数多くの企業変革を支援してきた知見やプロダクトの後押しを受け
グループ内の連携強化を目指した先進的な職場環境を構築
旭化成株式会社様 導入事例

業種
総合化学メーカー
従業員数(連結)
39,283人(2019年3月31日現在)

本社移転を機にオフィスのあるべき姿を見つめ直し、次世代の働き方を創出する旭化成株式会社

日本を代表する総合化学メーカー・旭化成株式会社は、2008年、日比谷の再開発スタートをきっかけに神保町へ本社を移転しました。そして2018年、再開発事業の完了とともに日比谷へ本社を戻すことを決めた同社では、「日比谷移転プロジェクト」と題し、中期計画のキーワードであるConnectを念頭に置いた働き方改革への取り組みを開始。多角的な事業展開により育まれた多様な人材のつながりを強化し、今一度総合力を発揮していこうというのがその狙いでした。総務部長の寺田氏が語ります。「日比谷は、当社がかつて50年以上にわたって本社を置いていた特別な場所。その地に戻るからには、変えられるものは一気に変えて、新しくスタートしたいと思いました。

一からオフィスをデザインし、つながりが生まれやすい環境を整備することにしたのです。多角化は当社の強みであることには違いないのですが、ともすると横の連携が生まれにくく、さらなる会社の成長を考える上で大きな課題となっていました。これまでは社員同士が互いにつながろうと思っても、フロア間の隔たりをはじめ、さまざまな制約がありました」。移転プロジェクトの方針として掲げられたのは、イノベーションの促進、生産性の向上、多様な働き方への対応という3つのコンセプト。移転前の17年1月に正式にプロジェクトが動き始めました。「10年ぶりの引っ越しで、なおかつ3,000人規模の大移動ということで、まず専門のコンサルタント会社にプロジェクトマネージャーを外注。各事案についてはその都度、パートナー企業様にお声がけしながら進めました。キヤノンマーケティングジャパンは移転に際しての弊社の課題を的確に捉え、複合機などのハードウェアのみならず、ペーパーレスやConnectを実現するための数多くのアイデアを積極的に提案してくれました」。

(掲載:2019年12月)

「信頼できるパートナーとともに、つながりが生まれやすいオフィス環境を整備したい」

Mission01:紙削減活動支援まずは文書管理のルールを作成すべきという
他社にはなかったアプローチを好評価

企画総務室長の志田原氏が語ります。「当社はとにかく紙をよく印刷する会社だったのですが、紙に縛られていると物理的なスペースが必要で、情報の共有化という観点でもなかなか上手くいかないことが多々ありました。

ペーパーレス化しないといけないという意識は以前からあったものの、会社の取り組みとしてはなかなかできていなかったというのが実情で、個人の判断でやっていたレベルでした」。

文書管理のルールとして「文書分類基準表」を作成

では、全社的なペーパーレス化は実際にどのような手順で進められていったのでしょう。「最初にいくつかの企業に声をかけさせていただき、どんなソリューションがあって、具体的にどのような形で削減していくのかをお尋ねしました。

その中で、キヤノンマーケティングジャパンから出てきたのが、文書分類基準表というものを作成し、それに基づいて書類を管理するというアイデア。削減プロセスの提案だけでなく、文書管理のベースとなる基準を作成するところからフォローしてくれる企業は他になく、ペーパーレス化推進のパートナーは、キヤノンマーケティングジャパンを置いて他にないと確信しました。もともと書類の削減目標として掲げていたのが30%で、今現在の削減値がおよそ20%。この4月から本格導入し始めた在宅勤務制度を定着化するうえで、ペーパーレス化、電子化という取り組みは欠かせないものですし、文書分類基準表は働き方改革を後押しする重要なツールになっています」。

総務部長 寺田秋夫氏
総務部 企画総務室室長 志田原周作氏
総務部 企画総務室 須本純代氏

ペーパーレス化により、在宅勤務時の負担軽減と効率化を実現

また、企画総務室の須本氏は在宅勤務を経験した立場から、次のように語ります。「自宅だとちゃんとしたデスクがあるわけではないので、大量の資料を持ち帰って仕事をするのは本当に不便でした。移転プロジェクトで多くの紙資料が電子化されましたので、在宅勤務時に紙資料を持ち帰る必要がなくなり、効率的に仕事ができるようになりました」。

