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働き方改革RPAツール完全ガイド

「RPA」、最近では誰もが一度は耳にしたことのある言葉ではないでしょうか?
RPAツールの導入は、テレワークの促進や人材不足の解消に取り組む企業で急速に進んでいます。キヤノンマーケティングジャパンでも2016年から取り組みを始め、現在は100以上の業務を自動化しています。

ここではRPAでできることやメリット・デメリット、導入の進め方などについてキヤノンマーケティングジャパンでの取り組み内容や導入事例を紹介いたします。

RPAとは

RPA(Robotic Process Automation/ロボテイック・プロセス・オートメーション)とは、認知技術(ルールエンジン・機械学習・人工知能等)を活用した、おもにホワイトカラー業務の効率化・自動化の取組みです。人の作業を補完して業務を遂行できることから、仮想知的労働者(Digital Labor)とも言われています。

RPAはPC上での複数システムを横断した操作や、正確に同じ操作を繰り返し実行することが得意ですが、人と違い、状況に応じた「判断」はできません。
したがって、RPAツールによる業務の自動化を検討する際は、対象範囲の見極めが重要です。

大量、繰り返し処理はお任せ

RPAを活用することで定型的な業務に費やす時間から解放される

定型的な業務に費やす時間から解放されます。
社員のモチベーション向上につながります。

ホワイトカラー向け
「工作機械ロボット」

RPAはアンドロイドではなく工作機械ロボット

RPAに判断や全自動化を求めるのではではなく、自身と共に働く“同僚”と考えて活用してください。

多種多様なシステム連携
(デジタルトランスフォーメーションの実現)

RPAは開発システム レガシーシステム パッケージシステム IoT OCR AIなど多様なシステム連携が可能

AI、OCR、IoTなど先端技術を始め、自部門のみならず他部門、他社との業務連携による改善が行えます。

なぜ、RPAツールによる自動化が
注目されているのか

RPAが注目されている社会的背景には「ホワイトカラーの生産性向上」や「労働人口の減少」、そしてコロナ禍の今、「テレワークの促進」といった課題があります。これらの課題を解決するための手段として、大規模なシステム改修をせず、比較的容易に取り入れられるRPAが注目を浴びています。

それでは、RPAのおもな導入効果を解説します。

RPAの4つの導入効果

生産性向上

  • スピーディー、正確、高品質なオペレーションが期待できる
  • 人は、判断、創造やコミュニケーションなどの「付加価値の高い仕事」に集中できる
  • 権限や作業負荷が高いなどの理由で、実行回数に制限がある業務の頻度を上げることができる
  • 業務の属人化を排除でき、引継ぎの生産性が向上する
  • RPAの導入が既存プロセスの見直し機会となり、業務全体の改善につながる

労働環境改善・コスト削減

  • 時間外、休日労働を削減できる
  • 単純作業にかかる人件費やアウトソーシング費を抑えることができる
  • 将来的に見込まれる労働力減少に対応できる

人的ミス防止

  • 集中力を欠く単純作業/繰り返し作業に起こりがちなヒューマンエラーを撲滅できる
  • 期限や正確性などの心理的なストレスから解放される

テレワーク促進

  • オフィスに人がいなくても業務を遂行できるため、テレワーク促進につながる

RPAができること。
得意/不得意をわける分岐点は
「判断を伴わない作業であること」

さまざまな導入効果が期待されるRPAは万能ではなく、得意な業務と不得意な業務があります。その分岐点は「判断を伴わない作業」であること。
RPAは判断することはできませんが、命令された操作は命令された通り正確に、何度でも繰り返し、またいつでも実行可能です。RPAの特性を鑑み、業務をカテゴライズしたのが次の表です。

RPAに向いている業務・RPAに向いていない業務

  RPAに向いている業務 RPAに向いていない業務
作業手順
単純
作業手順が単純で判断を伴わない
複雑
  • 作業手順が複雑で判断を伴う
  • 頻繁にデザイン変更されるWebサイトや画面構成が複雑なアプリケーションを利用する
業務の型
定型
一定のルールが決められている
非定型
ルール化されていない
発生頻度
定期
  • 決まったサイクル(日次・月次・定時など)で実行している
  • 期限が決まっている
  • 時間的制約があり、早朝や夜間の時間外作業や休日出勤が発生する
不定期
発生頻度が不定期
作業の変化
反復
同じ作業を繰り返す
都度
臨機応変な都度対応が必要
処理件数・時間
大量・長時間
  • 処理件数が多い
  • 時間がかかり、リソースを必要とする
  • 繁閑差がある
少量・短時間
  • 処理件数が少ない
  • 時間がかからず、リソースを必要としない

