ビジネス帳票Web配信サービスbizform onlineサービス内容

bizform online 帳票発行業務を簡単スピーディーに!クラウド型のビジネス帳票Web配信サービス

帳票の配信

帳票のメール通知・閲覧・ダウンロード

帳票PDFをbizform onlineに格納時、即時に得意先へメール通知します。
得意先のご担当者は、メール本文のURLをクリックし、bizform onlineにログインすることで帳票PDFを閲覧、ダウンロード可能です。また、得意先の画面では、過去の帳票を閲覧可能です。

メール本文のURLをクリック→ID、パスワードを入力→今月分の請求書とあわせて、過去の請求書も閲覧可能

わかりやすい操作画面

帳票を紙で配送することから、WEB配信することによる課題として、得意先の業務負荷が懸念されます。
bizform onlineは発行元のお客さまはもちろん得意先のお客さまにも操作しやすいシンプルな画面設計で製作されております。また、発行元と得意先の操作画面は全く同一な仕様のため得意先からの問い合わせに対しても画面を見ながら簡単に対応することができます。

帳票の自動格納

あらかじめマスタに登録した上で、それぞれの得意先へ送付する帳票PDFをまとめてZIP化し、bizform onlineに登録することで、自動でそれぞれの得意先へ帳票PDFを振り分け、配信することができます。
また、アップロードツールを利用することで、所定のフォルダーに上記のZIPファイルを配置すると自動でbizform onlineにアップロードすることも可能です。

帳票の登録イメージ

登録用データ:複数を一括登録の場合、帳票データとCSVをZIP圧縮します 1.画面から:登録用データを準備し、bizform onlineの画面から登録。インターネット経由。ヒトによる手動登録。 2.アップロードツール:アップロードツールをお客さまサーバー/PCに導入。該当フォルダーにデータを準備し、bizform onlineに自動登録。インターネット経由。 3.インターネット回線:お客さまとインターネット回線経由で接続し、HULFTでデータ登録 インターネット環境さえあれば利用ができるため、構築が容易。※ 別途オプション料金が発生します。 4.画面から1件ずつ:bizform onlineの画面から帳票レコードを1件ずつ登録

帳票のPDF生成

お客さまシステムより出力されたCSVデータを元に、あらかじめ作成した帳票イメージと合成し、帳票を生成します。また、振り分け用のCSVファイルをキヤノン側で生成し、bizform onlineに自動登録することができます。

業務に必要な機能をもれなく実装

お知らせ機能
すべての得意先に通知するお知らせを画面の上部に表示。また、ログインしない得意先の担当者に、お知らせ一括同報メールを送ることができます。
自動督促メール
一定期間経過後も閲覧されていない場合は、自動督促メールを送信します。
付属ファイル登録機能
請求書に請求明細などのExcelファイルを付属して、得意先に同時配信することができます。得意先担当者のデータ入力や消込作業の効率化に寄与します。
コメント機能
帳票を配信時に発行元からコメントを追記することができます。得意先側も「受領済み」など任意のコメントを登録することが可能です。
メールアドレス収集機能(オプション)
帳票発行をWebに移行する際、得意先の担当者に送る「案内レター」を一括生成することができます。また、得意先の帳票電子化への意思確認するためのウェブサイトもご提供します。
お客さま→得意先情報の登録→メールアドレス収集サービス→収集結果を一覧で取得→お客さま 得意先→意思確認、メールアドレス収集:得意先専用Webページにて、請求書Web化へのYes / Noと通知先メールアドレスの入力を実施いただきます。→メールアドレス収集サービス→おしらせ帳票生成:取引先情報を登録すれば、Web化切替おしらせ帳票をPDFで自動生成。帳票の内容は、お客さま毎に自由に設計できます。→発送:おしらせレターを得意先に発送いただきます。(弊社で発送代行も可能です)→得意先

機能一覧

運用のために必要な機能を網羅しています。

要件 機能
帳票の自動格納 帳票PDFを日次で自動格納します。
帳票の手動追加 画面から帳票を1件ずつ登録します。
帳票のインデックス登録 帳票に対し、任意項目(15個まで)のインデックスを付与します。
帳票のメール通知 帳票格納時、得意先へメール通知します。
配信実績および閲覧ログ 帳票配信の一覧、得意先の未読・既読状況をCSVで出力できます。
得意先メールアドレスの変更 発行元にて通知先メールアドレスの変更が可能です。
得意先マスタ、格納配信マスタの登録 得意先情報の登録、帳票公開、メール通知先の登録、変更が可能です。
過去帳票の閲覧 標準で13カ月間分の過去の帳票を閲覧可能です。
閲覧アクセス制限 得意先からは他者の帳票は閲覧できません。
メールアドレスの変更 得意先にて通知先メールアドレスの変更が可能です。
帳票の閲覧・ダウンロード 得意先に配信した帳票PDFを閲覧、ダウンロード可能です。
未読・既読の確認 帳票の未読・既読が確認可能です。
帳票検索 帳票名やインデックスなどの検索が可能です。
検索パターンの登録 検索条件を任意の名前で保存します。
付属ファイルの登録 帳票の補助文書としてファイルを登録が可能です。
コメントの登録 帳票に対しコメントを任意に登録することができます。
帳票のPDF帳票生成(オプション) CSVデータより帳票PDFを生成します。
メールアドレス収集(オプション) 得意先のメールアドレスを意向確認を行った上で収集します。

(オプション)紙による印刷配送サービス

帳票は、データで配送するだけではなく、従来どおり紙による印刷、封入、発送するサービスをオプションで併用することができます。例えばどうしてもWebで帳票を受け取ることができない得意先の場合でも、帳票データをお預かりすることで、お客さまの代わりに印刷、封入、配送することができます。これによりWebで受け取るお客さまにはWeb配信、紙で受け取るお客さまには紙で配送、といったサービスの併用が可能です。
これによりお客さまの手を煩わさずに柔軟に帳票発行業務への対応が可能です。
また圧着はがきへの印刷やカラー印刷などお客さまのご要望に応じて、さまざまな印刷形態をご用意しております。

データプリントサービスイメージ図

メールでのお問い合せ

キヤノンマーケティングジャパン株式会社 BPO統括センター bizform online担当

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