スキャン電子化BPO ビジネス‧プロセス‧アウトソーシング

書類をデジタルデータへ変換し情報資産のフル活用を実現 無料のお見積実施中! 無料見積を依頼する

デジタライゼーションはDXの第一歩

「スキャン電子化BPO」はあらゆる企業文書を高品質にスキャンし、PDFファイルなどのデジタルデータに変換するサービスです。

アナログをデジタルに変換する(デジタライゼーション)ことで、情報の適正な保管・活用を促進し、データ志向の業務環境を実現します。

  • 1
    テレワーク対応
  • 2
    検索性・生産性アップ
  • 3
    オフィスの移転・スリム化対応
  • 4
    情報資産の活用・業務改善
  • 5
    保管コスト削減
  • 6
    災害対策・劣化回避
サービスイメージ お客様がBPOセンターへ原稿を送る。スキャン・電子化:PDFデータ化、OCR付与、ファイル名リネーム、属性付与 成果物納品:クラウドアップロード、メディア納品したものをお客様に納品する。

対象文書と活用事例

様々な原稿を高速・高品質にスキャンします。ぜひ各企業さまにおける活用事例をご参照ください。

一般文書

オフィスなどに保管されている文書全般を専用機にて高速スキャンします。

各種申請書、法的書類、検査証、仕様書、作業手順書、通関書類など

製本文書・冊子

袋綴じ、中綴じ、ハードカバー製本などの製本文書も裁断せず電子化します。

契約書、書籍、カタログ、刊行物、マニュアルなど

大判図面

A0サイズまでの大判図面を裁断せず電子化します。

機械設計図、設備図、建築図面など

証憑類、業務帳票

日々発生し、業務との連動性が高い文書にも対応します。

申込書、注文書、請求書、領収書、チェックシートなど

活用事例

お客様の声もご紹介しています。

機械 品質保証部門

文書種別
品質検査書類
得られた効果
業務改善によるサービス品質向上

必要書類を電子化しクラウドで共有することで、販売店・カスタマーセンター・工場の連携がスムーズになり、お客さまからの問い合わせに迅速・丁寧に対応できるようになりました。業務が効率化したことで結果的にお客さまの満足度も向上したと思います。他部門からも同様の仕組みを利用したいという要望が出ています。

化学 経理部門

文書種別
証憑書類
得られた効果
保管コスト削減、オフィススリム化

各部門で発生した帳票書類を、電子化センターに送付し電子化しています。経理部門ではその電子データと申請内容の突き合わせをモニタ上で行い、承認作業を行います。原本で確認作業を行っていた際には紛れ込みや紛失のリスクも感じていましたが、モニタ上で完結するのでその心配もなくなりました。デスク周りはもちろん、保管スペースも要らなくなり、オフィスがすっきりしたのが嬉しいですね。

エネルギー 設備管理部門

文書種別
設備図面書類
得られた効果
災害対策・劣化回避、テレワーク対応

古くなった紙図面の老朽化が気になり、電子化を決断しました。BCP対策の必要性も感じていたのでこれでひと安心です。今では図面のコピーをとることもなくなりました。必要に応じて印刷することはありますが、タブレットひとつで工場内を回っています。働き方も変わりましたね。

運輸 車両管理部門

文書種別
整備関連書類
得られた効果
業務効率化

点検の度に持ち出す必要があった整備マニュアルを全て電子化しました。おかげでモバイル端末のみで点検ができるようになりました。マニュアルに不明な点があれば、その場で画面共有しながらメンバーに確認でき、早く正確なコミュニケーションかとれるようになったのが一番の効果だと思います。データはクラウドで一元管理しているので、マニュアルの更新漏れの心配がないのもいいですね。

不動産 住宅事業部門

文書種別
契約関連書類
得られた効果
検索性・生産性UP、テレワーク対応

お客さまの契約書や重要事項説明書などを電子化して、社内システムと連携させています。営業からも簡単に内容確認ができるようになったと評判です。特に外出先から確認できるようになったことで効率が上がったという声が多いです。おかげさまで本来のコア業務に専念できるようになりました。もっと早く電子化しておけば良かったと思います。

電機 設計管理部門

文書種別
設計仕様書類
得られた効果
オフィス移転・スリム化

オフィス移転の際に、大量の文書を電子化しました。新しいオフィスでは収納スペースが従来の3割程度しか確保できなかったためです。電子化後に廃棄することが可能な文書に絞り込んで実施しました。また、ファイルサーバが電子のごみ箱にならないように運用ルールも作成しました。単なる電子化だけでなく、電子化すべき文書の選定や運用についてもノウハウを提供いただけたのが心強かったです。