RPAに向いている具体的な業務例

RPAが向いているのは、人が行うと集中力がなくなってミスが発生しやすくなったり、早出や残業が必要となる業務です。代表的な業務を6つ挙げます。

RPAが向いているのは、データ入力 情報収集 データ集計 システム間・アプリ間連携 データ検証 資料作成・送付の6業務

データ入力

  • 基幹システムへの伝票入力
  • 一覧情報のアップロード

情報収集

  • 社内データマートからのデータ抽出
  • 社外Webサイトからの情報収集

データ集計

  • 抽出した情報の数値集計
  • 複数ファイルの統合や加工

システム間・アプリ間連携

  • インターフェース機能補完
  • 複数アプリを用いた連続業務

データ検証

  • 複数の一覧表の比較や照合
  • ルールに基づいたデータチェック

資料作成・送付

  • 資料への自動転記
  • 決まった宛先へのメール送信

RPAのデメリットと対策

一方で、RPAにはデメリットもあります。

  1. 業務が停止するリスク
    • 社内システムやRPAに障害が発生した場合、業務が止まる危険性がある
  2. システムの仕様変更などによる誤作動のリスク
    • RPAが利用するシステムやアプリケーションに変更があった場合、RPAが誤作動や使用不可になる恐れがある
    • 急な業務変更への対応が難しい
  3. 業務のブラックボックス化
    • RPAで自動化されたことによって担当部門内で業務内容が継承されなくなり、業務プロセスの変更が必要になった時に対処できなくなる
    • 無駄も含めて自動化され、改善の機会を失う
  4. 野良ロボット化
    • ロボット作成依頼元担当者の異動や退職により、誰もメンテナンスできない「野良ロボット」化が進む可能性がある

これらのデメリットに対し、キヤノンマーケティングジャパンでは下記の運用ルールと管理体制を整備し、対策を行っています。

運用ルール・管理体制の整備

  • RPA監視や実行時のログ取得などの仕組みの整備
  • 業務部門と情報システム部門の連携強化
  • 業務フロー図や業務マニュアル、ロボット運用マニュアルの作成と共有
  • 業務の見える化の促進
  • (所属長を含む)組織としてRPA業務を認知
  • 定期的な稼働状況の確認

このようにRPAのメリット・デメリットをしっかりと理解した上で、「判断を伴わない定型作業」の自動化を検討することがRPAツール導入成功のカギです。

RPAとVBA(マクロ機能)の違い

RPAとVBA(マクロ機能)の違い

パソコン上の定型作業を自動化すると聞いて、VBAと似ていると思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
RPAとVBAでは「パソコン上の定型作業を自動化する」ことを目的としている点は同じですが、それぞれに得意・不得意があります。

マクロは各アプリケーション内での操作に限定されるものの、複雑な操作を短時間で処理するという点でRPAよりも優れています。一方、RPAはWebサイト操作をはじめとした複数のアプリケーションにまたがっての操作が可能です。

したがって、キヤノンマーケティングジャパンでは、アプリケーション内の自動化はマクロで、そのマクロをRPAで起動させて次の処理へつなげるなど、それぞれの得意分野をうまく組み合わせてRPAによる自動化を進めています。

  RPA VBA
目的 パソコン上の定型作業を自動化する
自動化の範囲 Webサイト操作をはじめとした複数のアプリケーションにまたがっての操作が可能 各アプリケーション内での操作に限られる(主にExcel※1
複雑な処理も得意
  • ※1
    Excelだけでなく、Word、PowerPoint、Outlookなどにも機能が備わっています。
  • VBAとはVisual Basic for Applicationsの略で、Microsoftのアプリケーションの拡張機能です。

RPAツールの導入事例

キヤノンマーケティングジャパンで、RPAツールを活用して成果を上げている事例をいくつか紹介します。自社の類似業務と照らし合わせしながらお読みいただくと、RPAの導入効果をイメージしやすくなります。

