スキャン電子化定期便 ビジネス‧プロセス‧アウトソーシング

継続発生する紙の書類を定期的にデジタルデータへ まずはご相談ください!オンライン相談に申込む お申込み後、担当より日程調整のご連絡をいたします。

DXの成功は滞りないデータ化体制にあり

「スキャン電子化定期便」は、日々発生する書類を定期的にスキャン代行するサービスです。

日々受け取ったり、発行したりと発生し続ける紙の帳票や契約書などにお困りではありませんか?

お客さまに代わって定期的に書類をデジタルデータ化し、紙が介在する業務のDXを推進します。

お客さま個別の業務フローや課題に合わせたソリューションをご提案し、最適な業務環境を実現します。

  • 1
    紙が介在する業務の効率化
  • 2
    ペーパーレス化・DXの推進
  • 3
    情報検索性や管理の改善
  • 4
    新しい働き方への対応

サービス内容

サービスイメージ:お客さま側で定期的に発生する書類をBPOセンターに送付する。BPOセンターで送付された書類を電子化しお客さまに納品する。

書類が一定期間たまった段階で送付いただきます

該当の書類が一定期間、もしくは一定量たまった段階で、BPOセンターへ送付頂きます。

どの程度の段階で送付頂くかは、お客さま個々の状況に合わせて設定することが可能です。

事前にお打合せした仕様にてスキャン作業を実施します

対象文書や仕様、スキャン後の工程までお客さまのご要望に合わせご提案いたします。

日々の業務プロセスにかかわる事となりますので、無理・無駄のない運用となるよう、事前に綿密なお打合せを行います。

なお、スキャン作業は安心・高品質なサービスが提供できるようセキュリティに配慮されたBPOセンターにて行います。

費用は作業実績にもとづきご請求します

ご請求金額は実施した作業実績に応じた金額となります。

このため事前に対象文書の詳細を確認させて頂き、作業単価と想定作業量にて概算お見積をさせて頂きます。

対象書類

日常業務の中で継続的に発生する書類全般が対象となります。

契約書

袋とじ冊子・付属資料など

人事書類

履歴書や健診記録など

申請書類

申込書や各種申請書類など

その他書類

支払関係や品質管理書類など

無料 オンライン相談を実施しています。申込ボタンよりお申込み、担当より日程等の調整のご連絡、決定した日時でオンライン相談を実施。費用は?対象範囲は?開始までどのくらい?など。お気軽にご相談ください。オンライン相談に申込む

導入実績・事例

大手企業を中心に、さまざまな業種業態で実績があります。

キヤノンマーケティングジャパングループの総合力で、安心・高品質のサービスをご提供しています。

不動産/契約書

マンション販売に関する契約書が日々多く発生しているため、後々の検索に時間がかかっており、管理も大変。

溜まった契約書を電子化することでそれらの課題のほか、一定量で電子化することで増え続けていた保管スペースの問題も改善しました。

  • 頻度:5箱ごと
  • ボリューム:3千件
  • 納品:DVDメディア

システムベンダー/契約書

ソフトウェアやクラウドサービスに関する契約書です。移転に伴い書庫が手狭になったことと、テレワーク環境が進んだことで毎月発生する契約書を電子化しクラウド保管することに。契約更新時期の管理が容易になり、在宅時でも事務所へ行って確認したり、問い合わせる必要が無くなりました。

  • 頻度:3か月
  • ボリューム:1千件
  • 納品:クラウドストレージ(box)

機械メーカー/品質点検記録

出荷検査時に実施した品質記録票です。各工場で発生する帳票なため確認の都度工場へ問合せしていましたが、これを電子化してクラウドに保管することで本社や工場からの検索が容易になりました。問合せやその対応業務が改善され、本社・工場間の情報共有がスムーズに。

  • 頻度:毎月
  • ボリューム:2千件
  • 納品:クラウドストレージ(HOME-BOX2)

ビルメンテナンス業/点検作業記録

メンテナンス作業を実施時の点検記録です。メンテナンス作業は数か月ごとに行い、点検記録票が発生します。

これらは次回点検時に参照したり、トラブル対応時には迅速に検索・確認をする必要がありました。これを電子化することで、作業現場であっても過去の実施記録を速やかに検索・閲覧できるようになり、顧客対応が向上しました。

  • 頻度:3か月
  • ボリューム:500件
  • 納品:クラウドストレージ(box)

サービス料金

下記の3ステップで料金を算出します。まずは「オンライン相談」よりご相談下さい。

1. 内容ヒアリング

2. 単位価格お見積

3. 作業実績でご清算

  • 1. 内容ヒアリング

    書類や実施内容について詳細を確認させて頂きます。

    確認の際には現地調査やリモートで、実際に書類を拝見させて頂く場合があります。

    確認する内容は主に以下の通りです。

    • 文書の種類や状態
    • 文書の量
    • スキャン実施のタイミング
    • お客さま個別のご要件
    • データ納品/保管方法
  • 2. 単位価格お見積り

    お打合せの内容にて御見積をします。

    実施1回あたり、もしくは1箱あたりなどの一定の単位にて料金をご提示します。

  • 3. 作業実績でご清算

    お見積りの単価料金を、実際に作業を行った作業実績に基づいて料金算出をします。

    こちらの料金がご請求金額となります。

ご注意

  • お打合せや現地調査で確認の書類内容と異なる場合は再お見積りとなる場合があります。
  • 原稿送付については事前に送付予定をご連絡頂きます。
  • 繁忙期における作業は、納期に猶予を頂く事があります。

サービス開始までの流れ

お問い合わせ:「オンライン相談」または「お問合せ」フォームよりお問い合わせください。担当者よりご連絡いたします。ヒアリング:ご依頼内容を確認するため、簡単なお打合せをお願いしております。対象書類や、お客さまご希望の作業内容についてご訪問もしくはオンラインにてお打合せさせて頂きます。現地調査:実際の書類を拝見させて頂きます。訪問が難しい場合はオンラインもしくはサンプルとなる書類をお預かりし詳細確認をします。お見積り:お打合せと現地調査の情報を踏まえて御見積致します。ご契約:内容にご了承いただけましたら、契約手続きへと進みます。作業実施:事前に取り決めた内容にて作業を実施いたします。所定のタイミングにて書類を送付頂き、スキャン作業開始となります。
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キヤノンマーケティングジャパングループの強み

ドキュメント周りのソリューションに長年携わってきたキヤノンMJグループだからこその品質・提案力にご期待ください。

セキュアな作業環境

お客さまの重要な書類だからこそ、高いセキュリティ環境で作業します。

最新鋭のネットワークカメラ、顔認証入退出システムを含む多段階セキュリティゲート、居室外の私物ロッカーの配備など安心のロケーションでスキャン電子化作業を行います。

高いスキャン品質

50台以上のスキャナーを完備し、高速・高品質なスキャニングを実施しています。

大量の文書、日々発生する業務帳票、様々なサイズが混在する証憑類、劣化した文書などはもちろんのこと、大判図面、製本文書や冊子なども専用のスキャナーで裁断せずにスキャンできます。

ドキュメントソリューションの提案

電子化で実現したいことやデータ活用環境は、お客さまごとに異なります。キヤノンマーケティングジャパングループはその総合力で、お客さまがおかれた個別の状況(ネットワークや社内システムなどのインフラ環境、法対応など)に応じて最適なご提案を致します。