ビジネス帳票配信サービス bizform online

ビジネス帳票配信サービス「bizform online」は、定期的に郵送している請求書‧納品書‧支払通知書などの帳票のデジタルデータを、クラウド経由で配信、開封管理ができるサービスです。

ご利用イメージ

帳票発行元企業 帳票作成・発行部門が帳票登録(自動登録)(PDF、CSV)したものをbizform onlineが帳票受取先企業(得意先)へ配信(通知メール)で送り、取先企業(得意先)が閲覧・ダウンロード(ブラウザアクセス)する。

おすすめのポイント

コスト削減

帳票の作成‧配信‧管理をオンラインで完結し、印刷‧郵送などの帳票関連コストを大幅に削減します。

郵送費:¥0、製造費:¥0、人件費:省力化 コスト削減効果 50% ※
  • 弊社試算結果 10,000通の封書をWEB配信に移行した場合。

工数削減

BEFORE 紙による従来の業務プロセス:1.帳票データ 2.印刷 3.封入封緘 4.郵送 5.得意先到着(閲覧)

bizform online導入前の⼀般的な帳票作成~配送までの業務プロセスは、上記のように多くのアクションで構成されています。紙、封筒、郵送、保管にかかるコストに加え、実務にあたる⼈件費も含めると、1通の帳票作成~配送には見直すに値するだけの多額のコストが発生しています。

AFTER Bizformonline 導入後業務プロセス:1.帳票作成・配信 2.得意先到着(閲覧)

bizform onlineなら、この業務プロセスがオンラインで完結するため、印刷‧郵送コストを大幅に削減するだけでなく、封入や郵送手配という業務そのものを削減することができます。

帳票は即時到着するため、問い合せや⾄急対応などにかかっていた見えづらい業務工数の発生も抑制します。

リードタイム短縮

郵送期間ゼロ。帳票配信すればすぐに得意先に通知が届き内容を確認できます。

紙による郵送:Day1~3 作成・郵送・得意先到着まで2~3日かかるが、bizform online 導入後:数分~数十分

従来から存在していた印刷、封入、郵送、得意先担当者に届き開封されるまでの多くのプロセスが削減されるため、自社が帳票を作成してから、得意先が開封するまでの期間を圧倒的に削減します。

自社は社内の関与者とプロセスを削減し、得意先は帳票到着が早期化するため、帳票の発着がトリガーとなるビジネスプロセスのリードタイムを大幅に短縮することができます。

イージーオペレーション

操作画面はシンプルでわかりやすくカンタンに扱うことができます。

発行元

帳票データを登録するだけで配信完了。

bizform online

共通UIデザインだから、操作方法の問い合わせにもスマートに対応できます。

受取先

わずか3ステップで閲覧完了。

  1. メール受信
  2. ログイン
  3. 一覧から対象を選択

安心のセキュリティ

bizform onlineは、お客さまの大切なビジネス帳票を取り扱う事業インフラとして安心を実現するセキュリティ対策を実施しています。

bizform online システム稼働環:FISC(金融情報システムセンター)に準拠したキヤノン西東京データセンターで管理しています。※ティア4レベル ネットワーク対策:ファイアウォールを設けることにより不正な通信やアクセスを制限。SSL通信(TLS1.2)を用いて通信を暗号化することにより、第三者によるデータの改ざんや盗難を防ぎます。 障害対策:サーバおよびネットワーク機器は仮想化および二層化を構成し、デイリーでバックアップ(2世代)を取得。万一のデータ消失や障害発生時にも継続稼働できるように設計されています。 認証:プライバシーマーク認定 ISMS(27001)認証取得 BCMS適合性評価精度(西東京データセンター) 物理セキュリティ:赤外線/監視カメラ 有人受付/警備 ボディスキャナ X線持物検査装置 ローターゲート ICカード+生体認証(静脈認証) 電子錠ラック

業務に必要な機能を標準機能としてご提供

自動で一括アップロード
指定フォルダに帳票データを登録するだけで、自動アップロード
アイコンで状況見える化
アイコンで配信状況や受領状況を直感的に把握
複数条件検索も簡単操作
頻度の高い検索条件は、パターン登録可能
未受領督促も自動メール配信
未受領の場合、任意期間で督促メールを自動送付
ユーザー更新管理の負荷軽減
受取先側でユーザーの変更・追加が可能
帳票登録 帳票の自動アップロード 帳票を⼀定間隔で自動アップロード
帳票の手動追加 操作画面から帳票を1件毎に登録
帳票のインデックス登録 各帳票に対し、任意の検索用インデックスを付与(15項目まで)
帳票のメール通知 帳票が登録された際、システムより得意先へ自動メール通知
閲覧 帳票の閲覧‧ダウンロード 得意先に配信した帳票PDFを閲覧、ダウンロード
未読‧既読の確認 帳票の未読‧既読状況を確認
帳票検索帳 票名や検索インデックスによる検索
検索パターンの登録 検索条件を任意の名前で保存(ユーザー毎に設定可能)
付属ファイルの登録 帳票の付属ファイルとして、任意のファイル添付が可能(最大3つ)
コメントの登録 帳票に対してコメントを任意で登録
公開前チェック機能 帳票を公開する前に、他の発行元ユーザの承認を受けることが可能
管理 配信実績および閲覧ログ出力 帳票配信の⼀覧、得意先の未読‧既読状況をCSVで出力
得意先マスタ‧格納配信マスタの登録 得意先情報の登録、帳票公開、メール通知先の追加・削除
過去帳票の閲覧 保存期間のプランを選択可能(標準:13か月間、⻑期:任意期間)
閲覧アクセス制限 得意先からは他社の帳票は閲覧不可
得意先での通知メールアドレス追加‧削除 得意先側で通知先メールアドレスの追加‧削除が可能

オプション⼀覧

bizform onlineのオプション⼀覧です。

紙からデジタルへの移行支援や、工数削減効果を高める機能追加、支援サービスをご用意しております。

ワンストップオプション
印刷‧封入封緘‧発送の業務を代行します
メールアドレス収集オプション
得意先のメールアドレスを移行の意思確認を行った上で収集します
帳票イメージ生成オプション
CSVデータより帳票を生成します

導入事例

請求書送数 年間400万通。請求書Web化によるコスト削減の取り組み

毎月定期的に行なわれる請求書や支払通知に関わるコスト。印刷や封入の“時間”と“人手“がかかり、郵送“コスト“もかかります。 キヤノンマーケティングジャパン株式会社では、効率化とコスト削減を目的に、2018年6月より請求業務を抜本的に改善する取り組みとして帳票のWeb配信システムを自社開発し、請求書のWeb配信に切り替えました。bizform online開発のきっかけとなったキヤノンマーケティングジャパンの事例をご紹介します。