ドキュメントファイリングシステムReport Shelter 6特長

Report Shelter

Report Shelterとは

優れたユーザビリティと強固なセキュリティー機能、豊富なカスタマイズ実績とノウハウのファイリングシステム。

「Report Shelter 6」は、紙文書のイメージ取込みから検索項目等の登録・検索/閲覧・保管までの機能を備えており、紙文書からの情報資産を効率的かつ安全に管理できるドキュメントファイリングシステムです。主な特長は、(1)大量の紙文書を効率的かつ確実に電子化が可能、(2)誰でもすぐに使えるシンプルな操作性、(3)お客様の業務プロセスに合わせたカスタマイズ対応が可能、(4)他業務システムとの連携を実現できる点などです。ERPやCRMなどの業務システムとのシームレスな連携では、Webサービスを経由してReport Shelter内の文書イメージの検索等が可能になります。その他オプション機能として「自動登録オプション」、「e文書オプション」、「セキュリティ強化オプション」、「URL連携オプション」をラインアップしており、管理対象ドキュメントの特性・機密性に適した管理・運用のご提案が可能です。また、通常のパッケージでは実現できないカスタマイズ対応が可能なことで、お客様のご要件に合った最適なシステムの導入が可能となります。

導入メリット

紙文書の増加に伴う保管スペースの増大、書類を探し出して取り出すための人的・時間的コストの肥大化、さらには原本遺失や情報漏洩のリスク増大などの共通課題を解決する仕組みとしてのメリットがあります。また、企業において重要なテーマである内部統制やコンプライアンス(法令順守)、BCP対策(事業継続計画)などの体制強化に向けて、業務改善やガバナンス強化、そして企業価値向上をサポートいたします。お客様の業務変革やニーズの変化にも柔軟に対応しうる「Report Shelter 6」は、重要な情報資産を継続的かつ安全に管理活用していくための支援をいたします。

Report Shelter 導入のメリット

スキャン

さまざまな紙文書を最適にスキャン

「スキャンクライアント」は、キヤノン製ドキュメントスキャナーimageFORMULAシリーズが持つ機能を最大限に引き出すことが可能です。例えば、画像の傾きを自動的に補正する「斜行補正」、サイズが異なる原稿を自動的に検知する「用紙サイズ自動検知」、原稿が重なって給紙された場合に検知して紙の搬送を停止する「重送検知」や白紙ページを自動的に消去する「白紙スキップ」などの機能制御が可能です。また、スキャン時にバーコードまたはQRコードを認識してコードに含まれる値を検索項目に取込むこともできます(要スキャナーオプション)。このようなスキャナーからの直接的な取込み方法のほか、複合機や他社製スキャナーなどでスキャン生成されたイメージファイルの取込も可能です。取込み方法としては、「ファイルの直接指定」、「フォルダの指定」、「CSVによるファイル指定」が行えます。こうした機能をご利用いただくことで、集中スキャン型から分散スキャン型まで幅広い運用が可能です。

登録

効率的なキー項目の登録

スキャン取込みしたデータに最大64項目までのキー項目を設定・登録することが可能です。イメージデータを確認しながらキー項目を逐次入力できる以外に、より効率的な登録が行える機能を備えています。あらかじめマッチングデータ(キーコードと値)登録がなされていれば、コード入力だけで関係項目に値をセットできるキーマッチング機能がそのひとつです。項目の属性に対応した入力チェック機能も有し、入力必須・桁数・英数・日付・リスト選択入力チェック等がはたらくことで、確実なデータ登録を支援いたします。スキャンクライアント環境では、バーコードまたはQRコード認識による取込み後、その値で自動的に登録まで完了することも可能です。さらに「自動登録オプション」では、複数のファイルを一括で自動登録することができます。CSVファイル(ファイル名+キー項目値)とイメージファイルのデータをもとに自動的に登録可能です。このような仕組みにより、キー項目の登録作業を大幅に効率化できます。

Report Shelter 登録

検索・閲覧

スピーディーで確実な検索・閲覧を実現

検索条件は最大32項目まで設定でき、キーワード検索のほかにAND、OR、部分一致などの条件を付けて検索することが可能です。さらにロット番号や登録日などの検索項目を付けることで、閲覧したい文書を検索することができるほか、アクセス権に応じたページ削除や検索項目の内容更新などの制御も可能です。また、検索のみに特化した「Webクライアントライト」を使用することで、お客さまの規模にあわせた運用を可能としております。さらに、URL連携(オプション)を組み合せることでERPなどの他システムからURLを介して直接表示することも可能です。

Report Shelter 検索・閲覧

保管

増大するデータや機密性の高いデータも安全に管理

登録したデータは、サーバのディスク内に保管されますが、イメージデータの容量増大等を考慮して、マルチ(複数)ドライブへの格納を設定できます。また、外部メディア保存用の出力データも作成可能です。暗号化オプションではデータの暗号化が可能となり、機密性の高いデータを安全に保管します。また、データのアクセス監視として、ユーザーはもとより管理者の操作ログも保管されます。

幅広いビジネスの領域で、真価を発揮します

企業・保険業

製造業

流通サービス業・その他

一般企業共通

主な機能

スキャン スキャン取込み シングルページ取込み、マルチページ取込み、回転取込み、バーコード認識(※スキャナオプションの「バーコードモジュール」使用)、QRコードコード認識(スキャナオプション「2Dコードモジュール」使用)、生成ファイルフォーマット:TIFF、PDF、JPEG
ファイル取込み イメージファイル+検索キー(入力データもしくはCSVファイル)の同時取込み
フォルダー取込み あらかじめ指定されたフォルダーからのファイル取込み
登録 データ登録項目 最大64項目の設定が可能(文書グループ単位)
表示機能 回転、拡大/縮小、ページめくり、サムネイル表示、縦・横フィット選択、イメージ表示基点選択機能
マッチング機能 ユニークキーによる複数インデックスの登録
登録方法 新規登録、保留登録
自動登録 バーコードまたはQRコード読み取り時の自動登録機能、取込み時必須キー入力による自動登録機能
検索・参照 検索機能 キーワード検索、AND/OR条件検索、部分一致検索、ソート、検索結果ファイル出力検索指定キーは最大32まで
日報/月報作成 日単位、月単位でのスキャン件数表示、印刷
キーメンテナンス 検索キー設定、リスト選択登録
ユーザー/グループ設定 ユーザーパスワード制限設定機能(最低桁数、英数混合)、ユーザーをグループ化
文書グループ設定 文書管理グループを99までサポート
保管・管理 アクセスログ ユーザー操作ログ取得機能、管理者操作ログ取得機能、認証ログ取得機能
更新処理 メディア用データ出力、エクスポートデータ作成、イメージ削除

Report Shelter お問い合せ

Report Shelter に関するお問い合せは、専用フォームからお願いします。

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