスキャンの際にパスワードを設定しておけば、悪意ある第三者に閲覧されるリスクがさらに低くなりますよ。あと、先生同士で資料を共有したい場合も、スキャンをすれば簡単に共有できます。

Cさん：なるほど、過去に使った練習プリントをスキャンして保管しておき、先生同士で共有する、といったニーズは確かにありますね。聞けば聞くほど便利で、身も心もスッキリできそうだなあ。

文書管理プロ：ちなみにDR-C225Wなら、学校でよく使われるB4サイズの紙も、半分に折りたたんでスキャンするだけで、表面と裏面をソフトウェアが結合してもとのB4に復元してくれるので便利です^※。他社の製品では折りたたんでから透明なシートに挟んでスキャンしなくてはいけない場合もありますが、DR-C225Wなら折りたたんだあとそのまま原稿台にセットできるので楽ですよ。

• ※ 半分に折ってのスキャンは1枚ずつの手差し給紙となります。

Cさん：いいですね。実のところ、私はITにあまり詳しくないのですが、これを機にスキャナによるデータ管理術を学ぶつもりで導入したいと思います。学校のIT化が進んでいく中で、教師としてもITを活用していきたいですからね。最近はデジタルに強い生徒も多いのですが、負けていられませんよ。

• ※ この記事は9月7日にITmediaに掲載された記事を再編集したものです。

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