Mission02:複合機の適正配置専門家による稼働状況の分析の下
複合機を適正な台数に削減

「神保町に移転した時に、複合機を144台導入しました。その後、適正配置をキヤノンマーケティングジャパンに依頼したのですが、出てきた数字を見た現場からそれは困る!とかなりの抵抗にあいました。結果、余裕を見て122台の設置にとどめたのですが、大きな問題は発生せず、業務に支障はありませんでした。複合機を過剰に配置すれば無意識に多くの紙を印刷することになり、働き方改革を阻害する要因にもなるとのキヤノンマーケティングジャパンからのアドバイスを受け、今回の移転ではさらに90台に減らしました。これも当初はもっと欲しいという声が聞こえていましたが、会議資料の配布方法を見直すなど、紙を出さない仕掛けを考えながら業務を進めていただいています。結果として、印刷枚数は全体で14%の削減と、明らかに減っています。徐々にですが、社員の意識改革が進んできていると実感しています」と志田原氏

中には自分で気づかないうちに複合機を使って過剰に印刷しているというケースも

また、社員に向けて何かアナウンスをしているのですか?の問いに対し、須本氏は次のように答えます。「先ほど志田原から14%削減とお伝えしましたが、検証の結果、ある部署だけ増えていたんです。自分自身が気づかないうちに過剰に印刷をしているということもあるので、まずは実態を知ってもらうために、枚数の実績をイントラネットに載せるようにしました。これも多くの知見を持つキヤノンマーケティングジャパンからのアドバイスによるものです」。

Mission03:生産性の高い会議の実現長寿命かつ高輝度なプロジェクターを導入し
積極的に議論を交せる環境を構築

より効率的で生産性の高い会議を実現するために、今回プロジェクターやモニターなどの設備を拡充した同社。

具体的な設置状況や狙い等について質問したところ、志田原氏は次のように答えます。「大会議室やコネクトエリアなど、さまざまなロケーションに、長寿命かつ高輝度なレーザーモデルのプロジェクターを計16台設置しています。

部署の垣根を超えてアイデアがつながる「コネクトエリア」

フロアに設けられているコネクトエリアは今回の移転プロジェクトの目玉の一つで、複数の拠点と同時につながったり、資料をスムーズに共有できたりと、さまざまな使い方ができるスペース。そこにプロジェクターがあることで、新商品の発表会や部署内でのちょっとしたミーティングに使用するなど、コミュニケーションの活性化につながっています。

また今回、その他の会議室においても、モニターなど何らかのディスプレイを標準装備しており、さらにSkypeができるスピーカーとカメラが一体になった機器も設置するなど、他の拠点ともすぐにつなげられるようになっています。

従来型の紙を見ながら対面で実施する会議と比べると、生産性が大きく向上しました」。

Mission04:効果的な情報発信新たな情報発信スタイルの提案を受け
複合機コーナーにデジタルサイネージを導入

志田原氏は続けます。「サイネージは、複合機がある場所に設置しています。全部で40台です。印刷のちょっとした待ち時間に鮮度の高い情報を発信してはどうか、というキヤノンマーケティングジャパンからの提案は非常に説得力がありました。流すコンテンツは、基本はお知らせ系で、例えばお掃除の日程や複合機のメンテナンスの案内、健康お弁当のPRといったものですね。その部署でPRしたいことについて申請していただき、用意してもらったファイルをこちらでアップするという手続きをとっています。すぐに飽きるのではないか、という懸念もありましたが、今も各部署から毎日のように申請があります。

個別で伝えるべき内容とは一線を画した、ライトな情報伝達に最適

全体で流すコンテンツの他に、フロアごと、グループ会社ごとで流すコンテンツを変えることも可能で、中には社長メッセージやそれぞれの地域情報を相互に流すといった使い方をしているところもあります。従来どおり、社員に必ず伝達しなければならない情報はもちろん個別でメール配信しますが、会社にはもう少しライトな情報もたくさんあるじゃないですか。そういった情報をアクティブに発信し、情報共有を活性化することが、デジタルサイネージを導入した一番の動機ですね」。

Next Challenge名刺管理システム導入により複合機を有効活用
今後もいい提案があれば
積極的に検討していきたい

最後に、今後の移転プロジェクトの展開について伺いました。

「最近、新たに名刺管理システムを導入しました。名刺をデータで保存することによるセキュリティ向上や、ペーパーレスなどが目的ですが、最大の狙いは情報の共有です。同じお客さまでも、売り買いの関係があったり、知らない間にお付き合いがある場合があります。情報を共有することでシナジー効果を狙います。ただ、この時代、情報共有といえども全ての情報をオープンにすると問題があるので、電話番号など細かいところはマスキングするといったルールを一緒に構築していただきました。複合機の原稿台から直接名刺情報を登録できるので、非常に使い勝手が良いですね」と須本氏。続けて寺田氏が「イノベーションだ、生産性の向上だと言ってはみたものの、まだまだ昔気質のところがある会社です。他社に比べて遅れているようなことがあれば遠慮なくご指摘いただきたいですし、当社にとって面白い製品・サービスがあればぜひまたご提案いただけたら嬉しいです」と締めくくってくれました。日本を代表するトップメーカーの挑戦に、今後も注目です。

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