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働き方改革テレワーク成功の鍵は
「スキャン電子化」にあった!

新型コロナウイルスの感染を防ぐため、「3つの密」を避けることが新しい行動基準となり、当たり前に行っていた通勤や外出、会議といった活動自体がリスクとなる中、「いかに出社せずして業務を円滑に実施するか」が健全に事業を継続する上での命題となっています。

そのような状況下で、現在国が推奨している解決手段が「テレワークの導入」です。

働き方改革の一環として以前より注目は集まっていたもの、今回を機に本格的に導入を開始された企業も多いことと思います。

運用を始めてみての感想はいかがでしょうか?

思ったよりもスムーズに移行できた、結局出社しなくてはならない場面が多かったなど、お客様の声をお聞きしていると結果はさまざまです。

本コラムではテレワークを成功に導き、ニューノーマルな働き方を支える「スキャン電子化」について解説します。

テレワークを妨げる、オフィスの紙文書

テレワークには、VPN接続環境、労務管理体制、コミュニケーション環境などの整備はもちろんのこと、テレワークに適した業務への再構築がひとつの重要なポイントとなります。

では、実際にテレワークを導入した企業は問題なく業務を行えているのでしょうか?

2020年3月に発表されたアドビ株式会社の調査を見ると、課題が見えてきます。

テレワークを実際に実施して感じた業務上の課題をお教えください。(n=500/複数回答方式):会社にある紙の書類をすぐに確認できない 39.6%、プリンターやスキャナーがない 36.2%、
自分以外の仕事の進捗が把握しづらい 35.0%、データや情報管理にセキュリティが心配 24.4%、会議が非効率になる 24.0%、稟議や書類処理が遅れる(経費申請・処理が大変) 23.2%、いつものPC/モバイル環境と異なるため使いづらい 23.2%、ファイルを共有しづらい 23.0%、会社から正当な評価を受けづらい 22.6%、机や椅子など物理的な環境要因で仕事がしにくい 21.0%、その他 2.4%、特に無い 10.8%

「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」との回答が約40%でした。実際、請求書、承認書類やマニュアルといった紙での保管が一般的な書類は多く、その確認や処理のために出社されている方も多いのではないでしょうか。

多くの企業では紙のオフィス文書の流れに沿って業務が組み立てられてきました。よって、突然のテレワーク導入で「急に対応できなかった」「対応したつもりだったが、不十分だった」「書類を持ち帰っていた」という事態になるのは、当然です。

しかしテレワーク環境に対応しきれていない状況は、生産性の低下や情報漏洩リスクを招きます。だからこそ、紙文書を前提とした業務からテレワークに適した業務へ、すなわち「紙文書のデジタル化とオンライン共有」を前提とした業務の再構築が必要となるわけです。

紙文書への対応が不十分と感じる場合は、次にご紹介する3つのポイントを確認してみることをお勧めします。

テレワークを成功に導く「紙文書電子化と業務再構築」3つのポイント

1.電子化の対象とする書類の抽出

オフィス書類を電子化する準備として、それらが業務でどのように活用されているのかを正確に把握する必要があります。

すべての文書をスキャン電子化することができれば悩む必要はありませんが、時間、費用などを考慮するとそうはいきません。そこで大量にある書類の中でも、特に電子化する必要があるものを実際の業務と照らし合わせて選定します。

電子化に適している文書とは、「閲覧頻度が高い文書」「すぐ確認が必要な文書」、そして「持ち出せない文書」の3つ。複数の方が閲覧する、問い合わせ対応などですぐに確認したい といった文書は電子化に適しています。

2.運用ルールの設定・定着

対象文書が決まったらスキャン電子化作業に入ることになりますが、事前の運用ルールの設定が重要です。正しい場所に正しく納めることはもちろん、アクセス権限の設定など、電子化することで共有性が高まる分、共通のルールを設定し管理していくことが必要です。

また、クラウドで共有することになったものの次第にルールがあいまいになり、活用されないデータが溜まっていくという状況に陥ることがあります。デジタルデータの整理方法についてもルールを設け、不要なデータを蓄積させないようにしましょう。

