第一三共 RDノバーレ株式会社 様 導入事例

ノンプログラミングでのシステム開発で煩雑な申請業務を効率よく一元管理

  • 業種医薬品研究開発企業
  • 従業員数372名(2018年4月1日現在)

グローバル研究開発機能の一翼を担う、第一三共RDノバーレ株式会社

医薬品産業を取り巻く環境が世界規模で大きく変化する中、革新的創薬を支える技術基盤プラットフォームと高品質な臨床開発業務プロセスの構築・運用により第一三共グループのグローバル研究開発機能の一翼を担う会社として2011年に誕生したのが、第一三共RDノバーレ株式会社です。
同社では、2020年をめどにあらゆる申請業務を一元管理することを構想。その先駆けとして実施されたのが、SpaceFinder®の導入による遺伝子組換え実験申請システムの構築です。
詳しい導入の背景や選定理由などについて、研究推進部の小島氏をはじめ、開発・運用に携わる管理部の吉田氏、実際にシステムを利用している研究推進部の谷本氏、生物評価研究部の御座氏の4名に伺いました。
(掲載:2018年12月)

01導入背景効率的な運用とリスク回避の2点から各種申請業務の効率化・一元管理が急務に

第一三共グループの研究開発の一翼を担う同社では、煩雑化していた申請業務を根本から見直す必要性に迫られていました。今回の導入を指揮する小島氏が語ります。

煩雑化を極め、早急な対策が必要だった申請業務

研究推進部 研究管理G主査
小島 克彦氏(写真上)
管理部 業務G主査
吉田 満帆氏(写真下)

「申請業務はExcelでの申請書作成に始まり、メールによる校閲、遺伝子組換え実験安全委員会委員事務局のチェック、電子決裁システムでの承認とフローが煩雑で、今後、もっと実験が増えていく、増やしていくことを考えると申請業務の効率化が急務となっていました。研究業務で発生する様々な申請業務は業務プロセスの中で全て繋がっているのですが、Excelやメールでの運用では情報共有ができず欲しい時に欲しい情報を検索して入手する事が出来ませんでした。」
「またもう一点、リスク回避という側面もあります。例えば、ある薬検体が法令上「劇物」に該当すると判断された場合に、それがきちんと劇物として取り扱われていることを確認する必要がありますが、メールやExcelによる運用では申請漏れなどのリスクを抱えており、一つ間違えればコンプライアンス上の大問題になりかねません。効率的な運用とリスク回避の2つの観点から各種申請業務の効率化・一元管理を検討し始め、その第一弾としてフォーカスしたのが最も複雑な申請業務である遺伝子組み換え実験の申請業務だったのです。」

02選定理由必要な機能をバランスよく備えている上にノンプログラミングで構築できることが魅力だった

では、導入製品の決定までにはどのようなプロセスがあったのでしょう。システム担当の吉田氏が語ります。
「当初はクラウド型でワークフローと文書管理ができるシステムの導入を目指し、Webや展示会で情報収集をしていきました。そして数十種類の製品が候補として挙がりましたが、ワークフローと文書管理の両方に長けたものはなかなかなく、バランスの良さそうな製品があっても、今度は管理できる項目数が要求に合わないなど、決定打に欠けました。

数十種類の製品の中で最も要望に合致していたSpaceFinder

そんな中、かねてから取引のあったキヤノンマーケティングジャパンから研究開発のテーマ管理に使える製品として提案を受けたのがSpaceFinderでした。ワークフローと文書管理はもちろん、帳票間の情報連携機能もある上に、それらのシステムをノンプログラミングで構築できるというのは非常に魅力でしたし、まさに私たちの求めるものに合致していると感じました。

デモの段階である程度動く帳票サンプルを見せてもらえたことが最終的な決め手に

決定的だったのが、導入後の運用が想像できる遺伝子組み換え実験申請の帳票サンプルを短期間で構築していただき、それまでのExcelの申請書とほとんど変わらない帳票をつくって見せてもらえたこと。実際の使い勝手や対応力を目の当たりにし、これなら今のプロジェクトの要件を満たせそうだということで、導入を決めました」

