エクナ株式会社 様 導入事例

ビデオ会議の導入で会議の際の移動時間の無駄を無くし、離れた場所同士での円滑なコミュニケーションを実現。

  • 業種IT業
  • 社員数120名

1972年、情報システムの黎明期とも言える時代から、いち早くその重要性を確信し、販売、運用支援、保守の3本柱で顧客満足を求めて活動してきたエクナ株式会社。
岩手県全域に広がる拠点間のコミュニケーション強化に以前から映像会議を活用していた同社でしたが、相次ぐトラブルを機に新たにSONYビデオ会議を導入。より円滑なコミュニケーションの実現に成功しました。
具体的な導入の背景や経緯、数ある中から同製品に決めた理由など、今回の導入を指揮した専務の吉川氏にお伺いしました。
(掲載:2018年8月)

代表取締役社長 佐藤 久 氏

導入ポイント

  • 会議の移動時間やスケジュール調整の手間を削減
  • トップの方針をダイレクトに全社員に伝えられる
  • 遠隔地同士、顔を見ながらの密なコミュニケーションが実現
  • タイムスケジュールを決め、社員教育にも活用可能

01導入背景会議や社内研修の際の移動時間が問題となり
新たなコミュニケーション手段の導入が急務に

エクナ株式会社は、岩手県におけるICT企業の先駆けとして1972年から営業をスタート。システム開発やネットワーク構築、その他インターネット関連サービスなどの各種ICTサービスから事務機器の販売・保守まで幅広く取り組み、民間企業はもとより、自治体・官公庁などの公的機関からも厚い信頼を受けています。
今回の導入背景について、同社で専務を務める吉川氏が語ります。「さらなる顧客満足向上を図っていくために、経営者の考えていることを社員全員で共有することが重要だと考える当社では、週に一度、岩手県内の4営業所の責任者を本社に集めて営業会議を実施。さらに、月に一度の経営委員会終了後には社長と私が手分けして各営業所へ出向き、社員への情報提供を行っていました。
しかし、同じ県内とはいえ、当社の拠点は岩手県全域に広がっており、本社と各営業所の行き来には片道2時間程度かかります。前述したミーティングの他にも不定期で営業研修会、技術研修会などがあり、移動時間が深刻な問題となっていました。また、冬季は峠道が圧雪しているため、常に事故のリスクとも背中合わせです。
これらの課題を解消するために、新たなコミュニケーション手段が求められていたのです」。

営業会議、経営委員会、研修会などの移動時間(社長、役員、社員の移動時間):導入前 合計2160時間 導入後:合計16時間 経営委員会の移動回数(各営業所へ社長・専務の移動):導入前 年12回 導入後:年1回 営業会議、各種研修会の移動回数(参加社員の本社への移動):導入前 432回※ 導入後:0回 冬季の事故リスク(峠道の圧雪路でのスリップ事故):導入前 リスク大 導入後:リスク0 ※営業会議 4名×月4回×12回=192回、研修会 25名×月1回×12回=300回、合計432回

02選定理由従来使用していた映像会議とは一線を画す
映像品質や安定した通信が決め手に

専務 吉川 氏

新しいコミュニケーションの方法として、同社が最初に導入したのが、電話回線を使用した旧式の映像会議でした。しかしながら、もともと画質が悪い上に、映像や音声が途切れ途切れになったり、ひどい時には動画自体が表示されないというケースも。突然のトラブルにより、大事な会議が急遽中止になることも一度や二度ではなかったと言います。
これでは到底Face to Faceのコミュニケーションの代わりにはならない。そう考えた吉川氏は、別のシステムの導入を検討。最終的に選定したのが、SONYビデオ会議でした。
「“一番良いビデオ会議システムを紹介してください”と、かねてから付き合いのあったキヤノンの営業さんに依頼したところ、提案されたのがSONYのシステムでした。導入を決めるにあたっては、デモ機を利用して帯域テストを行い、実際の映像品質もこの目で確認させていただいたのですが、従来当社が利用していた映像会議とは比べものにならないくらい、映像・音声ともにクリアで、通信も非常に安定していて途切れるようなことはありませんでした。
また、あらかじめ画角をプリセットできるということで、会議中のシーンの切り替えも楽だと思いました。これなら社の重要な会議や社内研修会にも問題なく使用できるに違いない。社長以下、経営陣の総意で導入が決定しました」。

左:従来のシステム 右:ビデオ会議システム

03導入効果社員同士の円滑なコミュニケーションが可能となり
経営陣の考えも全社員に直接伝えられる

拠点間のコミュニケーション強化を目的に、SONYビデオ会議を導入したエクナ株式会社。実際に業務に取り入れることで、どのようなメリットが生まれたのでしょう。
「一ヶ所に集まるとなると、移動時間を含めてかなりの拘束時間がかかりますし、出席者の予定を合わせるために再三に渡ってスケジュール調整が必要です。そうした時間や手間をかけずに、遠隔地にいる社員同士、好きなタイミングでコミュニケーションを図れるようになったことは大きいですね。
また、その年の方針や起こった問題への対処の仕方など、トップの考えを直接届けられるのもメリットです。従来だと、社長から役員へ、役員から営業所長へといった具合に順を追って情報が伝達されていくことが多かったのですが、ビデオ会議なら全社員に一度に訴求できますし、細かいニュアンスまでありのまま伝わります。これは、毎月、私や常務と各拠点の営業責任者とで行っている数字の積み上げの際も同じで、表情から自信の有無まで読み取ることができるため、より的確なアドバイスが可能になるのです。
あと、当社ではPマークやISMSなどの資格取得のためにビデオ会議で勉強会を行っていますが、あらかじめタイムスケジュールが決まっているので自分の都合に合わせて自由に参加できますし、不参加者には録画して見せることもできます。ちなみに、こちらのシステムを導入以来、会議の際などにトラブルが発生したことは一度もありません。離れた場所にいながらにして、まさにリアルな会議同様のスムーズなコミュニケーションが可能になったと言えるでしょう」。

04今後の展望子機を増設して、より一層ビデオ会議の活用を広げたい

最後に、この先の展望は?という問いかけに対し、「ビデオ会議システムの子機を増設し、複数のミーティングルームで小規模な打ち合わせができるようにしたい」と語った吉川氏。新たに期待したいこととしては、タブレットや無線マイクへの対応を挙げてくれました。
そして「会議を行った際などに元気のない社員がいたら、後からビデオ会議で直接やりとりをすることもあります。また、たまに営業所に行くことがあると、社員たちから“久しぶりですね、最近来てくれないじゃないですか”というようなことを言われることがあるのですが、こちらはビデオ会議を通じて顔を合わせているので、しょっちゅう会っている気でいるんですね。これも、重要なコミュニケーション手段としてビデオ会議が根付いてきた証拠と言えるかもしれません」と締めくくった同氏。
ICTのプロフェッショナルとして、自ら率先してICTを導入し、その可能性に挑戦するエクナ株式会社。今後も同社の取り組みに注目です。

本社と各営業所のミーティングルームで小規模な打ち合わせができ、外出先からでもタブレットから参加が可能

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