金融 個人信託部門

文書種別
支払関連書類
得られた効果
検索性・生産性UPによるサービス品質向上

お客さまから提出される支払依頼書類の電子化と依頼内容の入力を委託しています。電子化された書類(イメージデータ)と依頼内容をモニタ上で確認しながら審査を行っています。全てがデータ化されているので、お客さまからのお問い合わせにも迅速に対応ができるようになりました。また、クラウド共有できるようになったことで拠点を分散しBCP対策も実施できました。

金融 年金運用部門

文書種別
年金関連書類
得られた効果
テレワーク対応

検討のきっかけはオフィス移転でしたが、オリンピックに向けて出社が困難になることを想定した「在宅勤務体制作り」に目的を変更し、電子化を実施しました。全ての文書を電子化するには膨大な費用がかかるため、主要な文書に絞り込み、運用もスモールスタートにしました。現在はキヤノンマーケティングジャパングループのみなさんと見えてきた運用ルールの課題をまとめ、全社展開にむけて次のフェーズに入ろうとしているところです。

サービスの特長

キヤノンマーケティングジャパングループの総合力で、高品質のサービスを。

長年培ってきたノウハウで電子化の効果を最大限発揮させるご提案をお届けします。

1.多くの実績

金融、製造、流通、エネルギーなど、様々な業種業態の多様な文書についてスキャン電子化を行ってきました。大量に保管された保存文書だけでなく、業務帳票など日々の業務との連動性が高い文書にも対応しています。特に業務連動型の案件では、お客さまの業務の一部を担う中で新たな課題を見つけ、継続的な改善も実施してまいりました。幅広い課題に取り組んできた実績は、お客さまにご満足いただけるサービスの提供へとつながっています。

2.高いサービス品質

50台以上のスキャナーを完備し、高速・高品質なスキャニングを実施しています。大量の文書、日々発生する業務帳票、様々なサイズが混在する証憑類、劣化した文書などはもちろんのこと、大判図面、製本文書や冊子なども専用のスキャナーで裁断せずにスキャンできます。様々な状態・状況の原稿に対応いたします。

お気軽にご相談ください。

3.安心のロケーション

最新鋭のネットワークカメラ、顔認証入退出システムを含む多段階セキュリティゲート、居室外の私物ロッカーの配備など安心のロケーションでスキャン電子化作業を行います。データは自営のデータセンター(FISCに準拠したティア4レベル)にてお預かり。電子化後に不要になった原稿の溶解処理にも対応。最後まで安心のサービスをご提供します。

4.提案力

電子化で実現したいことやデータ活用環境は、お客さまごとに異なります。キヤノンマーケティングジャパングループはその総合力で、お客様がおかれた個別の状況(ネットワークや社内システムなどのインフラ環境、法対応など)に応じて最適なご提案を致します。ドキュメントソリューションを通じて業務を改善してきたノウハウがあるからこその提案にご期待ください。

サービス料金

コストの算出には下記の情報が必要です。

「かんたん見積依頼」ボタンから、概算費用をお問い合わせください。

また、初めてご利用のお客さま向けにお試しスキャンサービスをご用意しています。

1.文書の種別

(紙のサイズ、質、綴じ方 など)

2.ボリューム・量

(枚数、保管容量、冊数 など)

3.電子化へのご希望条件

(ファイルの命名方法、原稿処理 など)

コスト例 1

文書種別
一般文書
数量
6段キャビネット1本
10cmバインダ8冊×6段、合計48冊 A4サイズが基本
費用
77万円(税込)~
仕様
  • 作成ファイル数:48ファイル(1冊1ファイル)
  • ファイル名:20文字程度(背表紙)
  • スキャン仕様:300dpi・モノクロ・PDFOCRあり
  • 納品:DVD等

コスト例 2

文書種別
契約書(袋とじ)
数量
キャビネット1段
10cmバインダ8冊 A4サイズで1契約書は5枚
費用
77万円(税込)~
仕様
  • 作成ファイル数:1,200ファイル(1冊に150契約)
  • ファイル名:30文字程度(相手先名・契約日等)
  • スキャン仕様:300dpi・モノクロ・PDF・OCRあり
  • 納品:DVD等