  • 研究推進部 研究管理G主査 谷本 達夫氏
  • 生物評価研究部 蛋白質発現G主任研究員 御座 親弘氏

03導入後の成果作業のスピードや正確性が高まりコンプライアンスの面でもリスクが解消

製品導入後、吉田氏自ら開発を担当し、2018年6月にいよいよシステムの稼働をスタート。それから約5ヶ月、同社の社内ではどのような成果が生まれているのでしょう。

より楽に、そしてスピーディーになった申請作業

導入前:回覧、承認はメールが中心。進捗が見えづらく情報を探すのが困難。見落としのリスクも。 導入後:SpaceFinderでデータを一元管理。必要な情報をすぐに取り出せる環境に。

「やはり、一つのシステム内ですべてが完結するのがいいですね。申請書の作成から校閲、遺伝子組換え実験安全委員会委員事務局のチェック、電子決裁システムによる審議と従来は複数のソフトの使い分けやメールでのやりとりで煩雑だった申請作業を、すべてこの中だけでできるようになったので、負担が軽減されました。
また、従来は自分の部署の所属員が作成したものは見ることができても、他の部の申請内容はなかなか閲覧できませんでした。それがすべてオープンになったことで、他の研究者の申請内容をベースに申請書を作成することも可能に。作成自体もすごくスピードアップしたと思います。それとチェックした内容を記録として残すことができるということは、コンプライアンス面でも優れていますね」と語るのは、遺伝子組換え実験安全委員会委員事務局として管理側のユーザーである谷本氏。

チェックする側にとっても一目瞭然で使い勝手のよいシステムに

また、安全主任者としてシステムを利用する御座氏は、「二次校閲を経たすべての申請に目を通しますが、年間数百にのぼる処理を全部メールでやっていたので、漏れがないように仕分けをしたつもりでも未対応のまま放置してしまう危険性がありました。
その点、このシステムは画面を開けば私が処理すべき案件が一覧で出てくるのでチェック漏れはありませんし、ボタン一つ押せば適切な処理がされるので効率的です。私や安全委員の校閲と審議が遅れてしまえば、当然実験も遅れてしまいます。校閲・審議の短縮も大きなメリットかと思います。」

04今後の展開先行稼働した今回のシステムを参考に各種申請業務の一元管理に向けて前進

新システムの導入により、申請業務の一元管理実現へ動き始めた同社。最後に、これからのSpaceFinderの活用展望を伺いました。

今回の導入を機に、あらゆる申請業務を一元管理していく

「共同研究や受託研究においては、他にもさまざまな申請業務やデータ連携があります。これらすべてを一元管理できれば理想的ですが、もしシステム利用のためのシステム導入になってしまえば逆に効率や正確性が落ちる可能性があります。今回、先行して稼働し始めたシステムを検証しつつ、どの順番で申請業務をシステム化すれば全体最適になるか、よく考えながら一歩ずつ前進していきたいと思います」と小島氏。また開発・運用を担当する吉田氏は、「メールと添付ファイルでのやりとりだと、情報はメールボックスに埋もれてしまい、本当の情報共有・情報活用とは言えません。メールはあくまでも通知を受け取るためのもので必要な情報はリンク先のシステムに集約されている・・・そんな環境づくりを進めていきたいと思っています。やりたいことがうまく実現できない時などよくサポート窓口に問い合わせをしますが、当日か翌日には回答をいただけるので助かっています。キヤノンマーケティングジャパンには、引き続きご協力いただけたらと思います」と語ってくれました。今後のさらなる展開に注目です。

PDFダウンロード

こちらの導入事例は、PDFで詳しくご覧いただけます。

メールでのお問い合せ

メールでのお問い合せ

こちらのページについてお問い合せを受け付けております。
ご意見・ご相談など、お気軽にお問い合せください。

ご購入前の相談はこちら

お気軽にお問い合せください。

関連する事例

お客様の企業価値向上のために、業務のさまざまな課題やニーズに応え、新たな価値を共に創り出すことのできるビジネス・パートナーを目指しています。

このページのトップへ