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働き方改革働き方の変化でオフィスのスリム化がトレンドに
–オフィス スリム化の際に押えておきたいポイント–

世界的なCOVID-19(新型コロナウィルス)の流行に伴い、急速に浸透したテレワーク。

テレワーク導入について必要な準備や成功のポイントとして前回のコラムにて解説してまいりました。本記事ではテレワークの先にある「オフィスの在り方と検討すべきポイント」について解説します。

新しい働き方の定着

COVID-19(新型コロナウイルス)の影響により、働き方や業務フローを見直さなければならない事態となっています。直近(2020年4月)の調べでは、テレワーク実施状況は37.2%であり、2019年同時期(22.8%)と比較しても大きく浸透してきていることが伺えます。(※)テレワークがすっかり定着し、働き方とはどうあるべきかを改めて考えるきかっけとなった方々も多いことと思います。

週1日以上テレワークを実施(有職者n=530):2019年4月に対し、緊急事態宣言後(4月7日以降)、14.3%増

政府の非常事態宣言が出された当初の混乱からは立ち直りを見せつつあるものの、依然として先行きが見通せず不安を抱えた環境下にあることは変わりません。長期化するかもしれない現状を見据え、より快適なテレワーク環境の整備と並行して、「新しいオフィス」の在り方を検討される企業が増えています。

テレワークの次なるステップ

政府の「自粛要請」で急速に広がったテレワークでしたが、この新しい環境に順応し業務を滞りなく進めることができた企業の多くは、次のステップとして資産の最適化による収益構造の改善に動きだしています。

テレワーク環境が可能にするコスト改善

  1. 出社人数減少に伴い、フロアの削減が可能になる。
  2. 会議体が自由になり、大半の会議室が不要になる。
  3. 出勤や営業などに伴う移動が減少し、移動コスト削減につながる。

中でも1,2はいわゆる「オフィスのスリム化」を実現させるものであり、そのコストメリットは大きく、特に都心のオフィスでは多大な固定費を削減できるとして注目されています。「都心」「駅すぐ」といった好立地のオフィス環境から、「コンパクトオフィス」「サテライトオフィス」など機能的で臨機応変なオフィス環境へ、オフィスのあり方が見直され始めているのです。

オフィスのスリム化で押さえておきたいポイント

機能的なオフィス設計とペーパーレス化

オフィス移転やフロア削減を計画するにあたっては、機能的で、かつ変化に対応しやすいオフィスであることが期待されます。機能的なオフィスとは、フリーアドレス、急な打合せも心配無用のフリースペース、集中して仕事ができるブースなど状況に合わせて多様な使い方ができるオフィスのこと。これに加えユニバーサルレイアウトを導入することで、ソーシャルディスタンスが維持しやすいレイアウトの実現、業務の閑散にあわせての配置変更など社会変化に対応しやすいオフィスとなります。

実はキヤノンマーケティングジャパンでもこれらのスタイルを2003年の本社移転時に積極的に導入しました。

機能的で変化に柔軟に対応するオフィスにするにはペーパーレス化が必須であり、移転当時で文書量50%以上の削減を実現。文書に囲まれていた環境から脱出し、IT設備を効率的に再配置することで働きやすいオフィスを20年近く経ったいまも維持しています。

スリム化を成功させるドキュメント処理

オフィスのスリム化に必要なのが、ドキュメント類の処理です。出勤する人が減ってもドキュメントが減るわけではないため、大抵の場合は縮小したオフィスにそれまでの文書は収まりません。オフィス環境が変わっても、業務は品質を維持しながら継続していかなければならないため、この「紙文書」をどう処理するかは避けられない課題です。

業務に合わせドキュメント管理を再設計する

オフィス文書の処理は、下記4つの方法を組み合わせて考えます。業務内容と照らし合わせ、使用しているドキュメントにはどの分類が適切なのか検討します。

  • 1
    破棄する
  • 2
    外部倉庫へ保管する
  • 3
    オフィスに保管する
  • 4
    スキャナーで電子化する

4つの方法にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、自部門の業務を分析して分類していきます。例えばテレワーク環境で文書を活用する場合、「3.オフィスに保管する」は、オフィスにおいては閲覧性は高いですが「紙のまま」なので外部からの情報活用ができず適しません。過去の業務ではなく新しいワークスタイルに合わせた分類をすることで、より効率的な情報の活用ができるでしょう。一方で、保管は必要なものの、ほとんど使用されておらず緊急性のない文書は外部倉庫に保管するのが適切でしょう。

このように業務に合わせた適切な分類を行うことで、本当に電子化が必要な文書のみを抽出することができ、無駄なく効率的に電子化を進めることができます。さらに保管や破棄のルールを併せて定めることで、スリムなオフィスを維持することができます。

デジタル化で紙文書削減を図る

紙文書の処理については上記のような方法がありますが、ここからは紙文書そのものの削減に取り組む3つの方法を解説します。法律で保存期間が定められている文書もあるため、それぞれの文書に適した運用を検討する必要があります。

1.デジタルデータとして授受する
クラウドサービスやEDIなどを利用して、紙そのものが発生することを控えます。
取引先との調整が必要なため、多少時間を要することもあるかと思いますが、一度導入できれば最も紙削減に効果を上げることになります。
2.スキャンして電子化する

継続的な電子化

書類が発生すると、随時電子化し原本を破棄します。
日ごろの業務の中に電子化作業を組み込み即時に電子化することで確実な紙文書削減を実現します。

定期的な電子化

一定期間ごとに、期間中溜まった紙文書を電子化します。
3.期間を定めて処理する
社内で保管しておく期限を決め、期限がきたものを破棄や外部倉庫に送ります。

業務の内容にあわせてデジタル化を上手に取り入れることが紙文書の削減のポイントといえるでしょう。

繰り返しとなりますが、運用ルールを徹底して遵守することが紙文書の削減サイクルの維持につながります。事前の検討をしっかり行いましょう。

「攻め」のオフィス改革でリスクをチャンスに

ウィズコロナ、アフターコロナのビジネス環境では、リスク低減・コスト削減・生産性向上をどのように実現するかが問われています。新しいワークスタイルへの積極的な取り組みは、業務と資産の最適化を図るチャンスと言えるでしょう。その一つがオフィスのスリム化であり、その機能的なオフィスをいかに維持するかは、ドキュメント管理をいかに制するかであることをご理解いただけたかと思います。

今回の事態で急な変化を迫られたようにも感じますが、近年の異常気象や自然災害で出社が困難になったことは記憶に新しく、労働人口の減少が心配されている2025年問題も目前です。人材確保、BCP対策など、事業を安定して継続させるための対策は待ったなしの状況です。いまリスクに強い柔軟性のある「攻め」のオフィスを実現することは、今後の企業競争力を高めることにつながるでしょう。

キヤノンMJグループの
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キヤノンMJでは、スキャン電子化サービスを通してオフィス再構築を目指すお客さまの課題解決を支援しております。テレワーク導入にあたって、またオフィスのスリム化に伴う文書削減にあたって、各フェーズにおいて最適な解決方法をご提案しています。

長らくドキュメントソリューションの分野で培ってきた経験と、幅広い文書電子化の実績あるキヤノンマーケティングジャパンのBPOサービスをぜひご利用ください。

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