コスト例 3

文書種別
大判図面
数量
300枚 A1図面
概算費用
22万円(税込)~
仕様
  • 作成ファイル数:300ファイル(1枚1ファイル)
  • ファイル名:30文字程度(図番・製品名等)
  • スキャン仕様:400dpi・モノクロ・PDF・OCRなし
  • 納品:DVD等

コスト例 4

文書種別
請求書・領収書
数量
毎月5,000件 非定型サイズ
概算費用
55万円(税込)~ ※毎月
仕様
  • 作成ファイル数:5,000ファイル(1件あたり約7枚を1ファイル)
  • ファイル名:10文字程度(バーコード化された申請書番号)
  • スキャン仕様:300dpi・モノクロ・PDF・OCRなし
  • 前後処理:ホチキス外し、スキャン後に再度ホチキス留め
  • 納品:指定されたクラウドストレージへのアップロード

お試しスキャン

書類の電子化を検討したいけれど、「実際の仕上がりが気になる」、「使い勝手を試してみたい」

そのような声にお応えして、お試しスキャンサービスを実施しています。

ぜひ実際にサービス品質をお確かめください。

「お試しスキャン」で無料体験!少量のスキャンを体験いただけます お試しスキャンの詳細を確認する

ご利用の流れ

スキャン電子化サービスの一般的な流れをご紹介。

お客さまとのヒアリングを通じ、ご要望に合わせたサービスをご提供致します。

お問い合わせ:お問い合わせの詳細をヒアリングさせて頂きます。原稿の状態や枚数など、まずは必要な情報をお聞かせください。 概算コストの提示:頂いた情報をもとに概算コストをご提示致します。大枠でのご予算イメージを把握して頂けます。 現地調査 正式見積提示:現地訪問もしくはオンラインにて詳細を確認します。主に原稿の状態、量、保管状況などを拝見して詳細なサービス仕様を策定し、正式お見積りを致します。 ご契約:お見積内容にてご契約となります。受託範囲・サービス仕様をご確認ください。 原稿お預かり:スキャンする原稿をBPOセンターに送付頂きます。 スキャン作業:原稿到着後、作業に入ります。事前の仕様に基づきスキャニングおよび画像確認、ファイル名のリネームなどを行います。 データ納品 原稿返却:電子化したデータはご指定のメディアやクラウドへ納品いたしますので、ご確認ください。原稿はお客さまに返却しますが、ご要望によっては溶解処理も可能です。 ご請求:検収確認後、ご請求となります。

サービスの仕様

電子化のサービス仕様をご紹介します。

詳細については個別のご相談により設定することが可能です。

項目 内容
文書種別 さまざまな文書に対応します。
  • 一般オフィス文書(ADF処理可能)
  • 契約書、冊子、写真(フラッドベッド)
  • 大判図面(最大A0まで)
  • その他(帳票類、写真、劣化図面、マイクロフィルム など)
納品形態
  • メディア(DVD-ROM、HDDなど)
  • お客様のクラウドストレージへのアップロード
  • 弊社クラウドストレージからのダウンロード
  • 弊社クラウドストレージからのダウンロードは一定期間内での実施となります。
データ形式
  • PDF/JPEG/TIFF ファイル形式指定可能
  • カラー/モノクロ 指定可能
  • 解像度 指定可能
OCRテキスト
  • OCR付与可能
  • OCRの精度は原稿の状態に依存します。
ファイル名
フォルダ構造
  • 任意のファイル名、フォルダ名、階層構造を指示可能
  • 書類が綴じられているバインダやファイルボックスの構造をそのまま再現できます。
  • 弊社指定のExcelファイルに指示内容記載の前提。
前処理
  • バインダやファイルボックスに収納されている場合は取り外して作業
  • 原稿に付随するホチキスやクリップ、付箋などがある場合は取り除いて作業
  • 復元の要、不要についてはご指示のとおりとなります。
原稿のお預かり・返却 ご要望に応じて提案いたします。
  • 宅配便(お客さま手配)
  • チャーター便(弊社手配)
  • セキュリティ便(弊社手配)
原稿処理
  • ご指定の倉庫への保管
  • 原稿の溶解処理も可能
作業場所
(オンサイト・オフサイト)
  • 原則、弊社BPOセンター(オフサイト)での作業となりますが、お客さま先での作業(オンサイト)も可能です。ご相談ください。

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