定例・反復 作業をRPAツールで自動化した事例(人事部門のケース)

業務内容

6・12月の人事異動時に、対象者の転居が必要かどうかを判定するために、通勤経路と所要時間を調査する反復作業をRPAで自動化した業務

RPA実施前の問題

  • 外部サイト操作に手間がかかる
  • 単純作業の繰り返しによるミス発生リスクあり
  • 対象件数が多く、期限も限られているため、担当者の時間外・休日出勤が発生

RPA実施後の効果

  • 時間外や休日出勤が不要となり、年間70時間を削減
  • 複数の外部サイトをRPAで操作可能となり、担当者の負荷軽減・ミス撲滅につながった
RPA化の対象業務 Before After
  1. 定型業務
    • Yahoo!地図から最寄駅検索
    • 駅すぱあとから通勤経路・所要時間検索
    • 検索結果をリストへ転記
  2. 反復業務
    • 検索を対象件数分繰り返す
  3. 定期業務(時間的制約)
    • 完了期限までが短期間のため、時間外作業や休日出勤で対応
作業時間:33時間/月 作業時間:7.2時間/月
定例・反復 作業をRPAツールで自動化した事例(人事部門のケース)のBefore・After

定期 作業をRPAツールで自動化した事例(営業サポート部門のケース)

業務内容

朝6時終了の夜間処理で作られるデータを基にした売上実績日報を朝9時の始業までにRPAで自動作成し、部内に共有する業務

RPA実施前の問題

  • 前日までの実績を把握するために始業までに実施したい業務であり、担当者の早朝出社が必要
  • データ作成に時間がかかり、担当者の負荷となっていた
  • 手動作業によるミス発生リスクあり

RPA実施後の効果

  • 担当者の早朝出社不要
  • 担当者の負荷が軽減され、データの中身の精査・検討に時間を多く割けるようになり、見通し精度向上につながった
  • データ取得・加工・共有までが自動化され、ミス発生リスク低下
RPA化の対象業務 Before After
  1. 定期業務(早朝の時間外作業)
    • 始業までに実施のため、時間外作業
  2. 大量・長時間業務
    • データマートから複数データダウンロード
    • データ加工・保存
  3. 定型業務
    • URLメール送信
処理時間:45分/件
作業時間:15時間/月
処理時間:0分/件
作業時間:0時間/月
定期 作業をRPAツールで自動化した事例(営業サポート部門のケース)のBefore・After

大量・長時間 作業をRPAツールで自動化した事例(営業サポート部門のケース)

業務内容

多拠点で実施していた「取得に時間がかかる大量データ抽出」をRPA自動実行に集約して効率化した業務

RPA実施前の問題

  • リスト作成業務の大部分の時間をデータ取得(単純作業)が占めている
  • 複数拠点・複数人が別々に行っていたため、フォーマットや共有方法が異なり、効率が悪い

RPA実施後の効果

  • 人が行う作業を月100時間削減
  • 業務の標準化を同時に行ったことでフォーマットや共有方法が統一された
RPA化の対象業務 Before After
  1. 大量・長時間業務
    • 基幹システムから在庫情報ダウンロード
    • 部門サーバーから納期情報ダウンロード
    • 複数拠点で同一業務を実施
  2. 定型業務
    • データ集計・加工
    • データ共有
    • フォーマット・共有方法を統一
処理時間:15分/件
平均件数:20件/日
作業時間:15時間/月
処理時間:0分/件
平均件数:20件/日
作業時間:0時間/月
大量・長時間 作業をRPAツールで自動化した事例(営業サポート部門のケース)のBefore・After

まとめ

RPAとは何か、できることや特徴、導入事例について解説しました。
RPAは「ホワイトカラーの生産性向上」や「労働人口の減少」、そしてコロナ禍の今、「テレワークの促進」といった社会的背景を前に注目度が増しています。RPAツールの導入は、生産性向上やテレワーク促進などの大きな導入効果を得られる一方で、運用ルールや管理体制を構築しないと誰も把握できなくなりブラックボックス化するリスクもあります。

導入を検討する際は、本ページで解説したポイントを整理しながら進めることをおすすめします。

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