学校法人渡辺学園 東京家政大学 様 導入事例

学内の名刺制作を請け負う体制の構築により、統一したユニバーシティ・アイデンティティの発信を実現

  • 業種私立大学
  • 教職員数473名(2018年11月1日現在)

現代社会が抱える諸問題の解決を見据え、女性の感性・知性を磨く東京家政大学

幅広く人間生活に関わる基本的問題の解決を課題とする東京家政大学。今まで培ってきた専門分野の知的資源を地域社会に還元するとともに授業だけでは得がたい実践教育を試行すべく設立されたのが、ヒューマンライフ支援センターです。
これまでも教職員の要請に応えて名刺制作を受注してきた同センターでは新たにカードプリンターを導入し、全学的な名刺制作の依頼に対応できる体制を構築。その根底にあったのが、名刺=学園の印象や信頼性につながる重要ツールと位置づけ、デザイン的な統一により、ユニバーシティアイデンティティ(以降、UI)やビジュアル・アイデンティティ(以降、VI)を示したいという想いです。詳しい導入の背景や選定理由などについて、同センターで広報・制作事業部門の担当を務める坂本理恵氏にお話を伺いました。
(掲載:2019年1月)

01導入背景異なる体裁の名刺が乱用される状況に対し、今後、統一化を図っていく必要性を痛感

ヒューマンライフ支援センター
広報・制作事業部門 坂本理恵氏

間もなく創立140周年を迎える東京家政大学においてこれまで培ってきた知的資源をより、トータルな視点でとらえ、地域社会への貢献を通じて学園にとっても新たな課題発見の機会となっているのが、2002年に設立されたヒューマンライフ支援センター(以降、ヒューリップ)です。導入前の状況について、坂本理恵氏が語ります。7つの事業を展開するヒューリップでは、広報・制作事業として、学内外からの依頼を受けて、各種ポスターやチラシ、パンフレット、広報誌等の制作を請け負っており、依頼があれば教職員の名刺制作もお手伝いしてきました。

個人個人が自由にロゴなどを改変して名刺を作成

ところが、人によってロゴの色を変えていたり、webから保存した解像度の低いデータを使っていたり、影をつけていたりといったケースを時々目にするようになりました。名刺といえば学園の顔。ヒューリップとして名刺制作を一手に請け負える体制を整えて、統一したUI、VIを発信していくべきではないかという考えに思い至りました。

名刺制作を一手に請け負える体制づくりが急務に

当時は大量印刷には向かないA3ノビ対応インクジェットプリンターで名刺も作成していたため、特に繁忙期などは給紙ローラーが摩耗して給紙がうまくいかず、出力中ずっとつきっきりにならなければいけなかったこともありました。ポスターなど本来インクジェットで出力すべきツールをしっかり出力するためにも、名刺については早急に他の手段を考えなければならなかったのです。

02選定理由Excelの一覧データを読み込むだけで容易に名刺の作成が可能

続いて、選定理由について語ります。

試行錯誤の末にたどり着いた、カードプリンターという選択肢

「最初はヒューリップが窓口となり学園内に出入りしている業者さんなどへの外注も考えましたが、当然、納品までにある程度日数が必要ですし、今までは申し込み用紙と名刺の用紙を持参するだけで制作していたので教職員の方々にとっては手間とコストの負担も増えてしまいます。そこで、簡単に低コストで名刺を作成できる方法を探してたどり着いたのが、カードプリンターです。キヤノンMJにはWebで直接問い合わせをしました」選定するにあたって、私たちが特に気にしたのが編集の問題です。従来は個々のデータをIllustratorで作成していましたが、部署異動や新任の先生方が来る繁忙期になると、とても一人では作業が回らず、数人で作ると今度はデータの共有という面で難しさを感じていました。

Excelデータを読み込むだけの簡単さが決め手に

その点、キヤノンのカードプリンターのオプションで用意されている名刺・カードデザインソフトの「イメージクリエイトSE」はExcelの一覧データを読み込むだけで簡単に名刺を作成できます。キヤノンMJに名刺の刷り上がりのサンプルを送ってもらうよう依頼をしつつ、キヤノンショールームに足を運び、実際に作成から印刷までの作業を見せてもらいましたが、あまりの容易さに、これしかないと思いました。

03導入後の成果レイアウトから印刷まで効率よくスピーディーに作業できる

1つのファイルを開けば、全員のデータを修正可能

上:名刺制作の流れと導入効果 依頼内容の確認→データ修正・新規作成→校正依頼メール→データ修正→校正依頼メール→印刷用データ作成→印刷(100両面)→BOX封入作業→カット作業 CANON CX-G2400は従来のインクジェットプリンターから作業時間を約50%短縮

「Illustratorの場合は修正作業の時も1個1個データを開かなければなりませんでしたがイメージクリエイトSEならレイアウトファイルを1つ開けば、複数の方のデータをExcelで一度に修正できますし、そういう面でも効率が良くなったように思います。また、印刷時間についても大きく短縮することができました。従来は100枚印刷するのに、片面10分、裏返して10分、印刷だけで20分くらいかかっていたのが、今は1分で50枚くらいできるので、両面で5分もかかりません」。学園内の反応、影響力についても、「今までは知っている人だけが頼めるという状況だったのに対し、今回改めて名刺作成の受注とその意図についてもきちんと教職員全体に周知したところ、UIやVIの考え方に賛同する教職員の方々から制作依頼が続々と届いています。新しい名刺はどれも学園のマークがきちんと入っており、1枚1枚、広報的役割を果たしています」と語ってくれました。

04今後の展開さらなるバージョンアップにも期待しつつ、最適なオペレーションを模索していきたい

最後に、製品へのご要望や今後の展望について伺いました。「要望としては、まず自動で両面印刷ができるようになると便利だと思いますし、今後の製品改良に期待したいです。あとMac用のプリンタードライバーがほしいですね。イメージクリエイトSEを使えば誰でも簡単に名刺をつくれますが、中にはより細かい対応をしなければならない場合など、Illustratorを使用して作成する場合もあるので、Macのプリンタードライバーは早急につくっていただきたいです。また、名刺の依頼を受けた教職員の方に校正を出す際、今はスクリーンショットをメール添付しているのですが、ボタン一つで校正用のPDFができるとより効率的になると思います。

担当者が変わっても自在に使いこなせるよう、マニュアル制作が進行中

今後の展望としては、現在、誰でも使いこなせるようにマニュアル化を進めています。それと、現在のフォーマットでは対応できない要望もあるため、より汎用性の高いデザインにしていきたいと思っています」。

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