なお、ルールの定着には定期的な見直しや棚卸などを行い、メンバーの共通認識を保つ工夫が必要です。

3.発生し続ける紙文書への対応

スキャン電子化作業は、過去文書の電子化に限った話ではありません。今後発生し続ける業務帳票などの紙文書にどのように対応していくかも考える必要があります。

おすすめは、日々の業務の中に電子化作業を組み入れタイムリーにデジタル化すること。その後に続く業務のテレワークを促進し、保管文書が増えることを回避します。

これら日々の業務に組み込む電子化も同様に上述のようなルール設定・定着が重要です。日々の業務に連動しているため利用頻度も高くなり、属人的な部分最適が進みやすい傾向にあるからです。結果的にルールがあいまいになり、紙文書での業務に戻ってしまったという相談をいただくのは、まさにこの運用の難しさを示しています。

テレワーク業務を支えた事例

ここで、スキャン電子化を実施したことで、保管スペースの削減・コスト削減という目的とともにテレワーク環境への対応も成功させた事例をご紹介します。

業種
製造業
課題
オフィス移転の機会に紙の資料(図面)を削減したい
対象文書
オフィス移転で納まりきらなくなった段ボール15箱程度の資料ファイル
導入効果
クラウドストレージへ保存することによって、テレワークにも対応できる環境に。
劣化文書も高品質にスキャンし、さらなる劣化を回避。

図面を電子化することで、オフィス移転に合わせた文書のスリム化(削減)を実現することがご要望でしたが、今後の働き方を見据え、データをクラウドストレージに保管することでテレワークにも対応できる環境を整えました。緊急事態宣言をきっかけに本格的にテレワークを導入しましたが、問題なくスムーズにテレワーク環境に移行でき、情報アクセスの快適さ、情報を効率的に活用できることを実感しているとのことです。

また、そのままだと使用ができなくなるほどに劣化した図面を高品質に電子化することでさらなる劣化を回避。情報資産を守ることにもつながりました。

もちろん当初の目的である文書保管スペースの削減も達成し、コスト削減も実現されました。

電子化を円滑に進めるために
—アウトソーシングという選択肢—

このようにテレワークに欠かせない紙文書の電子化作業ですが、次のような理由で断念してしまわれるケースも少なくなくありません。

  • スキャナーが高価
  • スキャニングを実施する担当者がいない
  • 想像以上に手間と時間がかかり継続的な実施が困難 など

そこで近年注目されているのが、「専門家へのアウトソーシング(業務委託)」です。専門家へアウトソースすることにより自社のリソース(ヒト・設備・時間)を使うことなく、紙文書のデジタル化を実現できます。また、その効果を維持していくためのノウハウの提供を受けることが可能です。

キヤノンMJグループのスキャン電子化サービス

前述の通り、テレワークの導入における最大のカギは「紙文書のデジタル化」です。

キヤノンMJグループではこれまでのドキュメントソリューションで培ったノウハウを活かし、お客さまの紙文書をデジタルデータに変換(電子化)するサービスをご提供しています。

業種や規模を問わず、これまでに多くのお客様の課題をスキャン電子化でご支援して参りました。専門家として御社の業務改革を支えます。

お客さまの原稿をBPOセンターに送付。BPOセンターでスキャン・電子化。クラウドアップロード・メディア納品などでお客さまに納品。

キヤノンMJグループの電子化サービスの特長

  • キヤノン製高速スキャナーを多数保有し大量の文書にも対応可能
  • 定形はもちろん、大判や冊子、非定型の帳票を高い品質でスキャン可能
  • セキュリティの確保されたBPOセンターを保有
  • 企業規模にかかわらず幅広いお客様にご満足頂いてきた提案力と実績

サービスイメージ

スキャン電子化サービスにご興味がおありであれば、ぜひ下記URLにアクセスください。

「コスト感」や「導入事例」をご紹介しています。

また、キヤノンでは紙文書のデジタル化のアウトソースのご依頼はもちろん、クラウドストレージや文書管理システムのご提案や、スキャナや複合機などのハードウェア機器のご提案、さらには文書管理および文書削減のコンサルティングも可能です。お気軽にご相談ください。

スキャン電子化でリスクに負けないビジネス環境を実現しましょう!

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