ビデオ会議システムの導入で遠隔での役員会議、講習に切り替え、年間2,000万円以上の経費を削減。 大成温調株式会社様 導入事例

業種
設備工事業
従業員数
628名(2019年3月現在)

「人の呼吸にもっと優しく」をスローガンに、建物の空調設備や水回りと呼ばれる衛生設備の設計・施工を幅広く展開し業界で高い評価を受けている大成温調株式会社。
会議の度にかかっていた交通費や移動時間を削減できればと2006年にPolycomのビデオ会議システムを導入した同社では、必要に応じてカスタマイズを加えながら10年以上にわたって円滑な運用を継続、計り知れない削減効果へとつながっています。
導入の背景や決め手、導入効果などについて情報システム部 課長の梶氏と髙橋氏にお伺いしました。(掲載:2019年6月)

01:導入背景毎月計上されていた膨大な出張費と移動時間のムダを削減したい

2020年の東京オリンピック・パラリンピックに向けて活況を呈している建設業界にあって、空調や水回りなど設備関係の設計・施工で優れた実績を誇っているのが大成温調株式会社です。アジアを中心とした海外展開にも力を注ぐなど、時代とともに進化を続け、さらなる発展に余念がない同社では、2006年にいち早くPolycomのビデオ会議システムを導入。社内のコミュニケーション改革に踏み切りました。その詳しい背景について、髙橋氏が語ります。「当時、月に2~3回、全国8支店の方々が本社に集合して行われる役員会議があり、交通費をはじめ、毎月多大な出張費が計上されていました。また、集まる皆さんは主に各支店の幹部で、お忙しい方々ばかりということで、毎回移動のためにかなりの時間が割かれることも問題視されていました」。会議のための出張費と移動時間の削減という二つの観点から検討が始まった、ビデオ会議システムの導入。そしてもう一点、ビデオ会議システム導入の後押しとなったのが、教育用途での使用です。「会議同様、安全教育など本社に社員を集めての講習も結構な頻度で行われるようになってきており、そういった意味でも移動にかかる費用や時間のムダを解消する必要性が生じてきていたのです」。

02:選定理由重要な会議中も途切れないクリアで臨場感のある音声が決め手に

会議や講習のための出張費、移時間を削減するための方法として浮上した、ビデオ会議システムの導入。では、Polycomのビデオ会議システムが選ばれた決め手は一体どこにあったのでしょう。「まずは機器選定からということで、当時から複合機の導入などでお世話になっていたキヤノンMJにご相談しました。Polycomに決めたのは、音声へのこだわりから。役員会議では経営に関わる重要なテーマを議論することも多いため、音声が途切れ途切れになってしまうようでは話になりません。その点、Polycomは音声が非常にクリアで、あたかもその場に集まっているかのように臨場感のあるコミュニケーションを図れると評判でした」。

コーポレート本部 管理統括部
情報システム部 課長 梶 隆浩氏

「導入当初は音声がメインでスタートしたのですが、ネットワークの改善もあり、最近はパワーポイントの映像などを配信して会議や講習に活用するようなケースが増えていますね。各拠点の端末を入れ替えることで操作性向上につながったり、マイクも以前は卓上タイプでしたが、紙の音を拾わないように天井から吊り下げるタイプに変更するなど、いろいろな改善をしながら活用しています」と梶氏が語るとおり、2006年の導入後、たびたび補強を繰り返しながら現在に至るという同社のビデオ会議システム。各拠点から集中して会議を展開するための多地点接続装置の更新と、タブレットやスマートフォンによる会議への参加を可能にしたことが、最も直近のカスタマイズだと言います。

Polycomシーリングマイク(天吊マイク)

03:導入効果交通費や宿泊費の大幅な削減を実現し移動時間がなくなることで機会損失も防げる

導入から10数年、「今ではこれがない環境は想像もつきません」と髙橋氏も語るように、ハワイや中国の海外拠点とのやりとりにも使用されるなど社内のコミュニケーションインフラとして根付いているビデオ会議システム。全社システムのスケジューラーを通じ、通常の会議室予約と同様の感覚で簡単に予約が可能となっており、具体的な導入効果について「例えば、2017年度に行われたビデオ会議は約250回。多くの出張が不要になったことで2,000万円以上の経費削減につながっています。また、ムダな移動時間がとられることもなくなり、会議が終わったらすぐにお客様のところに行くことも可能なので、機会損失を防げる点も役員からは好評ですね」と話してくれました。また、ビデオ会議システムの利便性を象徴するエピソードとして、梶氏は次のように語ります。「ビデオ会議システムが特に活躍したのは、東日本大震災の時ですね。あの時、電話はパンクしてしまいましたが、ネットワークの回線は生きていたので、仙台とすぐにつないでお客様の状況を確認したり、緊急物資についてのやりとりを行いました。社内に緊急対策室が設置されてからは、ビデオ会議で毎日の情報交換に努めました」。

04:今後の展望小規模拠点からも気軽に参加できるようタブレットやスマートフォンでの接続を推進

この先の展望について伺うと、「専用のビデオ会議端末からの接続以外にも、タブレットやスマートフォンにソフトをインストールすることで気軽に接続可能なPolycomのRealPresence Desktop/Mobileの活用です。役員が緊急の案件などで出社できない時など、すでに一部では使用し始めていますが、仮設の現場事務所など会議用の端末を設置できない小規模拠点からでも簡単に会議に参加できるように、積極的に取り組んでいきたいですね」と語る髙橋氏。
また、今後キヤノンMJに期待したいことは?という問いかけに対し、梶氏は「フリーアドレスで社内のどこでも仕事ができるような環境づくりを進めているので、そういった場に見合った印刷環境を構築するために今後もご協力いただきたいと思います」と締めくくってくれました。2010年に創業70周年を迎え、さらなる飛躍への道を模索し続ける大成温調株式会社の取り組みに今後も注目です。

コーポレート本部 管理統括部
情報システム部 髙橋 佑典氏

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