システム構築にあたっては、預かった書類をスキャンし、業務ごとに振り分けてワークフローに連携する必要があり、そのためのイメージ入力基盤として選ばれたのが、キヤノンのScanFront330とドキュメントキャプチャソリューション OpenText Captivaを組み合わせたソリューションでした。

齋藤氏は当時を振り返り「何年か前に営業の大田さんがパソコンレスのネットワークスキャナーを紹介してくれたことを思い出し、今回改めて問い合わせをしたのがきっかけでした。 各社の製品をいろいろ検討しましたが、パソコンレスで、なおかつ十分な性能を持ったスキャナーというと限られていましたし、さらに他社の製品はサイズがA3と大きかったんですね。その点、キヤノンのスキャナーは設置サイズがA4と小型で、簡単な操作性がポイントになりました。

「何十名という営業所の職員の中で、事務を引き受ける人は1名か、多くて2名。書類をセットしてボタンだけ押せばOKという操作の簡単さが気に入りましたし、デスク脇に置いて、座ったままどんどん処理できるというコンパクトさも大きな決め手でした。
（右写真：キヤノンマーケティングジャパン 営業 大田恭裕（左）と安藤晴康（右））

あと、導入時にとても助かったのは、冊子の操作マニュアルとは別に、当社の業務内容に合わせてA4裏表の操作ガイドを作ってもらったこと。これのおかげで新しい機械が苦手な事務担当者でもオペレーションがスムーズにいきました」。

では、具体的な導入効果としてはどんなことが挙げられるのでしょう。実際にシステムを利用する岩田氏は次のように語ります。 「最も効果が大きいのは、営業所の次工程となる支社や本社の事務削減です。書類をまとめてスキャンした段階で書類や業務の種類まで識別できているので、例えば、口座変更担当の人はそこだけを見に行けばいいんですね。感覚としては、今まで3日かかっていたものが、2日に短縮されるイメージでしょうか。書類が届き、チェックをして、紙をさばいてといった作業がパソコン一台で完結し、仮に書類に不備があってもその書類はまだ現地にとどまっているため、事務担当者からの指示ですぐにお客さまのところに持っていって修正することが可能になったのです」。 大きく業務効率アップにつながった今回のシステム導入ですが、もう一つ見逃せない導入効果が、お客さまサービスの向上だと齋藤氏は語ります。

そもそも開発時からそのあたりを見据えて要件を組んでいますし、支社の事務量が減れば、リソースの再編も可能になると考えています。なお、現在構築が進められている新契約のシステム構築においても、キヤノンのスキャナーを使っていこうという動きが出ています」。 スキャナーを軸としたシステム構築の成功例として、今後もフコク生命の革新的な取り組みに大きく期待が持てます。