COVID-19（新型コロナウイルス）の影響により、働き方や業務フローを見直さなければならない事態となっています。直近（2020年4月）の調べでは、テレワーク実施状況は37.2％であり、2019年同時期（22.8％）と比較しても大きく浸透してきていることが伺えます^※。テレワークがすっかり定着し、働き方とはどうあるべきかを改めて考えるきかっけとなった方々も多いことと思います。

政府の非常事態宣言が出された当初の混乱からは立ち直りを見せつつあるものの、依然として先行きが見通せず不安を抱えた環境下にあることは変わりません。長期化するかもしれない現状を見据え、より快適なテレワーク環境の整備と並行して、「新しいオフィス」の在り方を検討される企業が増えています。

政府の「自粛要請」で急速に広がったテレワークでしたが、この新しい環境に順応し業務を滞りなく進めることができた企業の多くは、次のステップとして資産の最適化による収益構造の改善に動きだしています。

中でも1,2はいわゆる「オフィスのスリム化」を実現させるものであり、そのコストメリットは大きく、特に都心のオフィスでは多大な固定費を削減できるとして注目されています。「都心」「駅すぐ」といった好立地のオフィス環境から、「コンパクトオフィス」「サテライトオフィス」など機能的で臨機応変なオフィス環境へ、オフィスのあり方が見直され始めているのです。

オフィスのスリム化に必要なのが、ドキュメント類の処理です。出勤する人が減ってもドキュメントが減るわけではないため、大抵の場合は縮小したオフィスにそれまでの文書は収まりません。オフィス環境が変わっても、業務は品質を維持しながら継続していかなければならないため、この「紙文書」をどう処理するかは避けられない課題です。

オフィス文書の処理は、下記4つの方法を組み合わせて考えます。業務内容と照らし合わせ、使用しているドキュメントにはどの分類が適切なのか検討します。

4つの方法にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、自部門の業務を分析して分類していきます。例えばテレワーク環境で文書を活用する場合、「3.オフィスに保管する」は、オフィスにおいては閲覧性は高いですが「紙のまま」なので外部からの情報活用ができず適しません。過去の業務ではなく新しいワークスタイルに合わせた分類をすることで、より効率的な情報の活用ができるでしょう。一方で、保管は必要なものの、ほとんど使用されておらず緊急性のない文書は外部倉庫に保管するのが適切でしょう。

このように業務に合わせた適切な分類を行うことで、本当に電子化が必要な文書のみを抽出することができ、無駄なく効率的に電子化を進めることができます。さらに保管や破棄のルールを併せて定めることで、スリムなオフィスを維持することができます。

紙文書の処理については上記のような方法がありますが、ここからは紙文書そのものの削減に取り組む3つの方法を解説します。法律で保存期間が定められている文書もあるため、それぞれの文書に適した運用を検討する必要があります。

業務の内容にあわせてデジタル化を上手に取り入れることが紙文書の削減のポイントといえるでしょう。
繰り返しとなりますが、運用ルールを徹底して遵守することが紙文書の削減サイクルの維持につながります。事前の検討をしっかり行いましょう。

ウィズコロナ、アフターコロナのビジネス環境では、リスク低減・コスト削減・生産性向上をどのように実現するかが問われています。新しいワークスタイルへの積極的な取り組みは、業務と資産の最適化を図るチャンスと言えるでしょう。その一つがオフィスのスリム化であり、その機能的なオフィスをいかに維持するかは、ドキュメント管理をいかに制するかであることをご理解いただけたかと思います。

今回の事態で急な変化を迫られたようにも感じますが、近年の異常気象や自然災害で出社が困難になったことは記憶に新しく、労働人口の減少が心配されている2025年問題も目前です。人材確保、BCP対策など、事業を安定して継続させるための対策は待ったなしの状況です。いまリスクに強い柔軟性のある「攻め」のオフィスを実現することは、今後の企業競争力を高めることにつながるでしょう。

キヤノンMJでは、スキャン電子化サービスを通してオフィス再構築を目指すお客さまの課題解決を支援しております。テレワーク導入にあたって、またオフィスのスリム化に伴う文書削減にあたって、各フェーズにおいて最適な解決方法をご提案しています。
長らくドキュメントソリューションの分野で培ってきた経験と、幅広い文書電子化の実績あるキヤノンマーケティングジャパンのBPOサービスをぜひご利用ください。