海外製品も含め、複数の製品が候補として挙げられる中、日常的に使用するシステムということで、操作性が一番の争点に。 そんな中、選ばれたのがソニー製のビデオ会議システムでした。

オフィス営業部 営業統括の半澤一久氏と営業担当の田中俊行氏は語ります。
「導入するシステムの選定にあたっては、誰でも簡単に使えるというのがやはり重要なポイントになりました。 その点、ソニー製品はテレビなど家電でも慣れ親しまれているのでリモコンなどが非常に使いやすいのが魅力的で、拠点数の組み合わせにおいても一番最適でした。

また、今回ビデオ会議システムと同時にキヤノン製のプロジェクターも導入し、ご覧のとおり天吊りで設置しています。大人数が参加する会議の時はプロジェクターもつないで、パネルと液晶モニターの両方に映し出し、3～4人の少人数の時はもう少しポータブルな形で液晶モニターだけに映します。もちろん、プロジェクターは単体でも使用しますし、リアルな会議においても今後さまざまな使い道が考えられると思っています。

オフィス営業部では、本部の6Fに親機を設置し、そこをハブに各拠点を接続。また、他に書籍外商部でも使用したいということで、本部2Fの役員会議室に親機を設置し、各拠点を接続しました。基本的に全部を同時につなげることはありませんが、震災などが起こった際にはそんなケースもあると思いますし、そういったことも可能なしくみとなっています」。

「遠隔会議ということで、導入前は動作が回線が重くてタイムラグが発生したり、映像が荒れたりするのではという懸念もありましたが、実際のところそうした使い勝手の悪さはぜんぜん感じませんし、社長や役員の参加する報告会でも問題なく使えています。顔を合わせなくても、あたかも目の前にいるような、質のいいコミュニケーションがとれています」。

そして、何より導入効果として知っていただきたいのが、想像を超える経費削減効果だと半澤氏は語ります。「交通費に加え、移動に費やされた時間も平均賃金の時給でコスト換算してみると、わずか半年で240万円を超える経費削減につながる計算となりました。単純に考えて、年間ならこの倍ですし、会議自体も今後さらに増えていくことを考えると、その削減効果は計り知れません。

また、コスト削減のみならず、ワークスタイル変革も図れます。会議のために頻繁に本部に行かなければならないとなると、誰でも少なからずストレスや煩わしさがあるでしょうし、それが軽減されるのであれば、いわゆる働き方改革にも直結する話だと思うのです」。その他、複数の拠点に対し同時に情報発信できることによる伝達スピードや正確性の向上、いざという時のBCP対策に有効な点も導入効果として挙げてくれた半澤氏。同社において、もはやビデオ会議システム&プロジェクターは「無くてはならないもの」であり、業務の中にしっかりと根付いているようです。